In een bedrijf is het belangrijk om een ontvangstruimte te hebben waar bezoekers zich welkom voelen en de wens hebben om het bedrijf beter te leren kennen. De ontvangsthal moet het imago van het bedrijf weerspiegelen, waarbij het bedrijf zich uitdrukt via de inrichting.
Hoe richt je een goede ontvangstruimte in?
Visual Management is een goede methode om een aangename wachtruimte te creëren die bezoekers uitnodigt om het bedrijf te ontdekken. Een designinrichting is zeer belangrijk; de ontvangsthal moet vanaf het moment van aankomst aantrekkelijk zijn en de waarden van het bedrijf weerspiegelen. Het is belangrijk om een blijvende indruk achter te laten, met meubilair dat bezoekers bijblijft. Een goede ontvangstruimte moet voldoen aan drie concepten:
- Uitmuntendheid
- Professionaliteit
- Dienstverlenende instelling
Om een goede bezoekersontvangst te realiseren, is het essentieel rekening te houden met de bedrijfstak. Deze ruimte moet vanaf de ingang zichtbaar zijn, omdat dit de "etalage" van het bedrijf is en de kwaliteit ervan weerspiegelt. Bezoekers moeten goed begeleid worden; plattegronden van de gebouwen moeten beschikbaar zijn, hetzij op papier, hetzij op digitale zuilen of tablets. Personalisatie is mogelijk met ontvangstzuilen en kan bijdragen aan het welzijn van zowel medewerkers als bezoekers. Bij een afspraak kunnen deze zuilen bijvoorbeeld gepersonaliseerd worden met het logo van het bedrijf, waardoor medewerkers zich meer welkom voelen. De ontvangstzuilen en balies moeten ook toegankelijk zijn voor mensen met een beperkte mobiliteit.
Wat is Visual Management?
Het doel van deze methode is om de informatie op de juiste plek en op het juiste moment te verspreiden. Wanneer informatie wordt weergegeven, moet deze voor iedereen begrijpelijk zijn. Het doel is om de aandacht van bezoekers te trekken en hen aan te moedigen zich te informeren. In een ontvangsthal is ook het meubilair en de indeling ervan belangrijk. Esthetische bureaus, design- en/of ergonomische stoelen, een ontvangstbalie en een ontvangstzuil dragen bij aan een prettige en integrerende ervaring voor de klant.
Duidelijk onderscheid maken tussen ruimtes
Het is niet alleen een wachtruimte, maar ook een plek voor interactie en werk. Om de ontvangstruimte een sterk punt van het bedrijf te maken, moet er onderscheid worden gemaakt tussen de ontvangstbalie en de vaak rustigere wachtruimte. Ergonomie is hier cruciaal: de ruimte moet zowel aangenaam als functioneel zijn, zodat de receptionisten hun werk kunnen doen zonder de ontvangst en de wachtruimte te verstoren.
Een sfeer definiëren
In een ontvangstruimte wordt warm meubilair aanbevolen, omdat dit bezoekers een welkom gevoel geeft. De inrichting moet overeenkomen met de visuele identiteit van het bedrijf en deze ruimte moet het imago van het bedrijf weerspiegelen.
Welke technologische oplossingen kun je gebruiken om te laten zien dat je bedrijf dynamisch en innovatief is?
Bezoekers moeten in deze ruimte toegang hebben tot informatie over het bedrijf. Voor een goede inrichting is het belangrijk om Visual Management te gebruiken om communicatietools zoals ontvangstzuilen te installeren. Ook digitale tools, zoals digitale schermen of touchscreens, kunnen worden ingezet, zodat bezoekers zich kunnen registreren of het bedrijf kunnen ontdekken. Digitale ontvangstzuilen zijn sinds de coronacrisis in 2020 een zeer effectieve manier geworden om bezoekers te ontvangen, omdat ze autonoom functioneren. Ze bieden veilige bezoekersprocedures, bijvoorbeeld door een handtekening te vragen in een digitaal logboek. Het wordt ook aanbevolen om de zuilen te personaliseren in de kleuren van het bedrijf, wat helpt om het imago te versterken. Daarnaast helpen ontvangstzuilen het verkeer te stroomlijnen en de wachttijd voor bezoekers te verminderen. Een gepersonaliseerde boodschap bij aankomst kan de aantrekkingskracht op de klant vergroten en het wachten omzetten in een eerste stap van de afspraak.
Waarom investeren in digitale ontvangstzuilen?
- Goedkoper en interactiever dan traditionele ontvangstzuilen
- Meer ergonomisch en aanpasbaar aan alle ruimtes
- Er is een grote verscheidenheid aan modellen beschikbaar.
Digitale ontvangstzuilen moderniseren het bedrijf, besparen kosten doordat ze volledig autonoom werken en vereenvoudigen de gegevensverzameling.
Wat zijn de voordelen van deze zuilen?
- Versterken het dynamische en innovatieve imago van het bedrijf
- Verminderen de wachttijd doordat bezoekers zich zelfstandig kunnen registreren, wat zorgt voor een betere doorstroming
- Eenvoudigere toegang tot informatie
- Informatie kan gemakkelijk worden bijgewerkt
- Een flexibel communicatiemiddel.
Wat is de impact van dynamische weergave?
Digitale ontvangstzuilen maken een betere multi-displaybeheer mogelijk en bieden verschillende zeer praktische functies, zodat het bedrijf de inhoud eenvoudig op afstand kan wijzigen. Ontdek de digitale Visual Management-oplossing die je helpt je te onderscheiden van concurrenten, met name onze oplossing voor "digitale vergaderzalen".
