DOWNLOAD DE LEAN ENTERPRISE-CATALOGUS

Ontvang het E-book

Wat betekent Obeya?

Obeya of een Obeya Room is een concept uit het Lean Management, dat in de jaren 70 werd ontwikkeld door Toyota. Het autobedrijf was destijds op zoek naar verschillende manieren om de productiviteit te verhogen, de kwaliteit te verbeteren, doorlooptijden te verkorten en verspilling te vermijden. Alle methodes en processen die door Toyota werden geïmplementeerd, werden vervolgens overgenomen en aangepast door andere bedrijven, om bekend te worden onder de noemer Lean Management.
Wat Obeya betreft, was het de bedoeling om de efficiëntie en prestaties te verbeteren van de verschillende belanghebbenden in een project. Toyota vertrok hierbij van de vaststelling dat verschillende afdelingen (onderzoek en ontwikkeling, productie, kwaliteit, ...) vaak aan hetzelfde project werkten. Maar omdat deze verschillende afdelingen zich in verschillende delen van het bedrijf bevonden (andere kantoren, andere verdiepingen en soms zelfs andere gebouwen), konden ze moeilijk communiceren en informatie uitwisselen. Dit leidde tot informatie-uitwisseling en correspondentie tussen de verschillende afdelingen die duidelijk konden worden geïdentificeerd als verspilling die moest worden geëlimineerd.
Volgens het Obeya-principe moeten alle projectpartijen samenkomen in één grote ruimte waar ze elkaar kunnen ontmoeten, van gedachten kunnen wisselen en informatie kunnen delen, zodat ze obstakels uit de weg kunnen ruimen, beslissingen kunnen nemen of oplossingen kunnen vinden. Gewoonlijk gebeurt dit tijdens korte vergaderingen die regelmatig worden gehouden.
In tegenstelling tot traditionele vergaderruimten, wordt in een Obeya-ruimte gewoonlijk alleen aan projecten gewerkt. Het zijn dus altijd dezelfde personen die zich in de zaal bevinden. De zaal kan dus niet worden gebruikt door andere teams die werken aan andere projecten, want alle projectdocumenten blijven gewoonlijk in de zaal liggen.

Een Obeya-ruimte inrichten in uw bedrijf

Een Obeya-ruimte moet worden ingericht voor een bepaald project. Geen twee Obeya-ruimtes zijn dus identiek, want als een project ander is, moet de ruimte ook anders zijn, om rekening te houden met de specifieke kenmerken van elk project.
Toch hebben Obeya-ruimtes verschillende gemeenschappelijke kenmerken:

• ze moeten voldoende plaats bieden aan de verschillende projectdeelnemers
• De ruimte mag zich niet te ver van de projectdeelnemers bevinden, zodat ze voor iedereen toegankelijk is
• In de ruimte staan bureaus, tafels en stoelen voor de verschillende projectleiders
• Er is materiaal en kantoormeubilair aanwezig, zoals whiteboards, belangrijke projectdocumenten of prestatie-indicatoren (bv. de projectopvolging, projectdoelstellingen, planning van de verschillende stappen, ...)
• Deze ruimtes bevatten ook al het kantoortoebehoren dat de teams nodig hebben voor hun werk, zoals computers, verbonden schermen met in realtime geüpdatete dashboards, printers, enz.

Door het werk zo te organiseren, kunnen de belanghebbenden samen beslissingen nemen zonder elkaar e-mails te hoeven sturen of met elkaar te hoeven spreken over de telefoon. Alle belangrijke informatie over het project bevindt zich binnen ieders handbereik, zodat er geen tijd wordt verspild aan het zoeken van het juiste document of de juiste informatie. Zowel de projectdoelstellingen als de projectvoortgang zijn voor iedereen zichtbaar en worden in realtime geüpdatet.

Hoe kan ik een Obeya Room efficiënt gebruiken?

U kunt een Obeya Room inrichten in de beginfase van een project waarbij meerdere partijen zijn betrokken of voor een bestaand project, om de verdere uitwerking en voltooiing ervan te vergemakkelijken. Obeya is op zich geen LEAN-methode en moet in combinatie met andere methoden worden ingezet, zoals bijv. de PDCA-methode of Visual Management.
Met de PDCA-methode (of continu verbeteringsproces) kunt u problemen oplossen door in 4 stappen te werken: Plannen (Plan), Uitvoeren (Do), Controleren (Check), Handelen (Act). Obeya bevordert de toepassing van deze methode. Omdat het de partijen en de informatie in één ruimte samenbrengt, kunnen processen en werkmethodes worden verbeterd en raken problemen sneller opgelost dan als de teams met elkaar alleen op afdelingsniveau zouden communiceren. Bovendien werkt PDCA met een continue cyclus (schematisch weergegeven als het Deming-wiel) en moet de Obeya dus een ritueel worden, wat betekent dat de vergaderingen moeten worden opgenomen in ieders planning en op regelmatige tijdstippen moeten plaatsvinden, zodat ze zelf ook kleine PDCA-cycli vormen.

De verwachte voordelen van een Obeya

Voor functionele teams is Obeya een hefboom voor gedragstransformatie en mobilisatie, gebaseerd op het beheer van openstaande taken. Het versterkt de samenwerkingtussen de teamleden. Luisteren en delen worden bevorderd, feiten worden geanalyseerd en beslissingen worden genomen met een betere kennis van heel het project. De teams vinden samen een oplossing voor problemen en de prioriteiten zijn beter gedefinieerd.
De Obeya is een geweldig instrument om medewerkers mondiger en zelfstandiger te maken. Ze bepalen zelf hun verantwoordelijkheden, met inachtneming van de doelstellingen en beperkingen. Ze zijn zelf verantwoordelijk voor de planning van hun acties en voor het geven van de nodige waarschuwingen. Een manager is niet meer de persoon die alles weet, over alles beslist en geschillen oplost, maar de persoon die zijn team voor uitdagingen stelt en het maximale slaagkansen bezorgt.
Obeya maakt teams wendbaarder. Als de informatie goed wordt weergegeven, nauwkeurig is en onderling wordt gedeeld, kan het team efficiënter inspelen op onvoorziene gebeurtenissen. Geconfronteerd met een wijziging van de bedrijfsstrategie vinden uw medewerkers snel en collectief oplossingen om de prioriteiten te herzien, de taken te plannen en hun werk onderling af te stemmen.
Tot slot introduceert Obeya continue verbetering binnen het team. De medewerkers voeren zelf de relevante indicatoren in. Ze meten zelf hun prestatieniveau. Problemen komen onmiddellijk aan het licht. Het team kan samen met de manager actieplannen opstellen en uitvoeren om deze op te lossen. Tegelijk controleert het de impact van de geïmplementeerde oplossing op de prestaties.

Naar een digitalisering van de Obeya Rooms?

Afhankelijk van de situatie en het bedrijf is het niet altijd mogelijk een Obeya Room in te richten. Dit is met name het geval wanneer meerdere teams op geografisch van elkaar verwijderde locaties moeten samenwerken. In dat geval kan de Obeya worden gedigitaliseerd. Dankzij de ontwikkeling van samenwerkingsinstrumenten en onlinecommunicatie is het gedeeltelijk mogelijk om Obeya digitaal te laten verlopen. Door de verschillende bedrijfsvestigingen te voorzien van voldoende grote en efficiënte aanraakschermen en uit te rusten met programma's voor het delen van schermen en gegevens, kan de informatie op één plaats worden gecentraliseerd. Idealiter worden deze hulpmiddelen gebruikt in een speciaal hiervoor ingerichte Obeya Room op elke bij het project betrokken vestiging. Vervolgens moeten er interactieve evenementen worden georganiseerd om de verschillende teams in staat te stellen gemakkelijk met elkaar te communiceren. Hiervoor is op elke vestiging een goede IT-infrastructuur en een goede internetverbinding nodig. Vervolgens kan op het netwerk software voor de monitoring van prestatie-indicatoren, zoals SESAHUB, worden geïnstalleerd en door de verschillende teams worden gedeeld. Houd er echter wel rekening mee dat een digitale Obeya alleen maar de voorkeur verdient als een fysieke Obeya onmogelijk is, want een fysieke Obeya is altijd efficiënter dan een digitale Obeya.

DOWNLOAD DE LEAN ENTERPRISE-CATALOGUS

Optimaliseer uw processen en verbeter uw prestaties !

Vind al onze hulpmiddelen, methoden, technieken en producten gewijd aan LEAN-methoden, die u helpen bij het verbeteren van het beheer van stromen, ergonomie, kwaliteit van leven op het werk, productiviteit en kwaliteit. Ontdek alle concrete toepassingen, hulpmiddelen te implementeren en ons advies over onze expertisegebieden.

Meer informatie nodig ?

Aarzel niet om contact met ons op te nemen als u meer informatie of ondersteuning op maat wenst.
Onze experts staan tot uw beschikking.

Ontvang het E-book Contacteer Ons