Povečanje administrativne učinkovitosti Lean Office
Povečajte administrativno učinkovitost z Lean Office
Lean Office je praksa optimizacije interakcij in učinkovitosti storitev podjetja. Njegov cilj je vključiti storitve in pisarne v operativno odličnost.
Ta proces poteka v več korakih. Najprej Lean Office zahteva identifikacijo izgub v okviru storitve, projekta ali naloge.
Usmerjenost na stranke je resničen cilj, zato je potrebno postavljati izzive ali slediti njihovim zahtevam. Katere so izgube? Ali ima vsako dejanje vrednost za stranko?
Nato se identificirajo procesi, ki se vsakodnevno uporabljajo in imajo resnično vrednost za podjetje in stranke. Po tem je treba prepoznati udeležence teh procesov, vključno z vsemi oddelki! Cilj je vključiti sodelavce v ta proces kakovosti. Ko je delovna skupina sestavljena, mora biti motivirana in angažirana pri izboljšanju vsakodnevnih tokov. Naloga Lean Office, podobno kot pristop Lean Manufacturing, je torej odpraviti vse vire izgub, na primer prekomerno proizvodnjo, čakanje, nepotrebne prevoze, dejavnosti brez vrednosti itd.
PRENESITE KATALOG LEAN OFFICE
Kakšna je posebnost Lean Office?
Posebnost Lean Office v primerjavi z Lean Manufacturing je, da so tokovi nevidni. Vse je skoraj popolnoma digitalizirano, težave pa je težje prepoznati. Zato je potrebna identifikacija organizacije. Osebje ima visoko raven usposobljenosti, kar pomeni, da je vajeno velike avtonomije in da so standardi manj natančni kot na primer v proizvodnji. Upravljanje administracije, merjenje in natančno določanje nalog so lahko ovira za avtonomijo. Vendar pa je vključitev pristopa Lean Office koristna za vse in jo je enostavno vključiti.
Procesi v "pisarni" se osredotočajo predvsem na več projektov ali več nalog ter na številne interakcije med različnimi službami podjetja. Te izmenjave potekajo v neprekinjenem toku. Hierarhija procesov je težje prepoznavna in ni vedno enotna. Prilagoditev na spremembe je v pisarni prav tako manj razvita.
Na kaj vpliva ta projekt?
Čakanje je najbolj znana oblika izgube. Na primer, pri obdelavi naročila v veliki skupini, vsi procesi, ki vodijo do izvedbe naročila, v povprečju trajajo približno 2 tedna. To ustreza 1 % delovnega časa v 10 dneh!
Naročilo lahko preide skozi številne službe (prodaja, tehnični oddelek, dobavitelj, nabava, logistika, upravljanje...), kar vključuje tudi izgube pri upravljanju. Delo Lean Office je podpreti organizacijo in sinhronizacijo teh izmenjav med službami pri naročilu, projektu ali storitvi, da se ti izvajajo učinkovito.
Kako začeti postopek?
Motivacija, konkurenčnost ali potreba po napredku so resnični dejavniki izboljšanja, ki prinašajo veliko koristi. Vodstvo lahko deluje kot sponzor in gonilna sila za vključitev tega procesa. Ta korak omogoča tudi usposabljanje ekip, saj gre za pridobivanje ali razvoj veščin.
Najprej smo omenili identifikacijo različnih procesov in njihovih akterjev ter odstranitev pregrad med službami.
Z vsemi temi akterji in po identifikaciji tokov je treba prepoznati razlike, izgube časa ali kakovosti, da se s pomočjo Lean Office uvedejo izboljšave.
Za vsako identificirano težavo ali izgubo je treba s timskim delom uvesti korektivno akcijo in omogočiti, da proces ne bo več blokiran. Za dejavnosti, ki ne prinašajo nobene dodane vrednosti, je potrebna njihova odstranitev. To omogoča ustvarjanje novih metod upravljanja, prilagojenih vsakemu delovnemu mestu.
Za uporabo Lean Office je ključnega pomena uporaba orodja VSM (Value Stream Mapping), ki omogoča kartiranje tokov in poudarjanje nalog z dodano vrednostjo ter izgub. VSM izpostavlja težave ali ovire in sili k njihovi rešitvi, da se projekti zaključijo in ne odlagajo.
Za to je potrebno analizirati zahteve ali povratne informacije strank (statistike preteklih obdobij, razvoj zahtev, možna nihanja itd.).
Priporočljivo je uporabiti Takt Time, ki določa ritem določenega procesa. Nato omogoča oceno časa dela, vključno s korektivnimi ukrepi, ki jih uvede organizacija. To omogoča tudi, da se osredotočimo na kvantitativne informacije in vzpostavimo pristop, ki temelji na kazalnikih kakovosti in učinkovitosti. Dodano vrednost je treba opredeliti za vsako metodo. V pisarni je treba prepoznati, oceniti in narediti vidno.
Z primerjavo delovnega časa, časa izvedbe in drugih kazalnikov podjetje pridobi razmerje napetosti interakcij in lahko meri obseg napredka, doseženega z upravljanjem Lean Office.
Lean vključuje načelo "One-piece-flow". To pomeni dati prednost in osredotočiti ekipe na eno nalogo. Z drugimi besedami, ne "žonglirati" med različnimi in številnimi projekti, ki trajajo relativno dolgo. Težje je zagotoviti kakovosten proces, ko je ekipa vključena v druge podobne projekte, kar povzroča izgubo časa in celo kakovosti. To je težka naloga, saj v pisarni pogosto obstaja veliko nalog in interakcij. Zato je priporočljivo identificirati 2 glavni prednostni nalogi in delati v ekipi nanju. To bo zmanjšalo izgube časa ter pospešilo vsakodnevne koristi in pridobitve. Timsko delo je pomembno; za izvedbo projekta Lean Office je potrebno usklajevanje akterjev in služb.
Na koncu Vizualno upravljanje omogoča izpostavitev vseh prej omenjenih orodij. Ima moč identifikacije in spodbuja k ukrepanju. Ključno je izbrati in določiti elemente, ki jih je treba narediti vidne (stranke, naročila, projekti, večfunkcionalnost ekip, aktivnosti, tekoče naloge itd.). Omogoča tudi vodenje procesov v realnem času pri delu. Dejavniki omogočajo dnevno spremljanje napredka projektov in postopkov. To prav tako izpostavi kakršne koli težave, ki se lahko pojavijo vsak dan. Spremljanje poteka v kratkem času in omogoča identifikacijo izgub ali nepravilnosti v procesu. Za uporabo tega lahko uvedete vizualne table, ki jih lahko vsi razumejo v nekaj sekundah.
Kakšne so prednosti Lean Office?
Potencial Lean Office je stremeti k popolnosti skozi stalne izboljšave.
Potenciala in ambicij za Lean Office ne smemo omejevati, saj so lahko presenetljivi. Lean Office vsakodnevno rešuje izgube, izboljšuje kakovost, timsko delo v pisarni ter organizacijo in delovanje vseh podjetniških služb.
Ta usposabljanja, orodja ali procesi lean se lahko uporabljajo na vseh funkcijah in v vseh sektorjih.
Pristop Lean omogoča hitrejše pridobivanje koristi in dobička z zaključevanjem projektov, kar omogoča takojšnje ponovno vlaganje. Potreba po obratnem kapitalu se zmanjšuje, timsko delo pa se krepi. Projekti pridobijo na hitrosti in robustnosti. Ni potrebe po dodatnih virih, vse se odvija znotraj organizacije in notranje komunikacije. Ko so vsi ti procesi uvedeni, lahko organizacija identificira "ozka grla", torej nove težave v procesu, ki je bil optimiziran z Lean Office. V tem primeru omogočajo prej vzpostavljena orodja takojšnjo identifikacijo in učinkovito odzivnost. To pomeni, da se ob težavi nemudoma ustavite in se neposredno lotite njene rešitve. Usposabljanje za Lean Office je način razmišljanja, težave skoraj nikoli niso tehnične, blokade so predvsem čustvene in ne intelektualne.
Kako doseči stalne izboljšave z Lean Office?
Cilj je tudi razviti večnamenskost, torej da je razporeditev organizacije uravnotežena in stalna za doseganje ciljev. To je del projektov 5S, ki so vključeni v izboljšanje organizacije podjetja, na primer z uporabo tabele kompetenc ekip. Ta metoda prikazuje priložnosti za usposabljanje, strokovnjake ali pa izpostavlja pomanjkljivosti, kar omogoča načrtovanje sprememb ali odsotnosti in preprečuje, da bi podjetje postalo popolnoma blokirano. Ta sistem razvija prilagodljivost in medsebojno pomoč z usposabljanjem, kar prav tako dokazuje zrelost ekipe, saj so vsi sodelavci usklajeni in je usmeritev dinamična v smeri izboljšav. V pristopu 5S najdemo tudi reševanje težav organizacije z delovnim okoljem, urejanjem, čiščenjem in vzpostavitvijo standardov, ki jih je treba spoštovati.
Za dodatne korake je mogoče organizirati animacije, koordinacijske točke med službami, da vključite vsakega akterja podjetja. Ne smemo pozabiti na ergonomijo, ki je resničen vzvod za vključitev sodelavcev in njihovo dobro počutje pri delu. Ergonomija prav tako omogoča učinkovitejše organiziranje delovnih prostorov (z sistemom FIFO office, ki omogoča hierarhijo dokumentov »first-in first-out«), upravljanje z metodo Kanban na primer. Te tehnike so lahko digitalne zahvaljujoč programski opremi za zbiranje podatkov, ki omogoča vizualizacijo sprememb kazalnikov v realnem času, merjenje odstopanj za izvedbo korektivnih ukrepov ali nadaljnjo izboljšavo Lean procesa v organizaciji.
Za ozaveščanje vseh članov o Leanu je najboljša rešitev vnašanje teh načel na igriv način, predvsem z skupinskimi igrami za usposabljanje, da se vsak sodelavec ozavesti.
Lean Office je pristop, ki poenostavlja administrativne tokove, zmanjšuje izgube in dnevno vključuje vizualno upravljanje.
Vse izboljšave bodo občutili vaši sodelavci in naloge, ki jih opravljajo. Izboljšave in upoštevanje poti strank bodo močno izboljšale kakovost storitev podjetja.
PRENESITE KATALOG LEAN OFFICE
Optimizirajte svoje procese in izboljšajte svojo učinkovitost!
Odkrijte vsa naša orodja, tehnične metode in izdelke, posvečene metodam LEAN, ki vam pomagajo izboljšati upravljanje tokov, ergonomijo, Kakovost Življenja pri Delu, produktivnost in kakovost. Preverite vse konkretne aplikacije, orodja za implementacijo ter vse naše nasvete na področju naše strokovnosti.
Potrebujete več informacij?
Ne oklevajte in nas kontaktirajte, če želite pridobiti več informacij ali prilagojeno podporo.
Naši strokovnjaki so vam na voljo.
