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Che cos'è l'Obeya?

L'Obeya o Obeya Room è un concetto di Lean Management sviluppato negli anni '70 da Toyota. In quel periodo, l'azienda cercava in vari modi di aumentare la produttività, migliorare la qualità, ridurre i tempi, e anche di eliminare gli sprechi. Tutti i metodi e processi applicati da Toyota sono stati successivamente adottati e adattati da altre aziende per diventare i metodi di Lean Management che conosciamo oggi.
Nel caso dell'Obeya, l'obiettivo era aumentare l'efficacia e la performance dei vari attori coinvolti in un progetto. Infatti, Toyota partiva dal fatto che diversi reparti (ricerca e sviluppo, produzione, qualità...) lavorano generalmente su un progetto comune. Questi reparti si trovano in luoghi diversi dell'azienda (diversi uffici, piani diversi e talvolta anche edifici separati), quindi è difficile comunicare per scambiarsi informazioni. Ciò porta a scambi e andirivieni tra i vari reparti, che possono chiaramente essere identificati come sprechi da eliminare.
Il principio dell'Obeya è quindi quello di raccogliere tutti gli attori coinvolti in un progetto in una grande sala comune per incontrarsi, scambiarsi idee e condividere informazioni per discutere di eventuali blocchi, prendere decisioni o trovare soluzioni durante riunioni brevi ma periodiche.
A differenza delle sale riunioni più tradizionali, l'Obeya funziona generalmente in modalità progetto. Cioè, si tratta degli stessi attori che si incontrano nella sala e quest'ultima non è destinata ad essere condivisa con team di un altro progetto, poiché i documenti relativi al progetto rimangono generalmente in quella sala.
L'Obeya migliora anche il valore aggiunto del progetto rispondendo alle aspettative del cliente, fornendo un prodotto o un servizio di qualità, innovando, ecc.

Implementazione di un'Obeya in azienda

L'implementazione di un'Obeya avviene relativamente a un progetto specifico. Cioè, non esistono due Obeya identiche, poiché se i progetti sono diversi, le sale devono esserlo altrettanto per tenere conto delle specificità di ciascun progetto.
Tuttavia, esistono diverse caratteristiche comuni all'Obeya Room:

• Deve essere abbastanza grande per ospitare i vari attori del progetto
• Deve essere situata a una distanza adeguata da ogni attore del progetto, in modo da essere facilmente accessibile a tutti
• Ci sono scrivanie, tavoli e sedie dedicate ai vari attori chiave del progetto
• Ci sono attrezzature e arredi come lavagne, documenti importanti per il progetto o anche indicatori di performance (ad esempio per il monitoraggio del progetto, obiettivi, pianificazione delle fasi...)
• Ci sono anche tutte le attrezzature necessarie per il lavoro del team come computer, schermi connessi con cruscotti aggiornati in tempo reale, stampanti, ecc.

Grazie a questa organizzazione, tutti gli attori possono prendere decisioni insieme faccia a faccia senza punti di blocco e senza la necessità di scambiarsi email o telefonate. Tutte le informazioni importanti relative al progetto sono disponibili a portata di mano e non c'è più perdita di tempo nel cercare il documento giusto o l'informazione giusta. Tutti gli obiettivi e il progresso del progetto sono visibili a tutti e aggiornati in tempo reale.

Come utilizzare efficacemente un'Obeya Room?

L'implementazione di un'Obeya Room può essere prevista o in anticipo su un progetto che richiede vari attori, o su un progetto già esistente per facilitarne lo svolgimento e il completamento. In entrambi i casi, l'Obeya non è un metodo Lean di per sé, ma deve essere pensata in combinazione con altri metodi come il metodo PDCA o anche il Management Visuel.
Infatti, il metodo PDCA (o processo di miglioramento continuo) aiuta a risolvere i problemi seguendo 4 fasi: Pianificazione (Plan), Realizzazione (Do), Verifica (Check), Azione (Act). L'Obeya favorisce l'applicazione di questo metodo perché la centralizzazione degli attori e delle informazioni in un unico posto migliora i processi e i metodi di lavoro, risolvendo i problemi molto più velocemente rispetto a quando i team devono scambiarsi informazioni tra i vari reparti. Inoltre, il PDCA segue un ciclo continuo (come illustrato dalla ruota di Deming), per cui è necessario che l'Obeya sia ritualizzata, cioè che queste riunioni siano integrate nei calendari di ciascun membro del team a intervalli regolari, formando piccoli cicli PDCA all'interno di sé stessa.

I benefici di un'Obeya

Per un team funzionale, l'Obeya è un leviatore di trasformazione dei comportamenti, di mobilitazione, basato sulla gestione dei carichi di lavoro. L'Obeya enfatizza la collaborazione tra i membri del team. L'ascolto e la condivisione sono favoriti, i fatti vengono analizzati e le decisioni vengono prese con una migliore conoscenza del progetto nel suo complesso. I team trovano insieme una soluzione ai disfunzionamenti e le priorità vengono meglio definite.
L'Obeya è uno strumento eccezionale per responsabilizzare e rendere autonomi i collaboratori. Questi definiscono da soli i loro impegni in base agli obiettivi e alle restrizioni. Sono responsabili di anticipare le loro azioni e di inviare gli avvisi necessari. Il manager passa quindi da una posizione in cui sa, decide e arbitra, a una posizione in cui deve sfidare il suo team e fare in modo che tutte le condizioni per il successo siano soddisfatte.
Grazie all'Obeya, il team diventa più agile. Poiché le informazioni sono visibili, precise e condivise, il team mostra maggiore efficienza nel rispondere agli imprevisti. In caso di un cambiamento strategico o un'evoluzione dei flussi di lavoro, i collaboratori trovano rapidamente e collettivamente soluzioni per rivedere le priorità, la pianificazione delle attività e chiedere gli opportuni aggiustamenti.
Infine, l'Obeya mobilita il team sul miglioramento continuo. I collaboratori registrano loro stessi gli indicatori pertinenti. Misurano il loro livello di performance reale. I problemi sono visibili. Il team può quindi, con il suo manager, definire e attuare i piani d'azione per risolverli e monitorare l'impatto sulla performance.

Verso una digitalizzazione delle Obeya Rooms?

A seconda delle situazioni e delle aziende, la creazione di un'Obeya non è sempre possibile. Questo è particolarmente il caso quando diversi team situati in luoghi geograficamente distanti devono lavorare insieme. In tal caso, l'Obeya può essere digitalizzata. Grazie allo sviluppo di strumenti collaborativi e di comunicazione online, è parzialmente possibile digitalizzare l'Obeya. Dotando i vari siti di schermi touch abbastanza grandi e performanti e di software per la condivisione di schermi e informazioni, è possibile centralizzare i dati in un unico posto. Idealmente, questi strumenti vengono implementati in Obeya create appositamente in ogni sito coinvolto nel progetto. Successivamente, devono essere organizzati eventi interattivi che permettano alle diverse squadre di comunicare facilmente tra loro. Ciò richiede, tra le altre cose, buona attrezzatura informatica e una buona connessione internet in ogni struttura. Software di monitoraggio degli indicatori di performance come SESAHUB possono essere installati sulla rete e condivisi tra i diversi team. Tuttavia, è importante notare che questa soluzione è da preferire solo se la creazione di un'Obeya fisica è impossibile, poiché quest'ultima sarà sempre più efficace di un'Obeya digitale.

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