De Kanban-methode, ontstaan uit het productiesysteem van Toyota in de jaren 1940, is een aanpak voor het beheren van werkstromen die gericht is op het optimaliseren van de efficiëntie en productiviteit van teams. Deze methode is gebaseerd op het visualiseren van taken en het beperken van werk dat gelijktijdig in uitvoering is. Oorspronkelijk ontworpen om fysiek te worden gebruikt op borden met fysieke kaarten, is deze methode vandaag gedigitaliseerd en geïntegreerd in software en Agile-methoden. Deze organisatievorm wordt vaak gebruikt door ontwikkelteams om klanten visuele feedback te geven op basis van de voortgang van hun verzoeken. Hier is hoe je deze methode effectief kunt toepassen.
De basisprincipes van Kanban begrijpen
Het woord "Kanban" betekent "visueel bord" in het Japans. De methode berust op enkele fundamentele principes:
- Het werk visualiseren: Het hoofddoel is om het werk zichtbaar te maken voor alle teamleden. Hiervoor wordt een Kanban-bord gebruikt waarop alle taken worden weergegeven als kaarten in kolommen die de verschillende fasen van het werkproces vertegenwoordigen.
- Beperk het werk in uitvoering: Door limieten vast te stellen voor het aantal taken dat in elke fase mag worden uitgevoerd, voorkom je overbelasting, bevorder je concentratie en zorg je voor een efficiëntere middelenbeheer.
- Beheer de werkstroom: Het bewaken van de werkstroom en de doorlooptijd (de tijd die nodig is om een taak van de ene fase naar de andere te verplaatsen) helpt knelpunten te identificeren en continue verbeteringen aan te brengen.
- Continue verbetering: De Kanban-methode stimuleert voortdurende verbetering door processen te analyseren en regelmatig aanpassingen door te voeren.
Een Kanban-bord opzetten
Het opzetten van een Kanban-bord is de eerste praktische stap om deze methode te gebruiken.
De kolommen van het bord maken
Een klassiek Kanban-bord bevat doorgaans de volgende kolommen:
- Te doen: De taken die moeten worden uitgevoerd.
- In uitvoering: De taken die momenteel worden uitgevoerd.
- Voltooid: De voltooide taken.
Afhankelijk van je sector, de complexiteit en de aard van je project, kun je extra kolommen toevoegen, zoals "In afwachting van beoordeling", "In testfase", enz.
Kaarten toevoegen
Elke taak wordt weergegeven door een kaart op het bord. Een kaart bevat essentiële informatie zoals de titel van de taak, een beschrijving, de verantwoordelijke, de vervaldatum, enz.
Beperk het werk in uitvoering
Het is essentieel om limieten vast te stellen voor elke kolom om overbelasting te voorkomen en voltooiing van taken te stimuleren voordat nieuwe taken worden gestart. Bijvoorbeeld, je kunt beslissen dat er maximaal drie taken tegelijkertijd in de kolom "In uitvoering" mogen staan.
Volg en beheer de werkstroom
Het regelmatig volgen van de werkstroom is essentieel om knelpunten te identificeren en aan te pakken. Gebruik statistieken zoals de doorlooptijd en de totale doorlooptijd om de prestaties van het proces te evalueren. Dit stelt je in staat om goed geïnformeerde beslissingen te nemen om de efficiëntie te verbeteren.
Continue verbetering stimuleren
De Kanban-methode is gebaseerd op het principe van continue verbetering. Organiseer regelmatig retrospectieve vergaderingen om de werkstroom te analyseren, de uitdagingen te bespreken en oplossingen te bedenken om de processen te optimaliseren. Gebruik hulpmiddelen zoals cumulatieve doorloopdiagrammen om de voortgang te visualiseren en verbeterpunten te identificeren.
Samenvatting
Samenvattend is de Kanban-methode een krachtig hulpmiddel om werkstromen te beheren en te optimaliseren. Daarom wordt deze door veel bedrijven gebruikt, waarbij Kanban-borden meestal gedigitaliseerd zijn. Door het werk te visualiseren, de gelijktijdige taken te beperken, de werkstroom te volgen en continue verbetering te bevorderen, kunnen teams hun efficiëntie en productiviteit verhogen. De sleutel tot succes ligt in het voortdurend aanpassen en verbeteren van de processen aan de specifieke behoeften van het team en het project. Of je nu softwareontwikkelingsprojecten, marketingoperaties, productie of een ander type werk beheert, de Kanban-methode kan een waardevolle hulp zijn om je doelen effectief en flexibel te bereiken.
