nekaj besed o nadzornih ploščah in KPI-jih

Obstajajo različne vrste nadzornih plošč, odvisno od tega, ali si prizadevamo za kratkoročne, srednjeročne ali dolgoročne cilje.

Kratkoročno - Operativna nadzorna plošča

To je način merjenja procesov in uspešnosti v realnem času znotraj podjetja. Ta nadzorna plošča omogoča celovit pogled na cilje uspešnosti, ki so bili postavljeni, in ali so bili doseženi ali ne. KPI-ji, ki so vključeni v to nadzorno ploščo, omogočajo hitro reševanje težav, povezanih z notranjimi težavami. Operativna nadzorna plošča je najbolj uporabljena, saj je najbolj koristna za različne ekipe v podjetju na dnevni ravni.

Srednjeročno/dolgoročno - Nadzorna plošča za nadzor stroškov

Znana tudi kot nadzorna plošča za upravljanje, ta plošča omogoča izpostavitev razlik med napovedmi in dejanskimi rezultati. Mora biti sposobna analizirati vzroke teh odstopanj in omogočiti iskanje rešitev za odpravo teh razlik. Nadzorna plošča za nadzor stroškov ima torej bolj finančni cilj za podjetja.

Dolgoročno - Strateška nadzorna plošča

Cilj je ponuditi celovit pogled na rezultate podjetja skozi daljše časovno obdobje. Ta nadzorna plošča je povzetek vseh doseženih rezultatov za lažje sprejemanje odločitev s strani vodstva podjetja. Posvetite se ji lahko redno ali občasno; vendar je gotovo, da je ključna pri strateških sestankih.

Kako izbrati svoje KPI-je?

Poleg izbire vrste nadzorne plošče, ki jo želite vzpostaviti, je tudi pomembno izbrati ustrezne kazalnike. Ne obstaja izčrpen seznam ali seznam idealnih kazalnikov, ki jih morate vključiti v svojo nadzorno ploščo. Podjetje mora najprej razmisliti o svojem projektu in opredeliti cilje. Ko so ti cilji jasno določeni, lahko podjetje izbere vrsto nadzorne plošče in KPI-je, ki jih bo vključilo. V vsakem področju obstaja na stotine KPI-jev, vendar nadzorna plošča ne sme prikazovati več kot nekaj. Zato je zelo pomembno, da ste pri izbiri kazalnikov skrbni. Kazalnik mora nujno temeljiti na relevantnih podatkih, saj lahko napačna izbira kazalnikov povzroči, da se spregledajo bolj pomembni kazalniki. Ko so podatki zbrani, jih lahko analiziramo za pridobivanje informacij, ki bodo koristne pri sprejemanju odločitev.

Priporočamo, da upoštevate nekaj splošnih nasvetov pri izbiri kazalnikov. Ti morajo biti:

• Zanesljivi: Za to je dovolj, da se zanašamo na pravilno zbrane količinske podatke. KPI je na koncu metrijska meritev.
• Preprosti in jasni: Kazalnik mora biti razumljiv za čim širši krog uporabnikov. Pomembni podatki morajo biti prepoznavni že na prvi pogled.
• Neprilagodljivi: Kazalnik mora biti dejanski, to pomeni, da mora predstavljati resničnost, ki jo lahko ocenimo s količinskimi orodji.
• Napredujoči in razvojni: KPI ne more biti nespremenjen skozi čas, mora se razvijati. Če ne, to pomeni, da je bil napačno izbran ali da podjetje naleti na težave.
• Pertinentni: Dober kazalnik je dobro izbran kazalnik. Namen nadzorne plošče je pomoč pri doseganju ciljev in napovedih. Kazalnik mora torej pomembno prispevati k napovedim podjetja. Takoj ko se zazna težava, mora podjetje sprejeti ukrepe za odpravo težave.

Kateri KPI-ji so običajno vključeni v nadzorno ploščo?

Nekaj primerov:

To je zelo omejen seznam kazalnikov. Lahko bi rekli, da jih obstaja med dvajset in trideset, odvisno od področja/storitve, v kateri podjetje deluje.

Kako zgraditi nadzorno ploščo?

Ni dovolj, da imate »prave kazalnike«, da bi uspešno vzpostavili učinkovito nadzorno ploščo. To je orodje z zelo močno sodelovalno naravo, zato mora podjetje upoštevati naslednje korake:

Določitev ciljev

To je začetni korak, ki smo ga že omenili. Ključno je, da vnaprej določimo namen te nadzorne plošče. Gre za spremljanje kratkoročnih ali srednjeročnih/dolgoročnih ciljev? Treba se je odločiti med operativno, nadzorno ploščo stroškov ali strateško ploščo. Ta izbira mora biti usklajena z cilji ekipe ali podjetja. Da bi ta korak uspel, je nujno, da se pravilno komunicira znotraj podjetja. To bo vplivalo na kazalnike, ki bodo vključeni v nadzorno ploščo, način njihove predstavitve ter njihovo razvojno pot.

Izbira kazalnikov

Če so cilji natančno določeni, potem izbira kazalnikov postane razmeroma preprosta. Na splošno KPI-ji zelo konkretno odgovarjajo na težave in gredo k bistvu. Na primer, en kazalnik je lahko posvečen številu zaustavitev v logistični verigi, drugi pa lahko meri bruto prihodke.

Ustvarjanje nadzorne plošče

Ko je gradnja končana, je treba sestaviti nadzorno ploščo. Ta korak vključuje izbiro orodja ali platforme. To so lahko programske opreme ali spletna mesta, ki ponujajo to storitev. V vsakem primeru mora nadzorna plošča temeljiti na nekaterih ključnih funkcionalnostih:

• Podatkovna baza. Nadzorne plošče potrebujejo podatkovno bazo za shranjevanje informacij.
• Sodelovalna funkcionalnost. Zaposleni morajo imeti dostop do nadzorne plošče, da jo lahko pregledujejo in morebiti prispevajo k njej.
• Modul poročanja, da lahko združimo in obdelamo zbrane podatke. To lahko vključuje statistiko, grafe ...

Priprava predstavitve nadzorne plošče

Zdaj, ko je okostje nadzorne plošče postavljeno (cilji, kazalniki, platforma), je čas za razmišljanje o njeni organizaciji. Ta organizacija vključuje oblikovanje in hierarhizacijo kazalnikov. Pogosto podjetja dajo prednost kazalnikom, predstavljenim v obliki »grafikonov« in z barvami. Ta vizualni pristop omogoča enostavno opazovanje sprememb in omogoča vpogled v to, kako se podjetje (ali oddelek) nahaja glede na pretekle rezultate ali cilje. Ker smo zelo izkušeni na področju vizualnega upravljanja, vas vabimo, da si ogledate naše članke o tej temi.

Kateri so koristi nadzorne plošče?

Prva prednost je nedvomno izboljšanje splošnih rezultatov. Kvantitativni pristop k dejavnostim in rezultatom podjetja omogoča hitro prepoznavanje ovir in njihovo odpravo. Spremljanje, ki ga omogoča nadzorna plošča, je še posebej uporabno pri opazovanju rezultatov kazalnikov, ki pogosto izhajajo iz izvajanja akcijskih načrtov (zlasti s pomočjo metode PDCA). Nadzorne plošče omogočajo učinkovito spremljanje uspešnosti podjetja, kar jim omogoča, da se vključijo v proces nenehnega izboljševanja.

KPI-ji prav tako omogočajo dostop do pomembnih informacij, do katerih podjetje sicer ne bi imelo dostopa. Na primer, kazalniki lahko razkrijejo sezonskost podjetja glede na njegove dejavnosti. To je ključen dejavnik, ki ga je treba upoštevati za optimalno delovanje podjetja.

Poleg tega imajo nadzorne plošče močan sodelovalni vidik. Omogočajo redni dostop do rezultatov, ki so v veliki meri posledica dela zaposlenih. Zaposleni so tako lažje cenjeni, kar povečuje njihovo angažiranost do podjetja v vsakdanjem življenju. Ohranjanje motivacije zaposlenih in sodelovanje pri cenjenju njihovega dela je praksa, ki posredno vpliva na uspešnost podjetja.

Kaj vam lahko ponudimo?

Kot pionirji na področju Lean Managementa smo še posebej občutljivi na vprašanja izboljšanja uspešnosti v podjetjih. Za to smo razvili vmesnik SESAHUB, ki vam omogoča, da med številnimi funkcionalnostmi oblikujete optimalne nadzorne plošče. V primeru SESAHUB je to nadzorna plošča, povezana z vsemi zasloni v vašem podjetju. Namreč, SESAHUB deluje s pomočjo SQL strežnika. Zato se ta programska oprema enostavno zažene s pomočjo spletne aplikacije. Prav tako je združljiv s pametnimi telefoni, SESAHUB pa vam omogoča zbiranje podatkov, ki so dostopni vsem zaposlenim v podjetju prek podatkovne baze, ki je posodobljena v realnem času. Ta sistem omogoča zelo enostavno organiziranje sestankov, sestankov top 5 (minut)/15/30 in z različnimi intervali, odvisno od njihovega pomena. Ko je sestanek končan, lahko poročilo napišete v nekaj klikih prek vmesnika, kar je popoln dodatek k uporabi nadzorne plošče. To orodje bo okrepilo uspešnost in sodelovalni vidik vašega podjetja iz več razlogov:

• Zaposleni bodo bolj odgovorni, ker bodo pogosteje soočeni z rezultati podjetja, ki so deloma posledica njihovega vložka.
• Vse podjetje bo lahko sodelovalo prek SESAHUB-a.
• Transparentnost ciljev podjetja bo povečana, angažiranost pa še večja, saj bodo zaposleni sodelovali pri doseganju skupnih ciljev ali uresničevanju globalne strategije.