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Was ist Obeya ?

Obeya oder Obeya Room ist ein Konzept aus dem Lean Management, das in den 1970er Jahren von Toyota entwickelt wurde. Das Unternehmen suchte zu dieser Zeit verschiedene Möglichkeiten um seine Produktivität zu erhöhen, seine Qualität zu verbessern, Lieferzeiten zu verkürzen oder auch um Verschwendungen zu eliminieren. Alle Methoden und Prozesse die von Toyota angewendet wurden sind später auch von anderen Unternehmen aufgegriffen und angepasst worden, bis sie zu den Lean Management-Methoden wurden, die wir heute kennen. Das Ziel von Obeya ist die Effizienz und Leistung der verschiedenen Projektteilnehmer zu erhöhen. Tatsächlich ging Toyota davon aus, dass die unterschiedlichen Bereiche (Forschung und Entwicklung, Produktion, Qualität, …) generell an ein und demselben Projekt arbeiten. Da sich diese Bereiche an verschiedenen Orten im Unternehmen befinden (in anderen Büros, unterschiedlichen Stockwerken und manchmal sogar anderen Gebäuden), ist es für sie schwierig miteinander zu kommunizieren um Informationen auszutauschen. Dies bringt viel Hin und Her zwischen den Bereichen mit sich, das eindeutig als zu entfernende Verschwendung identifiziert werden kann.

Das Prinzip von Obeya besteht also darin, dass alle an einem Projekt beteiligten Akteure in einem großen Raum zusammenkommen, um sich zu treffen, auszutauschen und Informationen zu bündeln, um in meist kurzen, aber regelmäßig stattfindenden Treffen über eventuell auftretende Schwierigkeiten zu diskutieren, Entscheidungen zu treffen oder Lösungen zu finden.

Im Gegensatz zu klassischen Besprechungszimmern ist Obeya normalerweise projektspezifisch. Das bedeutet, dass sich immer die gleichen Mitarbeiter in dem Konferenzraum treffen und dass dieser nicht für die Nutzung von anderen Teams gedacht ist, da die zu einem Projekt gehörenden Dokumente eigentlich immer in diesem Raum bleiben.

Die Installation von Obeya im Unternehmen

Obeya wird immer an ein bestimmtes Projekt angepasst. Es gibt dementsprechend keine identischen Obeya Rooms, da für jedes einzigartige Projekt ein ebenso einzigartiger Raum gebraucht wird, der die verschiedenen Besonderheiten des Projektes berücksichtigt.
Nichtsdestotrotz weisen alle Obeya Rooms einige Gemeinsamkeiten auf:

• Er muss groß genug, damit alle Beteiligten darin Platz haben
• Er muss für jeden Mitarbeiter in einer guten Entfernung liegen um für alle gut erreichbar zu sein
• Dort befinden sich Tische und Stühle für die Schlüsselakteure des Projekts
• Dort befinden sich Büromaterialien und -möbel, sowie Magnettafeln, wichtige Dokumente für das Projekt oder Leistungsindikatoren (zum Beispiel für den Projektverlauf, Ziele, Planung der nächsten Schritte, …)
• Dort befinden sich auch für die Arbeit wichtige Materialien wie Computer, digitale Bildschirme mit Anzeigetafeln, die in Echtzeit aktualisiert werden, Drucker, etc.

Dank dieser Organisation können die Mitarbeiter gemeinsam Entscheidungen treffen, ohne Blockaden und ohne sich telefonisch oder per Mail austauschen zu müssen. Alle wichtigen Informationen, die mit dem Projekt zusammenhängen, sind für jeden in Reichweite und es wird keine Zeit mehr bei der Suche nach dem richtigen Dokument oder der richtigen Information verloren. Sämtliche Ziele und der Fortschritt des Projektes sind für jedermann sichtbar und in Echtzeit aktualisiert.

Wie nutzt man einen Obeya Room effizient ?

Ein Obeya Room kann entweder vor Beginn eines Projektes eingerichtet werden, an dem mehrere Mitarbeiter beteiligt sind oder im Verlauf eines bereits existierenden Projektes um dessen Verlauf und Abschluss zu vereinfachen. In jedem Fall ist Obeya keine eigenständige Lean-Methode, sondern muss in Kombination mit anderen Methoden wie der PDCA-Methode oder dem visuellen Managementrealisiert werden.
Die PDCA-Methode (oder kontinuierlicher Verbesserungsprozess) ermöglicht die Lösung von Problemen in 4 Etappen: Planung (Plan), Durchführung (Do), Überprüfung (Check), Verbesserung (Act). Obeya begünstigt die Anwendung dieser Methode, da die Bündelung der Mitarbeiter und Informationen an einem Ort es ermöglicht die Prozesse und Arbeitsmethoden zu verbessern und Probleme somit schneller zu beheben als wenn sich die Teams zwischen den einzelnen Bereichen austauschen müssten. Übrigens, da PDCA ein sich wiederholender Kreislauf ist (dargestellt durch den Demingkreis) muss Obeya zu einem Ritual gemacht werden. Das heißt dass die Meetings in regelmäßigen Zeitabständen in den Tagesablauf jedes Mitarbeiters integriert werden müssen um in sich selbst kleine PDCA-Kreisläufe zu bilden.

Die Vorteile von Obeya

Für ein Betriebsteam ist Obeya ein Hebel zur Verhaltensänderung, zur Mobilisierung, die auf der Verwaltung von Außenständen beruht. Obeya betont die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern und begünstigt gegenseitiges Zuhören und Teilhabenlassen. Fakten werden analysiert und Entscheidungen werden in besserer Kenntnis des gesamten Projekts getroffen. Die Teams finden gemeinsam Lösungen gegen Fehlfunktionen und Prioritäten sind besser definiert.

Obeya ist ein tolles Werkzeug um Mitarbeitern Verantwortung und Selbstständigkeit zu vermitteln. Diese legen ihre Verpflichtungen mit Blick auf die Ziele und Einschränkungen selbst fest. Sie sind verantwortlich vorausschauend zu planen und notwendige Warnungen zu äußern. Der Manager ist also nicht mehr derjenige der weiß, entscheidet und schlichtet, sondern er nimmt eine Position ein, bei der er sein Team herausfordern und dafür sorgen muss, dass alle Erfolgsfaktoren versammelt sind.

Dank Obeya ist das Team agiler. Sobald Informationen exakt sind, angezeigt und geteilt werden weist das Team mehr Effizienz bei der Reaktion auf Überraschungen auf. Im Falle einer strategischen Änderung oder einer Evolution des Aktivitätsflusses finden die Mitarbeiter schnell und gemeinschaftlich Mittel um die Prioritäten zu ändern, die nächsten Schritte zu planen und die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Schließlich treibt Obeya das Team zu einer ständigen Verbesserung an. Die Mitarbeiter geben selbst Auskunft über aussagekräftige Indikatoren. Sie messen ihr tatsächliches Leistungsniveau. Probleme sind sichtbar. Das Team kann dann gemeinsam mit seinem Manager Aktionspläne zur Lösung dieser Probleme festlegen und umsetzen. Und deren Auswirkungen auf die Leistung verfolgen.

Auf dem Weg zur Digitalisierung der Obeya Rooms ?

Je nach Situation und Unternehmen ist es nicht immer möglich einen Obeya Room einzurichten. Das ist vor allem der Fall, wenn mehrere Teams an unterschiedlichen geographischen Standorten miteinander arbeiten sollen. In diesem Fall kann Obeya digitalisiert werden. Dank der Entwicklung von kollaborativen Werkzeugen und der Onlinekommunikation ist es teilweise möglich Obeya zu digitalisieren. Durch die Ausstattung der Standorte mit Touchscreens, die groß und leistungsstark genug sind, und mit einer Software zur Bildschirm- und Informationsfreigabe ist es möglich alle Informationen an einem einzigen Ort zu bündeln. Idealerweise werden diese Hilfsmittel in Obeyas eingesetzt, die an jedem am Projekt beteiligten Standort einzeln installiert werden. Anschließend müssen interaktive Veranstaltungen durchgeführt werden, damit die verschiedenen Teams problemlos miteinander kommunizieren können. Dies erfordert unter anderem eine gute technische Ausstattung und ein gutes Internetnetzwerk an jedem Standpunkt. Eine Software zur Überwachung von Leistungsindikatoren wie SESAHUB kann im Netzwerk installiert und von den verschiedenen Teams gemeinsam genutzt werden. Es ist jedoch zu beachten, dass diese Lösung nur dann eingesetzt werden sollte wenn es unmöglich ist ein physisches Obeya zu erstellen, da dieses immer effektiver sein wird als ein digitales Obeya.

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