Il metodo Kanban, sviluppato dal sistema di produzione Toyota negli anni '40, è un approccio di gestione del flusso di lavoro progettato per ottimizzare l'efficienza e la produttività dei team. Si basa sulla visualizzazione delle attività e sulla limitazione del lavoro in corso. Inizialmente concepito per essere utilizzato su bacheche fisiche con schede fisiche, questo metodo ha subito diversi cambiamenti ed è stato digitalizzato, integrato in software e adottato nell'ambito della metodologia Agile. Questo sistema organizzativo è spesso impiegato nelle aziende di sviluppo per fornire un quadro e elementi visivi al cliente, adattandosi all’evoluzione delle loro richieste. Ecco come utilizzare efficacemente il metodo Kanban.
Comprendere i principi base del Kanban
La parola "Kanban" significa "pannello visivo" in giapponese. Il metodo si fonda su alcuni principi fondamentali:
- Visualizzare il lavoro: L'idea principale è rendere il lavoro visibile a tutti i membri del team. A questo scopo si utilizza una bacheca Kanban, che mostra tutte le attività sotto forma di schede posizionate in colonne che rappresentano le diverse fasi del processo di lavoro.
- Limitare il lavoro in corso: Fissare dei limiti al numero di attività che possono essere in corso in ciascuna fase aiuta a evitare il sovraccarico di lavoro e favorisce una migliore concentrazione e gestione delle risorse.
- Gestire il flusso: Monitorare il flusso di lavoro e i tempi di ciclo (il tempo necessario affinché un'attività passi da una fase all'altra) consente di individuare i colli di bottiglia e di apportare miglioramenti continui.
- Miglioramento continuo: Il metodo Kanban incoraggia il miglioramento continuo analizzando i processi e introducendo regolarmente adeguamenti.
Impostare una bacheca Kanban
La creazione di una bacheca Kanban è il primo passo pratico per utilizzare questo metodo.
Creare le colonne della bacheca
Una bacheca Kanban classica presenta generalmente le seguenti colonne:
- Da fare: Le attività da completare.
- In corso: Le attività in fase di realizzazione.
- Completato: Le attività terminate.
In base al vostro settore, alla complessità e alla natura del progetto, potete aggiungere colonne intermedie, come ad esempio "In attesa di revisione", "In test", ecc.
Aggiungere le schede
Ogni attività è rappresentata da una scheda sulla bacheca. Una scheda contiene informazioni essenziali come il titolo dell’attività, una descrizione, il responsabile, la data di scadenza, ecc.
Limitare il lavoro in corso
È fondamentale stabilire dei limiti per ciascuna colonna, per evitare il sovraccarico e incoraggiare il completamento delle attività prima di iniziarne di nuove. Ad esempio, potete decidere che non ci siano più di tre attività contemporaneamente nella colonna "In corso".
Monitorare e gestire il flusso
Monitorare regolarmente il flusso di lavoro è essenziale per individuare e risolvere i colli di bottiglia. Utilizzate metriche come il tempo di ciclo e il tempo di attraversamento per valutare la performance del processo. Questo permette di prendere decisioni informate per migliorare l'efficacia.
Favorire il miglioramento continuo
Il metodo Kanban si basa sul principio del miglioramento continuo. Organizzate regolarmente riunioni di retrospettiva per analizzare il flusso di lavoro, discutere le sfide incontrate e proporre soluzioni per ottimizzare i processi. Utilizzate strumenti come i diagrammi di flusso cumulativo per visualizzare i progressi e identificare le aree di miglioramento.
Riepilogo
In sintesi, il metodo Kanban è uno strumento potente per gestire e ottimizzare i flussi di lavoro. Ecco perché molte aziende lo utilizzano oggi, anche se le bacheche Kanban sono generalmente digitalizzate. Visualizzando il lavoro, limitando le attività simultanee, monitorando il flusso e favorendo il miglioramento continuo, i team possono aumentare la loro efficienza e produttività. La chiave del successo risiede nell'adattamento e nel costante miglioramento dei processi in base alle esigenze specifiche del team e del progetto. Che si tratti di gestione di progetti di sviluppo software, operazioni di marketing, produzione o qualsiasi altro tipo di lavoro, il metodo Kanban può essere un prezioso aiuto per raggiungere i vostri obiettivi con efficienza e agilità.
