Wat maakt Lean Office zo bijzonder ?

In tegenstelling tot Lean Manufacturing zijn de workflows in Lean Office onzichtbaar. En in immateriële workflows is het moeilijker om problemen te identificeren. U moet dus eerst bepalen hoe het werk wordt georganiseerd. Het personeel is hoogopgeleid en is dus gewoon aan een grote autonomie, met normen die minder streng vastliggen als in bijvoorbeeld een productieomgeving. Gedetailleerde taakomschrijvingen en evaluatieprocedures kunnen door medewerkers dus worden opgevat als een inbreuk op hun autonomie. Toch is Lean Office gemakkelijk te integreren, met uitstekende resultaten voor alle betrokkenen.
In kantoorworkflows worden immers in de eerste plaats complexe projecten of projecten die uit meerdere taken bestaan in kaart gebracht, samen met de vele interacties tussen de bedrijfsafdelingen die ze veroorzaken. Deze interacties moeten worden opgevat als een continue stroom. Proceshiërarchieën zijn moeilijk te identificeren en ook niet altijd uniek. Bovendien staan kantoren vaak weigerachtig tegenover procesherzieningen.

Waarop is Lean Office gefocust ?

Lange wachttijden zijn de meest in het oog springende vorm van verspilling. Een voorbeeld: u plaatst een bestelling bij een grote bedrijvengroep. Het duurt bijna 2 weken voordat uw bestelling alle interne processen heeft doorlopen en in productie gaat. Dat is dus 1% arbeidstijd en 10 dagen wachten !
Bestellingen worden gewoonlijk afgehandeld door meerdere afdelingen (sales, studiebureau, leveranciersbeheer, aankoop, logistiek, verkoopadministratie, ...). Verspilling is hierbij niet te vermijden. Lean Office ondersteunt organisaties door de interactie tussen deze afdelingen op verschillende niveaus te synchroniseren: bestellingen, projecten of diensten, zodat het proces zo efficiënt mogelijk kan verlopen.

Hoe start ik met Lean Office ?

Motivatie en de wens om concurrerend te zijn en te groeien zijn factoren die een groot verschil kunnen maken. Leidinggevenden kunnen optreden als sponsor en drijvende kracht achter de implementatie van Lean Office. Het is hierbij belangrijk om teams samen te stellen, want er moeten vaardigheden worden ontwikkeld en verworven.
Identificeer in een eerste fase de verschillende processen en hun actoren, doorheen de afdelingen.
Identificeer vervolgens de workflows en laat de actoren in onderling overleg bepalen welke tijds- en kwaliteitsverliezen ze met Lean Office kunnen aanpakken.
Neem corrigerende maatregelen voor elk geïdentificeerd probleem of bij elke geconstateerde verspilling. Zet hierbij heel het team in, zodat het proces obstakelvrij kan verlopen. Maak komaf met alle acties die geen toegevoegde waarde inhouden. Ontwikkel tot slot voor elke werkplek een nieuwe methode voor kwaliteitsbeheer.
VSM (Value Stream Mapping) is een essentieel onderdeel van Lean Office. Met VSM kunt u workflows in kaart brengen om taken met toegevoegde waarde en verspillingen aan het licht te brengen. Met VSM brengt u de problemen en obstakels naar boven die uw team moet aanpakken om projecten tot een goed einde te brengen en ze niet langer op de lange baan te schuiven.

Hierbij moet u rekening houden met de analyse van vragen of feedback van klanten (statistieken, ontwikkeling van de vraag, mogelijke variaties, enz.). Gebruik hiervoor de Takt Time, die het ritme van een bepaald proces in vastlegt. Met Takt Time kunt u de arbeidstijd inschatten, rekening houdend met de corrigerende maatregelen die uw organisatie heeft genomen. Takt Time geeft u kwantitatieve informatie waarmee u een beleid kunt implementeren dat is gebaseerd op kwaliteits- en prestatie-indicatoren. Definieer voor elke methode de toegevoegde waarde. Het is belangrijk om kantoorworkflows te te identificeren, becijferen en aan het oppervlak te brengen.
Als u arbeidstijd, uitvoeringstijd en andere indicatoren met elkaar vergelijkt, krijgt u inzicht in de spanningsverhouding tussen de interacties en kunt u de vooruitgang meten die is geboekt met Lean Office.
Een van de Lean-principes is "One-piece-flow". Dit betekent dat teams prioriteiten stellen en zich op één taak concentreren. Met andere woorden: het heeft weinig zin om de hele tijd van het ene langdurige project naar het andere over te schakelen. Het is moeilijk om de kwaliteit van de workflow te waarborgen als uw team aan meerdere projecten tegelijk werkt, want dat veroorzaakt tijds- en kwaliteitsverspilling. Dit is natuurlijk een moeilijke oefening, want op kantoor worden vele taken verricht, en de interactie is groot. Toch raden we aan om 2 belangrijke prioritaire projecten te identificeren en er met heel het team aan te werken. Dit veroorzaakt minder tijdsverlies en versnelt de dagelijkse voordelen en winst. Teamwerk is essentieel bij de uitvoering van Lean Office-projecten. Coördineer daarom de samenwerking tussen actoren en afdelingen.

Tot slot kunt u alle hierboven vermelde technieken visualiseren met Visual Management. Visual management helpt om processen te identificeren en tot actie over te gaan. Het is hierbij belangrijk om goed te kiezen wat u wilt visualiseren (klanten, bestelling, projecten, teampolyvalentie, lopende taken, ...). Met Visual Management kunt u in realtime uw processen aansturen. Met indicatoren kunt u immers de dagelijkse voortgang van projecten en processen opvolgen. Hierdoor komen ook onmiddellijk problemen aan het licht die zich op elk moment kunnen voordoen. U kunt bijvoorbeeld snel verspillingen of storingen in processen opsporen en opvolgen. Om dit systeem te implementeren, kunt u bijvoorbeeld visualisatieborden plaatsen die medewerkers onmiddellijk begrijpen.

Welke voordelen biedt Lean Office ?

Lean Office baseert zich op het principe dat continue verbetering .
Onderschat het potentieel en de ambities van Lean Office niet, want ze kunnen u verrassen! Met Lean Office werkt u dagelijks aan de bestrijding van verspillingen, de verbetering van de kwaliteit en het stimuleren van teamwerk, niet alleen op kantoor, maar in heel uw organisatie en in alle bedrijfsafdelingen.
U kunt Lean-opleidingen, -toepassingen en -processen toepassen op alle functies en in alle sectoren.
Met Lean boekt u sneller winsten en maakt u sneller vooruitgang omdat projecten sneller worden voltooid en u dus opnieuw kunt investeren. U hebt minder werkkapitaal nodig en het teamwerk verloopt vlotter. Projecten worden sneller en betrouwbaarder afgehandeld. U hebt geen extra hulpmiddelen meer nodig, alles wordt afgehandeld binnen de organisatie en via interne communicatie. Eens de processen zijn geïmplementeerd, kan de organisatie knelpunten identificeren en nieuwe incidenten melden voor processen die door Lean Office zijn geoptimaliseerd. Dankzij de vooraf geïmplementeerde hulpmiddelen kunnen problemen snel worden geïdentificeerd en verholpen. Onderbreek bij problemen onmiddellijk de processtroom en werk aan een oplossing. Tijdens de Lean Office-opleiding leert u op een andere manier denken. De problemen waarmee u te maken hebt, zijn immers eerder emotioneel en irrationeel dan technisch van aard.

Hoe gaan Lean Office en continue verbetering hand in hand ?

We streven ernaar veelzijdigheid te ontwikkelen: een organisatie waarin de taken continu worden herverdeeld om de doelstellingen te behalen. Veelzijdigheid ontwikkelen is een onderdeel van de 5S-projecten ter verbeterubg van de interne organisatie, en de tabel met teamvaardigheden is hierbij een van de hulpmiddelen. Deze tabel geeft aan waar zich opleidingsmogelijkheden bevinden, wie ergens expert in is of kwalificaties tekort komt, zodat wijzigingen kunnen worden ingevoerd en het bedrijf zich niet voor een onoverkomelijk obstakel bevindt. Training helpt om dit systeem flexibel te maken en de wederzijdse ondersteuning te bewerkstelligen die uw team volgroeid maakt, zodat alle medewerkers op één lijn zitten en er een verbeteringsdynamiek ontstaat. 5S betekent ook dat organisatieproblemen kunnen worden opgelost door de werkomgeving, opbergsystemen en reiniging te systematiseren en standaardiseren.

Om dit systeem bedrijfswijd in te voeren, kunnen er coördinatiemomenten en acties worden opgezet tussen de verschillende afdelingen, zodat elke werknemer betrokken wordt. Ergonomie is hierbij heel belangrijk, omdat die een directe impact heeft op de werknemers en hun welzijn op het werk. Ergonomie maakt het ook mogelijk om werkruimtes in te richten op een productievere manier (met het FIFO-systeem voor kantoren , waarbij dossiers worden opgeborgen volgens een "First-in, first-out-principe"), bijvoorbeeld op basis van het Kanban-beheersysteem. Dit kunnen digitale technologieën zijn die gebruikmaken van Kanban-beheersysteem. Dit kunnen digitale technologieën zijn die gebruikmaken van software voor gegevensverzameling en de wijzigende indicatoren in realtime opvolgen, weergeven en verschillen meten om corrigerende maatregelen te nemen of de Lean-processen binnen de organisatie te blijven verbeteren.
Maak uw medewerkers vertrouwd met de Lean-principes door ze op een speelse manier te implementeren, bijvoorbeeld door opleidingsspelen voor groepen te organiseren waarin elke medewerker kennis kan opdoen.
Lean Office is een reeks methodes om administratieve stromen te vereenvoudigen, verspillingen weg te werken en Visual Management in uw dagelijkse beheerspraktijken te integreren.
Al uw medewerkers zullen de verbeteringen ondervinden, en dat zal direct een positieve weerslag hebben op uw projecten. Ook de kwaliteit van uw dienstverlening zal er sterk op vooruit gaan, want er gaat meer aandacht naar het klanttraject.