PDCA - Pianificare, implementare, controllare, adattare
Entra in una dinamica di miglioramento continuo grazie al PDCA
Il PDCA è un processo di gestione che consente di intraprendere un percorso di miglioramento continuo.
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Cos'è la soluzione PDCA?
PDCA sta per “Plan Do Check Act”, ovvero pianificare, eseguire, verificare e agire.
Il ciclo PDCA è rappresentato da una ruota detta “Ruota di Deming”, in riferimento a William Edwards Deming che ha reso popolare il PDCA e lo ha sviluppato nella gestione della qualità. Come un circolo virtuoso, la ruota di Deming è un processo che comprende cicli e una successione tra ogni fase. Il suo scopo è migliorare i processi all’interno di un'azienda, di un servizio, di un team, ecc.
Il PDCA si applica alla strategia complessiva dell'azienda, seguendo un metodo che molte delle grandi aziende giapponesi hanno già adottato.
L'implementazione di un progetto PDCA nella tua azienda favorisce il miglioramento dei processi di lavoro, delle performance, e quindi dei modelli e della pianificazione, seguita dall'identificazione delle cause dei problemi rilevati e degli obiettivi. Una volta che il ciclo PDCA è integrato nell'azienda, la sua gestione risulterà molto più semplice nella gestione della qualità.
Si tratta di un progetto ciclico. È un ciclo continuo che tende al miglioramento, semplificando e risolvendo i problemi attraverso 4 fasi. L’obiettivo è raggiungere la qualità ottimale all’interno della tua azienda. Per fare ciò, il metodo consiste nel ripetere i cicli fino a raggiungere il livello desiderato. Le fasi si basano su un principio cumulativo fino al raggiungimento degli obiettivi.
Il suo obiettivo e i suoi indicatori si inseriscono in un metodo LEAN.
Quali sono le 4 fasi dello strumento PDCA ?
Plan / pianificare :
La prima fase del ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) consiste nel definire e identificare i problemi incontrati in un processo. Questa fase è cruciale perché permette di fare le domande giuste per comprendere le cause profonde dei problemi e definire obiettivi e metodi per risolverli. Alcuni strumenti consigliati per questa fase sono:
- Il metodo dei 5 perché: porre "perché" in modo ripetuto per risalire alla causa principale di un problema.
- QQOQCCP (Chi, Cosa, Dove, Quando, Come, Quanto, Perché): serie di domande per analizzare tutti gli aspetti di una situazione.
- Diagramma delle cause e degli effetti (Ishikawa): mappa visiva che consente di gerarchizzare e classificare le possibili cause di un problema.
- Diagramma di Pareto: strumento grafico che classifica le cause in ordine di importanza.
L'essenziale è capire bene il problema piuttosto che proporre soluzioni superficiali. Comprendere le origini profonde permette di correggere la situazione in modo duraturo.
Do / Realizzare:
Questa fase corrisponde alla fase di realizzazione, applicazione del metodo studiato nella fase precedente. Si tratta di un processo esecutivo che misurerà la differenza e i cambiamenti nei risultati tra la prima fase e la seconda. È l'implementazione e l'applicazione del piano d'azione che consentirà successivamente di misurare le cause e gli effetti di questo processo definito.
Il riadattamento può eventualmente far parte di questa fase, ma l'obiettivo in questa fase non è risolvere completamente il problema identificato. Si tratta di un approccio che avvia un ciclo di azioni, preparazione e quindi soluzioni. Questa fase consiste nel preparare e avviare la realizzazione, il test o l'esperimento, preferibilmente su piccola scala, rispettando le disposizioni definite nella prima fase. Il piano d'azione stabilito in questa fase deve essere seguito con rigore. La presenza regolare del dirigente sul campo e il sistema di monitoraggio sono elementi fondamentali per garantire il successo dell'approccio.
Check / Verificare:
Questa fase permette di misurare, quantificare le azioni messe in atto e la loro performance. Si possono rilevare delle discrepanze, cercare di capire da dove provengono e confrontare i risultati con le previsioni. Questa fase è quindi misurabile grazie agli indicatori definiti nel piano d'azione PDCA. La misurazione è importante in quanto consente di giustificare o meno le cause di un'azione e capire se esiste una relazione di causa-effetto nel processo.
È necessario adeguare, ridefinire o definire nuovi punti di miglioramento a seguito della fase di verifica. Più in generale, si tratta di una fase di controllo di tutti gli indicatori disponibili e dell'adeguamento della gestione dei piani d'azione.
2 tipi di indicatori da monitorare:
- Provenienti dal processo: rispetto dei tempi delle azioni decise, numero di suggerimenti emessi...
- Provenienti dai risultati: qualità, costi, tempi, sicurezza, ambiente.
Act / Agire:
Questa fase consiste non solo nel prendere le decisioni necessarie riguardo alla scelta delle soluzioni, ma anche nel cercare punti di miglioramento. L'obiettivo è garantire la sostenibilità dei piani d'azione. Ciò può includere la standardizzazione del piano d'azione, l'aggiornamento delle procedure e la gestione complessiva. Una volta che il piano d'azione è stato standardizzato, è altamente consigliato riavviare il processo PDCA. Infatti, la risoluzione del problema è stata raggiunta, ma potrebbero emergere nuovi ostacoli, disfunzioni (ad esempio elementi non conformi) e la ruota di Deming si riavvia in una dinamica di miglioramento continuo, che è l'obiettivo in continua evoluzione.
Come implementare e applicare il PDCA?
Il metodo PDCA viene utilizzato per risolvere i problemi che l'azienda può incontrare, ma può anche essere applicato in un approccio LEAN, di miglioramento continuo, per aumentare la performance o ridurre i MUDA, ad esempio.
È consigliato per le aziende che utilizzano il metodo PDCA concentrarsi su piccole attività piuttosto che su grandi progetti. Infatti, per i progetti di grande portata, sarà più difficile identificare da dove proviene il problema e come risolverlo, i tempi saranno molto più lunghi e complessi. Mentre su un progetto più piccolo, i risultati si fanno sentire molto più rapidamente e la dinamica di miglioramento continuo viene avviata più velocemente. Infatti, la risoluzione appare più semplice ed è meglio ripetere questo processo più volte migliorando ad ogni ciclo che rimanere bloccati in una delle fasi, troppo difficili da realizzare su larga scala. Questo strumento fa parte integrante di un modello LEAN per le aziende.
Il modello PDCA è rappresentato su una pendenza ascendente che tende al miglioramento continuo. Ciò che impedisce alla ruota di scivolare e scendere è il ritorno dell'esperienza. Illustato come un blocco che tiene ferma la ruota. L'esperienza è un vero pilastro per raggiungere gli obiettivi e tiene la ruota a ogni tappa raggiunta.
Il ciclo PDCA non si applica solo al miglioramento dei processi, ma anche al miglioramento dei prodotti. Poiché sono cicli, le fasi tornano regolarmente in momenti particolari della vita dell'azienda e del prodotto. Il termine "ciclo" suggerisce che al termine del controllo dei risultati, se l'obiettivo non è stato raggiunto, è necessario interpretare le discrepanze e comprendere le tendenze. Il ciclo si ripete con un nuovo obiettivo, fino a quando non vengono raggiunti e compresi i nuovi risultati. La risoluzione del problema è un "lavoro di squadra", quindi affidato a un gruppo di persone.
Questo strumento serve a strutturare un processo di miglioramento: impedisce di dimenticare fasi essenziali, come la preparazione prima di agire; la preparazione è infatti essenziale ed è strettamente legata alla fase di verifica: si potrà verificare solo in relazione alla preparazione.
Il PDCA digitale
Un modulo PDCA su SESAHUB è stato creato per ottenere un vero monitoraggio e una direzione chiara. Infatti, il modulo SESAHUB raccoglie i dati in tempo reale e diffonde gli indicatori. Questo organizza la gestione e le azioni da intraprendere, permettendo di misurare rapidamente i risultati. L'accesso al PDCA include la gestione delle anomalie, dei compiti e delle azioni, nonché il monitoraggio. È possibile quindi entrare nella dinamica del PDCA in squadra, in tempo reale e osservare il suo sviluppo.
Inoltre, si avrà una cronologia completa e si avranno accesso a statistiche su tutti i periodi.
Avrai a disposizione tutto il monitoraggio dei tuoi processi PDCA e la garanzia di un miglioramento continuo all'interno della tua azienda.
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