Obeya soba, prostor za združevanje za izboljšanje učinkovitosti projekta
Obeya soba, prostor za skupno delo za izboljšanje učinkovitosti projekta
Beseda "Obeya" pomeni "velika soba" v japonščini in predstavlja sodelovalni prostor, ki je primeren za izmenjavo informacij z namenom izboljšanja učinkovitosti ekipe po načelu Vizualnega vodenja.
PRENESITE KATALOG LEAN PODJETJE
Kaj je Obeya?
Obeya ali Obeya soba je koncept Lean Managementa, ki je bil razvit v 70. letih prejšnjega stoletja v Toyoti. V tistem času je podjetje iskalo različne načine za povečanje produktivnosti, izboljšanje kakovosti, zmanjšanje časovnih zamud in odpravo odpadkov. Vse metode in procesi, ki jih je Toyota uporabila, so bili kasneje prevzeti in prilagojeni s strani drugih podjetij, da bi postali metode Lean Managementa, ki jih poznamo danes.
V primeru Obeya je bil cilj povečati učinkovitost in uspešnost različnih udeležencev v projektu. Toyota je ugotovila, da različni oddelki (raziskave in razvoj, proizvodnja, kakovost ...) običajno delajo na istem projektu. Ker so ti oddelki običajno razporejeni na različnih mestih podjetja (različni pisarni, različna nadstropja in včasih celo različne stavbe), jim je težko komunicirati in izmenjavati informacije. To vodi do izmenjav in napotitev med oddelki, ki jih je mogoče jasno prepoznati kot odpadke, ki jih je treba odstraniti.
Načelo Obeya je torej zbrati vse akterje, ki sodelujejo v projektu, v eno veliko sobo, da se srečajo, izmenjajo informacije in razpravljajo o morebitnih ovirah, sprejemajo odločitve ali iščejo rešitve na sestankih, ki so običajno kratki, vendar periodični.
Za razliko od bolj tradicionalnih sejnih sob Obeya običajno deluje v projektni obliki. To pomeni, da gre za iste udeležence, ki se srečujejo v sobi, in ta soba ni namenjena delitvi z ekipami iz drugih projektov, saj dokumenti, povezani s projektom, običajno ostanejo v tej sobi.
Obeya prav tako izboljša dodano vrednost projekta, saj izpolnjuje pričakovanja stranke, zagotavlja kakovosten izdelek ali storitev, spodbuja inovacije itd.
Uvedba Obeya v podjetju
Uvedba Obeya je povezana s posameznim projektom. To pomeni, da ni dveh enakih Obeya sob, saj morajo biti sobe prilagojene specifičnostim vsakega projekta, če so projekti različni.
Kljub temu pa obstaja več lastnosti, značilnih za Obeya sobo:
- Morala bi biti dovolj velika, da sprejme vse udeležence projekta
- Morala bi biti ustrezno oddaljena od vseh udeležencev projekta, da bi bila dostopna vsem
- V njej so pisalne mize, mize in stoli, namenjeni ključnim akterjem projekta
- V njej so pisarniški materiali, kot so zasloni za obvestila, pomembni dokumenti za projekt ali kazalniki uspešnosti (na primer za spremljanje projekta, cilje, načrtovanje faz ...)
- V njej so tudi vsi pisarniški materiali, potrebni za delo ekip, kot so računalniki, povezani zasloni s nadzornimi tabelami, ki se posodabljajo v realnem času, tiskalniki itd.
Zaradi te organizacije lahko vsi akterji sprejemajo odločitve skupaj, iz oči v oči, brez točk blokad in brez potrebe po izmenjavi po elektronski pošti ali telefonu. Vse pomembne informacije o projektu so na voljo vsem in ni več izgube časa pri iskanju pravega dokumenta ali informacije. Vsi cilji in napredek projekta so vidni vsem in se posodabljajo v realnem času.
Kako učinkovito uporabiti Obeya sobo?
Uvedba Obeya sobe je lahko načrtovana bodisi pred začetkom projekta, ki zahteva več udeležencev, bodisi za že obstoječi projekt, da se olajša njegov potek in uspeh. V vsakem primeru Obeya ni sama po sebi metoda Lean, ampak mora biti zasnovana v povezavi z drugimi metodami, kot je metoda PDCA ali Vizualno vodenje.
Metoda PDCA (ali proces nenehnega izboljševanja) omogoča boljše reševanje težav v 4 korakih: Načrtovanje (Plan), Izvedba (Do), Preverjanje (Check), Dejanje (Act). Obeya spodbuja uporabo te metode, saj centralizacija akterjev in informacij na enem mestu izboljšuje procese in delovne metode ter omogoča hitrejše reševanje težav kot če bi ekipe izmenjavale informacije med oddelki. Poleg tega metoda PDCA deluje v kontinuiranem ciklu (kot je prikazano s Demingovim kolesom), zato mora biti Obeya ritualizirana, kar pomeni, da morajo biti ti sestanki vključeni v urnike vsakega sodelujočega v rednih intervalih, da tvorijo majhne cikle PDCA.
Pričakovane koristi Obeya
Za funkcionalno ekipo je Obeya vzvod za spremembo vedenja, mobilizacijo, ki temelji na upravljanju nalog. Obeya povečuje sodelovanje med člani ekipe. Poslušanje in izmenjava sta spodbujena, dejstva so analizirana in odločitve so sprejete v boljšem poznavanju celotnega projekta. Ekipe skupaj najdejo rešitev za težave in prednostne naloge so bolje opredeljene.
Obeya je odlično orodje za odgovornost in samostojnost sodelavcev. Ti sami določajo svoje obveznosti glede na cilje in omejitve. Odgovorni so za napovedovanje svojih dejanj in dajanje potrebnih opozoril. Manager preide iz položaja tistega, ki ve, ki odloča in arbitra, v položaj, kjer mora izzivati svojo ekipo in zagotoviti, da so vsi pogoji za uspeh izpolnjeni.
Z Obeyo ekipa postane bolj agilna. Ker so informacije prikazane, natančne in deljene, ekipa izkazuje večjo učinkovitost pri odzivanju na nepričakovane situacije. Ob spremembi strategije ali spremembi tokov aktivnosti, sodelavci hitro in kolektivno najdejo rešitve za prilagoditev prioritet, načrtovanja nalog in iskanje pravih odločitev.
Na koncu Obeya mobilizira ekipo za nenehno izboljševanje. Sodelavci sami izpolnjujejo ustrezne kazalnike. Merijo svojo dejansko uspešnost. Težave so vidne. Ekipa lahko nato skupaj s svojim managerjem določi in izvaja akcijske načrte za reševanje teh težav ter spremlja njihov vpliv na uspešnost.
Pot v digitalizacijo Obeya sob?
Glede na situacijo in podjetja ustvarjanje Obeya ni vedno možno. To velja predvsem takrat, ko več ekip, ki so geografsko oddaljene, sodelujejo pri projektu. V tem primeru je mogoče Obeya digitalizirati. Z razvojem orodij za sodelovanje in spletno komunikacijo je delna digitalizacija Obeya možna. Z opremo različnih lokacij z dovolj velikimi in zmogljivimi zasloni na dotik ter programsko opremo za deljenje zaslona in informacij je možno centralizirati podatke na enem mestu. Idealno bi bilo, da se ta orodja nameščajo v Obeya sobe, ustvarjene posebej na vsakem mestu, kjer se ekipa srečuje pri projektu. Nato je treba organizirati interaktivne dogodke, ki omogočajo ekipam, da komunicirajo med seboj. To zahteva dobro računalniško opremo in dober internetni dostop v vsaki strukturi. Programi za spremljanje kazalnikov uspešnosti, kot je SESAHUB, se lahko nato namestijo na omrežje in delijo med različnimi ekipami. Vendar pa je pomembno upoštevati, da je ta rešitev primerna le, če je ustvarjanje fizične Obeya nemogoče, saj je fizična Obeya vedno bolj učinkovita od digitalne.
PRENESITE KATALOG LEAN PODJETJE
Optimirajte svoje procese in izboljšajte svojo učinkovitost!
Odkrijte vsa naša orodja, tehnične metode in izdelke, namenjene LEAN metodam, ki vam pomagajo izboljšati obvladovanje tokov, ergonomijo, kakovost življenja na delovnem mestu, produktivnost in kakovost. Odkrijte vse praktične aplikacije, orodja, ki jih je treba uvesti, in vse naše nasvete na naših področjih strokovnega znanja.
Potrebuješ več informacij?
Ne oklevajte, da nas kontaktirate, če želite več informacij ali prilagojeno svetovanje.
Naši strokovnjaki so vam na voljo.
