À medida que as empresas crescem, a sua produção também aumenta. Se os processos, as instalações e a organização não acompanharem o ritmo, isso pode levar a fluxos de trabalho desorganizados, prazos não cumpridos e produtividade reduzida. Felizmente, existe uma solução que pode ajudar a racionalizar os processos de produção e a melhorar a eficiência: o método de planeamento KANBAN.
KANBAN é um termo japonês que significa “sinal visual” ou “mapa”. É um sistema de planeamento da produção que ajuda as empresas a gerir o seu fluxo de trabalho, visualizando as tarefas e limitando o trabalho em curso, ou seja, tornando a organização mais fluida. Ao utilizar os quadros e cartões Kanban, as equipas podem facilmente acompanhar o progresso das tarefas, identificar potenciais áreas problemáticas e dar prioridade ao trabalho.
Neste artigo, analisamos mais de perto o planeamento Kanban e a forma como este pode transformar a sua estratégia de produção e ajudá-lo a otimizar os seus fluxos de trabalho.
O que é o planeamento KANBAN e como funciona?
O planeamento KANBAN é um sistema de planeamento visual que ajuda as equipas a gerir e otimizar os seus fluxos de trabalho, produção, inventário e planeamento. Estes métodos de gestão foram originalmente desenvolvidos pela Toyota na década de 1950 para melhorar os seus processos de fabrico. O sistema baseava-se na ideia de produção “just-in-time”, o que significa que as peças só eram produzidas quando eram necessárias para o processo de fabrico. O planeamento KANBAN funciona através de um quadro KANBAN, que é essencialmente uma representação visual do workflow.
O quadro está dividido em colunas que representam as diferentes fases do processo de produção, tais como “A fazer”, “Em curso” e “Concluído”. Cada tarefa ou projeto é representado por um cartão que se desloca no quadro à medida que passa pelas várias fases do fluxo de trabalho. O objetivo é limitar o número de cartões em curso, permitindo uma gestão mais ágil das existências e garantindo a fluidez do trabalho.
O planeamento KANBAN baseia-se no princípio “pull”, em que a produção é puxada do fornecedor a jusante (cliente) para o fornecedor a montante. Isto significa que são as encomendas dos clientes que desencadeiam o fabrico de peças, enviando as encomendas a montante a partir da saída do produto.
Isto evita a sobrecarga dos membros da equipa e garante que as tarefas são concluídas a tempo. Ao limitar o trabalho em curso e visualizar as tarefas, as equipas podem estabelecer prioridades e concentrar-se nas tarefas mais importantes para a empresa.
As vantagens do planeamento KANBAN
A principal vantagem do método KANBAN é o facto de evitar a sobreprodução e as suas consequências. As matérias-primas, os componentes e os subconjuntos só serão fornecidos se houver uma procura de produção. Deste modo, é mais fácil estabelecer prioridades de trabalho e garantir que as tarefas são concluídas a tempo.
O planeamento KANBAN também ajuda a evitar a sobrecarga dos membros da equipa, limitando a quantidade de trabalho em curso de cada vez. Isto evita o esgotamento e assegura que as tarefas são concluídas nas condições corretas.
O método KANBAN promove a melhoria contínua, permitindo às equipas identificar e mapear os seus fluxos de trabalho e o seu potencial de otimização e melhoria.
Com o objetivo de aumentar a rotação das existências e reduzir o risco de perda de mercadorias e os custos de excesso de existências da empresa, o método FIFO (First In, First Out), que faz parte do planeamento KANBAN, permite gerir as existências retirando os artigos adquiridos em primeiro lugar. Em termos práticos, isso significa utilizar as mercadorias mais antigas antes das mais recentes. É possível utilizar os organizadores magnéticos LEANFLASH FIFOFILE e FIFO file como soluções de planeamento KANBAN.
Outra vantagem da programação KANBAN é a sua grande flexibilidade, que permite a sua utilização numa grande variedade de sectores e contextos. Quer se trate da gestão de uma equipa de desenvolvimento de software ou de uma fábrica, a programação KANBAN pode ajudá-lo a otimizar os seus fluxos de trabalho e a alcançar um maior sucesso.
Comparado com os métodos de planeamento tradicionais, o método KANBAN oferece várias vantagens: é uma ferramenta visual que todos podem compreender, reduz os tempos de execução em cada etapa e é um método rentável que não requer grandes investimentos.
O método KANBAN é também uma subcategoria do modelo de gestão de projetos “Agile”, que se baseia no desenvolvimento progressivo, no planeamento flexível, nos prazos mais curtos possíveis e na melhoria contínua. A abordagem scrum é também uma metodologia semelhante aos métodos Kanban, uma vez que se dedica à gestão de projetos e visa melhorar a produtividade das equipas e a otimização dos produtos.
A implementação do método KANBAN
A implementação do planeamento KANBAN na empresa é relativamente simples. A primeira etapa consiste em criar um quadro Kanban que represente o seu fluxo de trabalho. Os nossos quadros de visualização físicos permitem a execução do planeamento Kanban na sua empresa e estão disponíveis para venda no nosso sítio Web.
Por exemplo, nesta imagem, cada coluna pode representar uma fase do seu processo de produção.
O passo seguinte é preencher o quadro KANBAN que foi criado com tarefas ou projetos. Cada tarefa pode ser representada por um cartão que se move no quadro à medida que avança no fluxo de trabalho.
Por último, é importante rever regularmente o quadro KANBAN e efetuar as alterações necessárias. Isto otimizará o fluxo de trabalho e garantirá que as tarefas sejam concluídas a tempo. Pode ver imediatamente em que ponto se encontra.
Saiba mais sobre os nossos cartões KANBAN:
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Em resumo, o método Kanban baseia-se em 4 princípios fundamentais:
- Comece por fazer o que está a fazer agora: Como o método Kanban é bastante flexível, pode ser facilmente integrado em qualquer processo ou fluxo já existente e será otimizado graças ao princípio da melhoria contínua.
- Acordar a implementação de mudanças progressivas: É essencial que a equipa decida aceitar as mudanças introduzidas gradualmente, sob pena de criar descontentamento se as mudanças forem demasiado bruscas.
- Respeitar e comprometer-se com o processo, as funções e as responsabilidades atuais: Para evitar perturbações nas equipas, será necessário respeitar os papéis e as responsabilidades de cada um, utilizando uma metodologia e uma gestão eficaz.
- Incentivar a iniciativa e a liderança a todos os níveis: Quer se trate de funcionários ou de quadros superiores de uma organização, todos os atos de liderança devem ser encorajados.
A SESA SYSTEMS oferece-lhe uma vasta gama de produtos relacionados com o método de planeamento Kanban, bem como um Guia Kanban para aprofundar o assunto, fornecendo-lhe uma grande quantidade de informações adicionais para implementar os seus métodos Kanban.
