Con lo sviluppo dei servizi online le aziende si muovono sempre più verso la Fabbrica del Futuro. I processi vengono digitalizzati e passano da un supporto fisico a un supporto digitale. È il caso del Digital Visual Management, che è una vera e propria estensione digitale del Visual Management tradizionale.
Cos'è il Visual Management?
Prima di definire il Digital Visual Management è opportuno richiamare le basi del Visual Management. Il Visual Management è un tipo di gestione basato sul principio secondo il quale l’essere umano tende a trattenere e comprendere meglio le informazioni visive. In media, infatti, conserviamo il 10% di ciò che leggiamo, il 20% di ciò che sentiamo e il 30% di ciò che vediamo. Non è un caso che i software e le applicazioni che utilizziamo oggi optino per pittogrammi anziché menù testuali. È il caso, ad esempio, della ruota dentata che rappresenta le impostazioni o della lente d'ingrandimento che rappresenta la ricerca. Questi pittogrammi visivi sono più impattanti e più facilmente riconoscibili dagli utenti. Allo stesso modo, il Visual Management ha lo scopo di facilitare la trasmissione di informazioni tra un gran numero di persone indipendentemente dal loro ruolo. Per questo si basa su diverse tecniche di comunicazione. Il Digital Visual Management è quindi l’estensione digitale di questo sistema. Si affida a strumenti informatici connessi per recuperare le informazioni e sincronizzarle con tutti i terminali su cui devono essere diffuse. Concretamente può trattarsi di uno schermo collegato che mostra gli obiettivi di produzione e l'avanzamento delle squadre rispetto a questi ultimi. Che sia digitale o classico, il Visual Management mira a migliorare l'accesso alle informazioni e quindi a facilitare il processo decisionale, ma serve anche a migliorare le prestazioni dei team attraverso il visual management. Grazie al Digital Visual Management, le stesse informazioni possono essere diffuse in più luoghi diversi (dipartimenti diversi, sedi diverse e persino tra i dipendenti in telelavoro).
Quali sono i vantaggi del Digital Visual Management rispetto al Visual Management tradizionale?
L’implementazione del Digital Visual Management all’interno della tua azienda porta diversi vantaggi:
- Maggiore autonomia dei team: i team hanno accesso alle informazioni e sanno cosa fare e come farlo. Acquisiscono quindi autonomia.
- Visualizza immediatamente processi e rischi e lavora in modo più efficace per rispettare i processi ed evitare rischi.
- Migliorare le prestazioni del team: i team non lavorano più alla cieca e possono monitorare i propri risultati in tempo reale rispetto agli obiettivi prefissati per raggiungerli e superarli più facilmente. È più facile identificare il divario tra la situazione ideale e la situazione reale. Non è più necessario aspettare per fare il punto sui risultati con un manager perché queste informazioni sono immediatamente disponibili.
- Stato d'animo della condivisione delle informazioni tra i team.
- L'immediatezza delle informazioni in luoghi diversi. Grazie alla connessione permanente dei diversi dispositivi alla rete, le informazioni vengono istantaneamente diffuse e disponibili su tutti gli schermi connessi. Sta poi a te installarli in ogni luogo dove necessario!
- Automazione della raccolta e diffusione delle informazioni. Grazie a diversi sistemi di produzione o di reporting è possibile automatizzare la raccolta delle informazioni, sia in un approccio Lean Manufacturing nelle aziende produttive che in un approccio Lean Office nel settore terziario. Una volta raccolti, i dati possono essere facilmente diffusi tramite software come SESAHUB in più posti e istantaneamente.
- Aggiornamento automatico dei KPI e loro tracciamento in tempo reale da qualsiasi luogo. Grazie alla connessione permanente alla rete, i dati raccolti possono essere aggiornati sulle diverse tabelle e indicatori di monitoraggio, in tempo reale online. Un manager può quindi conoscere le prestazioni di ogni squadra e identificare a colpo d'occhio le aree di miglioramento.
- La riduzione del tempo impiegato nelle riunioni per lo scambio di informazioni. Il fatto che molte informazioni siano disponibili da qualsiasi luogo riduce anche il tempo trascorso nelle riunioni. Ad esempio, nel caso di un'azienda internazionale che lavora con team all'estero, spesso è necessario organizzare punti regolari per monitorare l'avanzamento dei progetti, o le prestazioni di ciascun team, e coordinarli. Se tutte le informazioni necessarie sono accessibili, la durata delle riunioni e la loro frequenza possono quindi essere ridotte. Lo stesso vale se è necessario recarsi in diverse sedi all'estero per fare il punto con le diverse squadre. Questi viaggi possono essere meno frequenti e costituire quindi un risparmio di denaro e di tempo.
Come impostare il Digital Visual Management?
Per impostare un progetto di Digital Visual Management è idealmente necessario partire dall'esistente Visual Management e implementarne la controparte digitale grazie agli strumenti dell'Industria 4.0. Se non hai ancora attivato il Visual Management nella tua azienda, puoi seguire la nostra guida "Fai parlare i tuoi indicatori di performance con il visual management" per configurarlo nella tua azienda. In ogni caso, per ogni dipartimento interessato ci sono diversi passaggi per implementare il Digital Visual Management:
- Stabilisci gli obiettivi: il primo passo è stabilire obiettivi per il tuo dipartimento o team. Quali obiettivi vuoi raggiungere per il tuo reparto contabilità? Per il tuo reparto marketing? Per il tuo reparto produttivo?... Gli obiettivi definiti devono essere definiti secondo il metodo SMART. Consiste nel definire obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e definiti temporalmente.
- Determina i tuoi KPI: Una volta definiti gli obiettivi, è necessario determinare gli indicatori di performance da monitorare e lavorare su quelli che ti permetteranno di raggiungere gli obiettivi prefissati. Questi indicatori dovrebbero consentirti di gestire il tuo lavoro su base giornaliera.
- Imposta la tua dashboard: crea quindi una dashboard per centralizzare tutti i KPI e gli obiettivi definiti in modo che possano essere visti e seguiti da tutti. Nel caso del Digital Visual Management, è rilevante utilizzare più schermi collegati per visualizzare queste informazioni in più luoghi (e anche siti geograficamente distanti) per avere una visione globale e aggiornata in tempo reale. SESA SYSTEMS offre una gamma di schermi connessi e il software SESAHUB per consentirti di configurare facilmente la tua dashboard!
- Fare il punto regolarmente: infine, l'ultimo passo è fare il punto della situazione come squadra a intervalli regolari. Ad esempio, un aggiornamento settimanale permette di rivedere l'evoluzione dei KPI, di seguire il lavoro di ciascuno e di situarsi rispetto agli obiettivi definiti. È anche un’opportunità per mettere in atto azioni volte ad alzare l’asticella se vediamo che diversi indicatori sono in rosso. Se alla data prefissata alcuni dei tuoi obiettivi non vengono raggiunti, allora sarà necessario verificare la pertinenza dei KPI utilizzati e identificare quali fattori hanno impedito il raggiungimento degli obiettivi.
Se vuoi andare oltre, puoi consultare le nostre pagine di Visual Management e Digital Visual Management o contattare uno dei nostri project manager se vuoi essere aiutato a implementare il Visual Management nella tua azienda.
