Aumenta le performance dell’amministrazione con il Lean Office
Aumenta le performance dell’amministrazione con il Lean Office
Lean Office è una pratica di ottimizzazione delle interazioni e dell'efficienza dei reparti in azienda. Questo processo prevede diverse fasi. Prima di tutto, il Lean Office richiede l'identificazione degli sprechi all'interno di un dipartimento, progetto o attività.
L'orientamento al cliente è il vero obiettivo, per questo è necessario mettersi alla prova autonomamente o seguire le sollecitazioni di quest'ultimo. Quali sono gli sprechi? Ogni azione aggiunge valore per il cliente?
Si identificano quindi i processi utilizzati quotidianamente che hanno un reale valore per l'azienda e per i clienti. Successivamente, è necessario identificare gli attori e i dipartimenti che li riguardano. L'obiettivo è coinvolgere i lavoratori in questo approccio di qualità. Una volta formato il gruppo di lavoro, questo dovrà essere motivato e impegnato a migliorare i flussi quotidiani che vengono processati. Lo scopo del Lean Office, come l'approccio di Lean Manufacturing, è quindi quello di eliminare tutte le fonti di spreco, ad esempio sovrapproduzione, attese, trasporti non necessari, operazioni inutili, ecc.
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Differenza tra Lean Office e Lean Manufacturing
La principale differenza tra Lean Office e Lean Manufacturing è che nel primo i flussi sono invisibili. Quasi tutto è immateriale e i problemi sono meno facilmente individuabili. È quindi necessaria un’attenta analisi dell'organizzazione. Il personale deve avere un alto livello di formazione, il che significa che dev’essere abituato a molta autonomia e che gli standard risultano meno precisi rispetto alla produzione. Infatti, la gestione amministrativa, la misurazione e la definizione di attività specifiche possono essere percepite come un freno all'autonomia. Tuttavia, l'integrazione dell'approccio Lean Office è vantaggiosa per tutti e facilmente applicabile. I processi in "ufficio" riguardano in particolare progetti multipli o multi-tasking, nonché molte interazioni tra i diversi dipartimenti dell'azienda. Questi scambi sono flusso continuo. La gerarchia dei processi è più difficile da identificare, non è sempre univoca.
Dove agisce il Lean Office
L'attesa è lo spreco più noto. Ad esempio, nell'elaborazione di un ordine in un gruppo numeroso, tutti i processi che portano all’evasione dell'ordine, end to end, hanno in media circa 2 settimane di ritardo. Ciò equivale all'1% dell'orario di lavoro in 10 giorni! L'ordine può quindi passare facilmente attraverso una moltitudine di reparti (vendita, ufficio progettazione, fornitore, acquisti, logistica, ADV...) e gli sprechi sono necessariamente integrati in questo processo. Lo scopo del Lean Office è quello di supportare l'organizzazione e la sincronizzazione di questi scambi tra dipartimenti, su un ordine, un progetto o un servizio al fine di eseguirlo in modo efficiente.
Come iniziare il processo
La motivazione, la competitività e la necessità di progresso sono i reali fattori di miglioramento. Il management può fungere da promotore e forza trainante per l'integrazione del Lean Office. Questo passaggio consentirà anche la formazione dei team, con acquisizione o sviluppo di competenze. Come primo passo è necessario “de-compartimentalizzare” i servizi.
Con gli attori, una volta individuati i flussi, è necessario riconoscere le lacune, il tempo perso o la non qualità, per attuare il miglioramento da parte del Lean Office.
Ad ogni problema o spreco individuato è necessario predisporre un'azione correttiva grazie al lavoro di squadra e permettere che il processo non si blocchi più. È inoltre necessaria l’eliminazione delle azioni che non portano alcun valore aggiunto. Ciò consente di creare nuove modalità di gestione qualitativa per ogni postazione di lavoro. È fondamentale, per applicare una gestione Lean office utilizzare lo strumento VSM (Value Stream Mapping) che permette di mappare i flussi e di evidenziare le attività a valore aggiunto e gli sprechi. VSM evidenzia problemi o ostacoli e impone il loro trattamento al fine di finalizzare i progetti e non procrastinare.
Per fare ciò è necessario analizzare la domanda o i feedback dei clienti (statistiche sul passato, evoluzione della domanda, possibili variazioni ecc.).
Si consiglia di utilizzare il Takt Time, che imposta il ritmo di ogni particolare processo. Successivamente, consente di stimare l'impiego di tempo di lavoro necessario, includendo le azioni correttive poste in essere dall'organizzazione. Ciò consente inoltre di fare affidamento su informazioni quantitative come indicatori di qualità e prestazioni. Il valore aggiunto è da definire per ogni processo. In ufficio, è necessario identificare, schematizzare e rendere visibile.
Confrontando il lead time e altri indicatori, l'azienda ottiene un rapporto di stress delle interazioni e può misurare l'entità dei progressi realizzati grazie alla gestione del Lean Office.
L’approccio Lean include il principio "One-piece-flow". Si tratta di dare priorità e concentrare i team su un'attività. In altre parole, non "destreggiarsi" tra i diversi e molti progetti che durano molto tempo. È più difficile garantire un risultato di qualità quando i team sono impegnat sui altri progetti simili, crea una perdita di tempo e persino di qualità. Questo è di difficile applicazione perché negli uffici sono presenti una moltitudine di compiti e interazioni. È quindi consigliabile identificare massimo 2 progetti prioritari e lavorare in squadra su di essi. Ciò ridurrà la perdita di tempo e quindi accelererà i profitti e i guadagni giornalieri. Il lavoro di squadra è importante, per realizzare il Lean Office, coordinando attori e servizi.
Infine, il Visual Management permette di mettere in evidenza tutti gli strumenti discussi in precedenza, favorendo la comunicazione e spingendo all'azione. L'importante è scegliere e definire gli elementi da rendere visibili (clienti, commesse, progetti, compiti del team, attività, work-in-progress...). Consente inoltre la gestione dei processi in tempo reale. Gli indicatori, infatti, consentono di monitorare quotidianamente lo stato di avanzamento dei progetti e dei processi. Evidenzia anche qualsiasi problema che può sorgere su base giornaliera. Il follow-up viene effettuato in un breve periodo di tempo e consente l'identificazione di sprechi o malfunzionamenti.
Per applicare questo, puoi impostare ad esempio tabelle visive, che sono comprensibili da tutti in pochi secondi.
Quali sono i vantaggi del Lean Office?
Il potenziale del Lean Office è tendere alla perfezione attraverso il miglioramento continuo. Non bisogna limitare il potenziale e le ambizioni del Lean Office perché possono sorprendere. Il Lean Office opera quotidianamente per ridurre gli sprechi, migliorare la qualità, il lavoro di squadra in ufficio così come l'organizzazione e tutti i servizi aziendali.
Questa formazione snella, strumenti e processi si applicano a tutte le funzioni, in tutti i settori.
L'approccio Lean permette di accelerare guadagni e profitti grazie alla chiusura più rapida dei progetti che libera risorse da reinvestire immediatamente. La necessità di capitale circolante diminuisce e viene promosso il lavoro di squadra. I progetti guadagnano in velocità e robustezza. Non sono necessarie risorse aggiuntive, tutto accade nell'organizzazione e nella comunicazione interna. Una volta che tutti questi processi sono in atto, l'organizzazione può identificare i "colli di bottiglia", ovvero un nuovo incidente nel processo ottimizzato dal Lean Office. In questo caso, tutti gli strumenti precedentemente messi in campo consentono un'immediata identificazione e un'efficace reattività. Cioè, fermati immediatamente in caso di un problema e lavora direttamente per risolverlo. La formazione in Lean Office è uno stato mentale, i problemi non sono quasi mai tecnici, i blocchi sono per lo più emotivi e non intellettuali.
Come ottenere il miglioramento continuo attraverso il Lean Office?
L'obiettivo è anche quello di sviluppare la versatilità, ossia far sì che la distribuzione dell'organizzazione sia equilibrata e continua per il raggiungimento degli obiettivi. Questo fa parte dei principi del metodo 5S che sono inclusi nel miglioramento dell'organizzazione per l'azienda, avvalendosi ad esempio della tabella delle competenze del team. Questo metodo evidenzia opportunità di formazione, gli esperti o lacune per prevedere un cambiamento o un’assenza e impedire così il blocco totale dell'azienda. Questo sistema favorisce la flessibilità e l’aiuto reciproco attraverso la formazione, implementando la maturità del team, tutti i dipendenti sono in linea con il processo e la direzione è quella del miglioramento. Nell'approccio 5S troviamo anche la risoluzione dei problemi organizzativi relativi all'ambiente di lavoro, dello stoccaggio, della pulizia e quindi della definizione di standard da rispettare.
Per andare oltre è possibile allestire animazioni, punti di coordinamento interservizi in modo da coinvolgere ogni attore dell'azienda. Per non parlare della parte ergonomica che è una vera leva di coinvolgimento per i lavoratori e strumento di miglioramento del loro benessere sul lavoro. L'ergonomia permette anche di organizzare gli spazi di lavoro in modo più produttivo, con il sistema FIFO office che permette di dare priorità alle cartelle secondo la logica "first-in first-out", o con il sistema di gestione Kanban. Queste tecniche possono essere digitali grazie a un software che raccoglie i dati e consente di visualizzare le variazioni degli indicatori in tempo reale, di misurare gli scostamenti per implementare azioni correttive o di continuare a migliorare il processo Lean all'interno dell'organizzazione.
Per sensibilizzare tutti i membri sull’approccio Lean, la soluzione migliore è trasmettere questi principi con una modalità divertente, in particolare attraverso giochi di formazione di gruppo al fine di sensibilizzare ogni lavoratore.
Il Lean Office è un approccio che semplifica i flussi amministrativi, riduce gli sprechi e integra il Visual Management nella vita aziendale di tutti i giorni.
Migliorare e prendere in considerazione il percorso del cliente implementerà notevolmente la qualità dei servizi dell'azienda.
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