L'ambiente di lavoro può essere un fattore determinante per la produttività dei dipendenti e per la loro motivazione quotidiana. Gli spazi di lavoro sono i luoghi in cui trascorriamo la maggior parte del nostro tempo e delle nostre giornate. È quindi importante analizzare l'ambiente, il benessere dei dipendenti, la disposizione, le postazioni di lavoro e le attrezzature dei dipendenti. La creazione di una piacevole cultura aziendale favorevole alla produttività è una reale opportunità per tutti gli stakeholder di un'azienda.
Dare priorità all'organizzazione del lavoro con i mobili
Inizialmente, va analizzata e semplificata l'organizzazione amministrativa per standardizzare e dare priorità ai compiti a tutti i livelli. Molte tecniche e processi consentono importanti miglioramenti, come la metodologia 5S. Il Lean Office è uno stato mentale, comprende l'organizzazione del lavoro, la disposizione degli uffici e delle stanze, l'ergonomia e molto altro!
È stato dimostrato che è più facile essere efficienti e creativi in un ambiente ben organizzato che in uno spazio ordinato e organizzato. Che sia a casa o in ufficio, l’ordine è fondamentale per una buona organizzazione personale o di reparto. Si spreca meno tempo a cercare il documento giusto o lo strumento giusto, quindi l’operatività è velocizzata. La semplificazione delle attività amministrative, la riduzione degli sprechi, compresi quelli di tempo, e una migliore organizzazione sono tutte componenti necessarie per il corretto funzionamento di un'impresa. Basta impostare un processo collettivo che sia ancorato alla cultura dell'impresa.
Ergonomia e Benessere prima di tutto!
L'ottimizzazione deve comprendere anche la nozione di ergonomia attraverso un arredamento per ufficio adeguato. Questa è una necessità per il benessere di tutti gli individui sul lavoro e per la produttività, riducendo inoltre gli infortuni sul lavoro, le malattie e/o il dolore (DMS).
Questo investimento può influire direttamente sull'aumento sull’assenteismo, sull'ottimizzazione del lavoro e sul fatturato. È necessario identificare le posture e le attrezzatura necessaria per ogni dipendente, team ecc. L'ergonomia può essere integrata dai sedili regolabili e supporti mobili per schermo. Non bisogna poi dimenticare di combinare le tecnologie nel processo di ergonomia. Sempre più aziende stanno optando per postazioni di lavoro regolabili in altezza per favorire il benessere degli operatori. Ad esempio, le scrivanie elettriche sono totalmente adattate all'approccio ergonomico. Questi principi fanno parte del Lean Office, che promuove il benessere, la salute e l'innovazione nelle condizioni di lavoro di ogni individuo secondo le sue specifiche esigenze.
Perché uno spazio per la creatività?
Lo spazio della creatività è importante per promuovere l'innovazione interna. Questo favorisce il brainstorming, la dinamica creativa all'interno di un team, un dipartimento. Questo spazio collettivo consente ai dipendenti di avere nuove idee, promuovere la discussione e innovare. Lo spazio, l’arredamento e la disposizione della stanza sono tutti fattori che influenzano l'efficienza e la produttività.
In qualsiasi tipo di posizione, è necessario il pensiero creativo, perché consente di essere più flessibili e versatili. Quando c'è un problema, o quando si persegue il miglioramento continuo, essere creativi permette di trovare soluzioni più velocemente o in modo più innovativo.
Lo spazio dedicato alla creatività non è necessariamente una stanza o un luogo specificamente assegnato. Può essere convertibile e modulare. Gli spazi aperti e gli uffici possono essere organizzati direttamente senza intaccare le aree operative. Il design corretto invita naturalmente al processo creativo. Un ufficio elegante con strumenti "snelli" che semplificano l'organizzazione del lavoro è motivante ed efficiente. Organizzare lo spazio e dare energia a luoghi, uffici e servizi può davvero migliorare lo spazio di lavoro per tutti.
Lo spazio creativo è un luogo di condivisione e apprendimento
È importante, per promuovere gli scambi e il comfort, che i mobili siano dinamici e modulari per creare uno spazio accogliente integrando il digitale per un migliore lavoro collaborativo. Lo spazio della creatività porta innovazione, iniziativa e stimola intelligenza collettiva.
Gli spazi di lavoro sono anche una vetrina per la cultura aziendale. Se il layout e i locali sono progettati per il benessere dei dipendenti, questo si farà sentire immediatamente. Durante una riunione con un cliente, un fornitore o un colloquio, l'ambiente gioca un ruolo importante. Può trasmettere al un interlocutore la capacità dell’azienda di reinventarsi. I locali possono essere rappresentativi di metodologie innovative di lavoro o di gestione. Un candidato può quindi proiettare se stesso, un partner o un cliente può più semplicemente percepire un senso di fiducia e identificarsi con i valori dell’azienda.
6 caratteristiche per allestire uno spazio creativo
- Movimento: creare uno spazio che permetta di essere flessibile, di adattarsi a qualsiasi tipo di scambio e configurazione. La stanza deve poter essere modulabile per ogni tipologia di utilizzo.
- Design: i colori influenzano la nostra creatività, e questo è risaputo! Lo stesso vale per le forme o la disposizione della stanza, sentirsi a proprio agio è importante per essere ancora più creativi.
- Illuminazione: adattare l'illuminazione all'ambiente, assicurarsi che non sia troppo aggressiva per gli occhi di tutti.
- Volume: lo spazio creatività è un luogo di scambio; l'installazione di pannelli acustici permette di vivere lo spazio senza essere disturbati dal rumore circostante. Uno "spazio della creatività" può essere efficacemente utilizzato in gruppo o individualmente. Lo spazio della creatività può essere visto come un laboratorio. Ogni individuo lo usa a modo suo per migliorare la creazione, il pensiero e la concentrazione. Ciò consente alle idee di emergere o di essere più produttivi. Occorre quindi saper rispettare ogni “laboratorio” sia in gruppo che da soli.
- Ergonomia: Un punto essenziale per il benessere di tutti. Consente di integrare un processo dinamico per ogni individuo. Le esigenze ergonomiche sono tutte diverse a seconda delle postazioni, degli uffici, dei collaboratori, delle stanze, dei luoghi, occorre quindi analizzare tutti gli spazi e il loro utilizzo.
- Tecnologia: Gli strumenti digitali sono parte integrante degli spazi della creatività, sono necessari per la riflessione, la condivisione e lo scambio tra i lavoratori, perciò non vanno trascurati! Per il brainstorming, gli incontri è utile adottare soluzioni tecnologiche come una lavagna digitale, al fine di favorire lo scambio e la comunicazione. Una lavagna può anche essere fisica, tuttavia le azioni possono essere più limitate rispetto a uno strumento digitale.
Tutti questi punti sono criteri essenziali per accompagnare e creare un ambiente motivante e dinamico in azienda.
