Dashboards en KPI's in het kort

Er zijn verschillende soorten dashboards die kunnen worden gevonden, afhankelijk van of u zich in een korte, middellange of lange termijn doel bevindt.

Korte termijn - operationeel dashboard

Het is een middel om realtime processen en prestaties binnen een onderneming te meten. Dit dashboard biedt de mogelijkheid een overzicht te krijgen van de vastgestelde prestatiedoelstellingen en of deze al dan niet worden gehaald. Als gevolg hiervan kunnen de KPI's in dit dashboard worden gebruikt om problemen die te maken hebben met interne problemen zeer snel op te lossen. Dit operationele dashboard wordt het meest gebruikt omdat het dagelijks het meest bruikbaar is voor de verschillende teams van een bedrijf.

Middellange/lange termijn: dashboard voor kostenbeheersing

Het is een middel om realtime processen en prestaties binnen een onderneming te meten. Dit dashboard biedt de mogelijkheid een overzicht te krijgen van de vastgestelde prestatiedoelstellingen en of deze al dan niet worden gehaald. De KPI's in dit dashboard kunnen dus worden gebruikt om problemen in verband met interne moeilijkheden zeer snel op te lossen. Dit operationele dashboard wordt het meest gebruikt omdat het dagelijks het nuttigst is voor de verschillende teams van een bedrijf.

Lange termijn: strategisch dashboard

Het doel is hier een totaalvisie te geven op de resultaten van het bedrijf over een relatief lange periode. Dit dashboard is een samenvatting van alle resultaten die zijn verkregen om de besluitvorming van de managers van een bedrijf te vergemakkelijken. Het kan zowel regelmatig als op tijd worden geraadpleegd, maar het staat vast dat het een must is op strategische stuurbijeenkomsten.

Hoe kies ik KPI's ?

Naast het kiezen van het type dashboard dat u wilt invoeren, is het ook de juiste keuze van de indicatoren van belang. Er is geen uitputtende lijst of lijst van ideale indicatoren die in het dashboard kunnen worden geïntegreerd. Het bedrijf moet vooruitdenken op zijn project om zijn doelstellingen te definiëren. Als deze duidelijk zijn gedefinieerd, kan ze het type dashboard en de KPI's kiezen die moeten worden geïntegreerd. Er zijn tientallen KPI's in elk domein, terwijl een dashboard niet meer dan een paar zou moeten weergeven. Het is dus belangrijk om voorzichtig te zijn bij het kiezen van de juiste indicator. Deze laatste moet relevante gegevens verzamelen, de verkeerde keuze van indicatoren kan dan zeer schadelijk zijn, omdat verkeerd geselecteerde KPI's indicatoren kunnen verhullen die bijvoorbeeld relevanter zijn. Zodra de gegevens zijn verzameld, is het mogelijk deze te analyseren om relevante informatie te verwijderen voor besluitvorming.

Wij verzoeken u dringend enkele algemene tips toe te passen bij de keuze van uw indicatoren. Dit zijn de volgende indicatoren :

• Betrouwbaar : Dit kan worden bereikt door zich te baseren op naar behoren verzamelde kwantitatieve gegevens. Een KPI is uiteindelijk een metrische waarde.
• Eenvoudig en duidelijk : De indicator moet voor zoveel mogelijk mensen begrijpelijk zijn. Belangrijke gegevens moeten in één oogopslag te zien zijn.
• Niet-manipulatief : De indicator moet feitelijk zijn, dat wil zeggen dat deze moet overeenkomen met een realiteit die kan worden geëvalueerd met kwantitatieve instrumenten.
• Progressief en schaalbaar : De KPI kan niet worden stilgezet in de tijd, maar moet zich ontwikkelen. Anders betekent dit dat de KPI slecht gekozen is of dat het bedrijf problemen heeft.
• Relevantie : Een goede indicator is een goed gekozen indicator. Het doel van een scorekaart is het helpen bereiken van doelstellingen en prognoses. Een indicator moet daarom in grote mate bijdragen aan de voorspellingen die een bedrijf maakt. Zodra een probleem is vastgesteld, moet het bedrijf een corrigerende actie uitvoeren.

Welke KPI's zijn te vinden op een dashboard ?

Enkele voorbeelden :

Dit is een zeer korte lijst van indicatoren. Er kan worden aangenomen dat er tussen de twintig en dertig zijn, afhankelijk van het gebied/de afdeling waarin een bedrijf is gepositioneerd.

Een dashboard maken

Het is niet genoeg om over de juiste indicatoren te beschikken om een effectief dashboard in te voeren. Het is een hulpmiddel met een zeer sterk samenwerkingsdoel. Daarom dient een bedrijf rekening te houden met de volgende stappen:

Doelen stellen

Dit is de beginfase die al eerder is genoemd. Het is van cruciaal belang om vooraf het doel van dit dashboard te bepalen. Is er een kwestie van follow-up op korte of middellange of lange termijn? Er is een keuze tussen een operationeel, kostenbesparend of strategisch dashboard. Deze keuze moet worden gemaakt in overeenstemming met de doelstellingen van het team of het bedrijf. Om succesvol te zijn, is het essentieel om goed intern te communiceren. Dit beïnvloedt de indicatoren die op het dashboard verschijnen, hoe ze worden gepresenteerd en hoe ze zich verder zullen ontwikkelen.

Kies uw indicatoren

Als de doelstellingen nauwkeurig worden gedefinieerd, wordt de keuze van indicatoren relatief eenvoudig. Over het algemeen reageren KPI's zeer concreet op problemen en gaan over de essentie. Eén indicator kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor het aantal stoppen in een bevoorradingsketen, een andere voor de bruto-inkomsten.

Uw dashboard maken

Als de structuur is aangebracht, moet het dashboard worden gemaakt. Bij deze stap moet u een hulpmiddel of platform kiezen. Dit kan software zijn of websites die deze dienst aanbieden. In alle gevallen zal het instrumentenpaneel afhankelijk moeten zijn van een aantal essentiële kenmerken :

• Een database. Dashboards hebben een database nodig om informatie op te slaan.
• Een samenwerkingsfunctie. Medewerkers moeten toegang hebben tot het dashboard om het te kunnen bekijken en er mogelijk aan bij te dragen.
• Een rapportagemodule om de verzamelde gegevens te kunnen compileren en verwerken. Dit kan gedaan worden door middel van statistieken, grafieken…

Bereid de presentatie van het dashboard voor

Nu de dashboardstructuur is vastgesteld (doelstellingen, indicatoren, platform), is het nodig om na te denken over de organisatie ervan. Deze organisatie vereist de ontwikkeling en prioritering van indicatoren. Vaak geven ondernemingen de voorkeur aan indicatoren die in "grafische" vorm en met kleuren worden gepresenteerd. Deze werkwijze, die bijzonder visueel is, maakt het mogelijk de ontwikkelingen te volgen en te zien hoe het bedrijf (of de afdeling) het doet in vergelijking met resultaten of doelstellingen uit het verleden. Aangezien wij bijzonder ervaren zijn in visueel beheer, nodigen wij u uit onze artikelen over dit onderwerp te lezen.

Wat zijn de voordelen van een dashboard?

Het eerste voordeel is duidelijk en komt overeen met prestatieverbetering in het algemeen. De kwantitatieve benadering van de activiteiten en resultaten van het bedrijf stelt hen in staat om snel de blokkades te identificeren en te verhelpen. De monitoring van een dashboard helpt met name de resultaten van indicatoren te observeren, die vaak kunnen worden afgeleid van de implementatie van actieplannen (met name met de PDCA-methode). Dashboards maken een effectieve monitoring van de prestaties van een bedrijf mogelijk, waardoor ze zich in een continue verbeteringsaanpak kunnen positioneren.

KPI's bieden ook de mogelijkheid om toegang te krijgen tot belangrijke informatie waartoe een onderneming niet vanzelfsprekend toegang heeft. Zo kunnen de indicatoren bijvoorbeeld de seizoensgebondenheid van de activiteiten van een bedrijf aan het licht brengen. Dit is een essentieel criterium dat in aanmerking moet worden genomen voor de optimale werking van een bedrijf.

Aan de andere kant hebben dashboards een zeer sterk samenwerkingsaspect. Ze geven regelmatig toegang tot resultaten, grotendeels dankzij het werk van medewerkers. Dit maakt het gemakkelijker voor hen om gewaardeerd te worden, wat op zijn beurt leidt tot een sterkere betrokkenheid bij het bedrijf op een dagelijkse basis. Medewerkers gemotiveerd houden en laten meewerken aan de waardering van hun werk is een praktijk die een indirect effect heeft op de prestaties van een onderneming.

Wat we voor u kunnen doen :

Als pioniers voor de uitvoering van Lean Management hebben wij veel aandacht voor de problematiek van prestatieverbetering in bedrijven. Om dit te doen hebben we de interface SESAHUB ontwikkeld, waarmee u optimale dashboards kunt bouwen met verschillende functies. In het geval van SESAHUB is het een dashboard dat verbonden is met alle schermen in uw bedrijf. SESAHUB werkt met een SQL-server. Daarom wordt deze software heel eenvoudig gestart met behulp van een webapplicatie. SESAHUB is ook compatibel met smartphones en stelt u in staat om gegevens te verzamelen die toegankelijk zijn voor uw hele onderneming vanuit een realtime bijgewerkte database. Dit systeem geeft de mogelijkheid om vergaderingen zeer gemakkelijk te organiseren, topvergaderingen 5 (minuten)/15/30 en met verschillende regelmaat, afhankelijk van hun belang. Zodra een vergadering ten einde is, kunt u een rapport schrijven met een paar klikken vanaf de interface. Dit is een perfecte aanvulling op het gebruik van het dashboard. Dit hulpmiddel zal de prestaties en samenwerking van uw bedrijf verbeteren om verschillende redenen:

• Medewerkers zullen een groter gevoel van verantwoordelijkheid krijgen, omdat zij regelmatiger worden geconfronteerd met de resultaten van de onderneming, die mede te danken zijn aan hun inzet.
• Het hele bedrijf kan via SESAHUB samenwerken
• De transparantie van de doelstellingen van het bedrijf wordt groter en de betrokkenheid wordt ook nog groter als ze bijdragen aan het succes van gemeenschappelijke doelstellingen of aan het bereiken van een algemene strategie.