De Gemba Walk is een LEAN Management-oplossing waarmee elk probleem op de productievloer naar het management wordt doorgegeven om verbeterpunten te vinden en betere processen toe te passen.
Wat is een Gemba Walk?
De Gemba Walk is een essentiële praktijk in het beheer van productie en kwaliteit in de industrie. Het woord "Gemba" komt uit het Japans en betekent "waar de realiteit plaatsvindt". Populair geworden door het Toyota Production System, houdt deze "bedrijfswandeling" in dat men naar de werkplek gaat, waar het echte werk gebeurt, om processen te observeren, te begrijpen en te verbeteren. Een effectieve Gemba Walk organiseren vereist voorbereidend werk, planning en een methodische aanpak om er het beste uit te halen.
Wanneer is een Gemba Walk relevant?
Het is cruciaal om eerst het doel van de Gemba Walk vast te stellen. Er kunnen verschillende doelen zijn, zoals het zoeken naar mogelijkheden om processen te verbeteren, het identificeren van verspilling, het evalueren van de naleving van veiligheids- of kwaliteitsnormen, of simpelweg het versterken van de relaties met de teams op de werkvloer. Met een duidelijk doel kunnen de deelnemers zich tijdens het bezoek focussen op de meest relevante aspecten van de werkplek.
Wie moet de Gemba Walk uitvoeren?
Het is belangrijk om de juiste deelnemers te selecteren voor de Gemba Walk. Idealiter zijn dit vertegenwoordigers van het management (of zelfs de directie), productiehoofden (managers), kwaliteitsdeskundigen en operators van de werkvloer. Het doel is om een breed scala aan perspectieven en standpunten van verschillende niveaus te verzamelen. Op deze manier wordt het gemakkelijker om een vollediger beeld te krijgen van de uitdagingen en kansen op de werkplek.
Hoe bereid je je goed voor?
Voordat de Gemba Walk begint, is het raadzaam om een bezoekplan op te stellen. Dit plan moet een lijst bevatten van de zones of afdelingen die bezocht moeten worden, vragen die aan de operators gesteld moeten worden, en de belangrijkste prestatie-indicatoren die in de gaten gehouden moeten worden. Een goede voorbereiding helpt om de tijd op de werkvloer te optimaliseren en ervoor te zorgen dat de deelnemers zich concentreren op de belangrijkste aspecten van de ronde. Hoe effectiever de voorbereiding, hoe relevanter de Gemba Walks zullen zijn. Daarnaast is het ook belangrijk om na te denken over de tools die gebruikt worden om informatie te verzamelen. Het gebruik van een tablet, zoals de E-STATION van SESA SYSTEMS, maakt het mogelijk om alle informatie digitaal te verzamelen en deze gemakkelijker te verwerken. Daarnaast kunnen foto's eenvoudig worden toegevoegd om de observaties te ondersteunen. Als alternatief kan een notitieblok met een pen ook volstaan.
Hoe verloopt de Gemba Walk?
Tijdens de Gemba Walk is het essentieel om enkele best practices te volgen. Allereerst is het belangrijk om de processen aandachtig te observeren zonder het werk van de operators te verstoren. Het doel is voornamelijk om te observeren, te begrijpen en open vragen te stellen om gesprekken te stimuleren. Het vermijden van gesloten vragen stelt de deelnemers in staat waardevolle informatie te verkrijgen over de uitdagingen en kansen die op de werkvloer worden tegengekomen. Ook het maken van aantekeningen en foto's kan helpen om observaties te documenteren en trends in de loop van de tijd te identificeren. Let echter op dat je niet doorslaat in overmatige documentatie. Na de Gemba Walk is het cruciaal om corrigerende maatregelen of verbeterinitiatieven door te voeren op basis van de observaties en conclusies die uit het bezoek zijn getrokken. Dit kan inhouden dat er nieuwe procedures worden ingevoerd, aanvullende trainingen aan operators worden gegeven, of de lay-out van de fabriek wordt aangepast om de werkstromen te verbeteren. Regelmatige opvolging is nodig om de impact van de genomen maatregelen te evalueren en de strategieën indien nodig aan te passen.
Wat te doen na de Gemba Walk?
Na de eerste Gemba Walk is het belangrijk om een cultuur van Gemba Walks binnen de organisatie te bevorderen. Van de werkvloer tot de top moet de deelname van alle hiërarchische niveaus worden aangemoedigd, en moeten de bijdragen van werknemers op de werkvloer worden gewaardeerd om betrokkenheid te versterken en innovatie te stimuleren. Om echt effectief te zijn, mag de Gemba Walk geen eenmalige test zijn "om te zien", maar moet deze structureel worden geïntegreerd in het bedrijfsmanagement. Door de Gemba Walk op te nemen in reguliere managementroutines, kan het bedrijf voortdurend zijn processen verbeteren en een concurrentievoordeel behouden op de markt. Let echter op dat deze praktijk niet ontaardt in een "hiërarchische controlewandeling" waarbij managers alleen het werk op de productievloer controleren zonder echt relevante interactie. Als de informatie slechts eenzijdig stroomt, zullen verbeterkansen onzichtbaar blijven en zal de praktijk ineffectief zijn.
Wat je moet onthouden
Het organiseren van een effectieve Gemba Walk in de industrie vereist allereerst een zorgvuldige planning, actieve deelname van werknemers en voortdurende betrokkenheid van het management. Tijdens het bezoek is het doel om zoveel mogelijk informatie te verzamelen door gesprekken te stimuleren. Vervolgens moeten verbeteringen worden doorgevoerd op basis van de waargenomen aspecten (processen, lay-out, trainingen…). Door deze op het veld gerichte LEAN-aanpak kunnen organisaties mogelijkheden voor verbetering identificeren en hun relatie met werknemers versterken. Dit voorkomt dat het management volledig losgekoppeld raakt van de realiteit op de werkvloer, wat doorgaans leidt tot irrelevante beslissingen en hiërarchische spanningen. Ten slotte maakt een regelmatige en effectieve Gemba Walk het mogelijk om een goed concurrentieniveau te behouden in een voortdurend veranderende omgeving.
