Quelques mots sur les tableaux de bord et les KPI

On peut retrouver plusieurs types de tableaux de bord, tout dépend si on se situe dans un objectif à court, moyen ou long-terme.

Court terme - Tableau de bord opérationnel

Il s’agit d’un moyen de mesure des processus et des performances en temps réel au sein d’une entreprise. Ce tableau de bord offre la possibilité d’avoir une vision globale des objectifs de performances fixés et s’ils sont atteints ou non. Les KPI qui figurent dans ce tableau de bord permettent donc de résoudre très rapidement les problèmes liés à des difficultés internes. Ce tableau de bord opérationnel est le plus utilisé car il est le plus utile pour les différentes équipes d’une entreprise au quotidien.

Moyen/long-terme - Tableau de bord de contrôle des coûts

Également appelé tableau de bord de gestion, ce tableau de bord permet de mettre en évidence les différences entre les prévisions et la réalité. Il doit être capable d’analyser les causes de ces écarts et de pouvoir apporter des solutions à mettre en place afin de pallier ces différences. Le tableau de bord de contrôle des coûts a donc un objectif plus centré sur l’aspect financier des entreprises.

Long terme - Tableau de bord stratégique

Le but est ici de proposer une vision globale des résultats de l’entreprise sur une période relativement longue. Ce tableau de bord est une synthèse de tous les résultats obtenus pour faciliter la prise de décision du côté des dirigeants d’une entreprise. Il peut être consulté régulièrement comme ponctuellement ; mais ce qui est sûr, c’est que c’est un indispensable à avoir lors des réunions de pilotage stratégique.

Comment choisir ses KPI ?

Outre le choix du type de tableau de bord que l’on souhaite mettre en place, il est aussi question de bien choisir ses indicateurs. Il n’existe pas de liste exhaustive ni de liste d’indicateurs idéaux à intégrer à son tableau de bord. L’entreprise doit réfléchir à son projet en amont pour définir ses objectifs. Une fois ces derniers clairement définis, elle pourra choisir le type de tableau de bord et les KPI à intégrer. Il existe des dizaines de KPI dans chaque domaine, alors qu’un tableau de bord ne doit pas en afficher plus de quelques-uns. Il faut donc être minutieux dans son choix d’indicateur. Ce dernier doit obligatoirement relever des données pertinentes, le mauvais choix d’indicateurs peut alors être très préjudiciable car des KPI mal sélectionnés peuvent occulter les indicateurs qui seraient, eux, plus pertinents par exemple. Une fois les données récoltées, il est possible de les analyser pour en retirer des informations pertinentes pour la prise de décision.

Nous vous incitons vivement à appliquer quelques conseils génériques pour choisir vos indicateurs. Ils doivent être :

• Fiables : Pour cela, il suffit de se fonder sur des données quantitatives correctement collectées. Un KPI est, en fin de compte, un relevé métrique.
• Simples et clairs : L’indicateur doit être compréhensible par le plus grand nombre. Les données importantes doivent pouvoir être identifiées au premier coup d’œil.
• Non manipulables : L’indicateur doit être factuel, c’est-à-dire qu’il doit correspondre à une réalité qu’on peut évaluer avec des outils quantitatifs.
• Progressifs et évolutifs : Le KPI ne peut pas être figé dans le temps, il doit évoluer. Autrement, cela signifie qu’il a été mal choisi ou que l’entreprise rencontre des difficultés.
• Pertinents : Un bon indicateur est un indicateur bien choisi. Le but d’un tableau de bord est d’aider à l’atteinte d’objectifs et à la prévision. Un indicateur doit donc contribuer de manière significative aux prévisions que fait une entreprise. Dès qu’un problème est relevé, l’entreprise doit mettre en œuvre une action corrective.

Concrètement, quels KPI peut-on retrouver dans un tableau de bord ?

Quelques exemples :

Il s’agit ici d’une liste très réduite d’indicateurs. On peut considérer qu’il en existe entre une vingtaine et une trentaine selon le domaine/service dans lequel une entreprise se positionne.

Comment construire un tableau de bord ?

Il ne suffit pas de posséder les « bons indicateurs » pour réussir à mettre en place un tableau de bord efficace. Il s’agit d’un outil avec une visée collaborative très forte, c’est pourquoi il convient pour une entreprise de prendre en compte les étapes suivantes :

Définir les objectifs

C’est l’étape de départ déjà mentionnée précédemment. Il est crucial de déterminer en amont la finalité de ce tableau de bord. Est-il question de suivi à court ou moyen/long-terme ? Il faut choisir entre un tableau de bord opérationnel, de contrôle des coûts, ou stratégique. Ce choix doit se faire en concordance avec les objectifs de l’équipe ou de l’entreprise. Pour réussir cette étape, il est indispensable de communiquer correctement en interne. Cela va conditionner les indicateurs qui figureront sur le tableau de bord, la manière dont ils seront présentés ainsi que leur évolution.

Choisir ses indicateurs

Si les objectifs sont précisément définis, alors le choix d’indicateurs devient relativement simple. En général, les KPI répondent de manière très concrète à des problématiques et vont à l’essentiel. Par exemple, un indicateur peut être dédié au nombre d’arrêts sur une chaîne logistique, un autre peut être consacré aux revenus bruts.

Créer son tableau de bord

Une fois la construction en place, il faut construire le tableau de bords. Cette étape passe par le choix d’un outil ou d’une plateforme. Il peut s’agir de logiciels ou de sites internet proposant ce service. Dans tous les cas, le tableau de bord devra s’appuyer sur quelques fonctionnalités essentielles :

• Une base de données. Les tableaux de bords ont besoin de base de données pour stocker les informations.
• Une fonctionnalité collaborative. Les collaborateurs doivent pouvoir accéder au tableau de bord pour le consulter et éventuellement y contribuer.
• Un module de rapports pour pouvoir compiler et traiter les données récoltées. Cela peut se faire par le biais de statistiques, de graphiques…

Préparer la présentation de son tableau de bord

Maintenant que le squelette du tableau de bord est établi (objectifs, indicateurs, plateforme), il convient de penser à son organisation. Cette organisation passe par une mise en forme et une hiérarchisation des indicateurs. Souvent, les entreprises privilégient des indicateurs présentés sous formes de « graphiques » et avec des couleurs. Ce mode de fonctionnement, particulièrement visuel, permet de constater les évolutions et de voir comment l’entreprise (ou le service) se situe par rapport aux résultats passés ou aux objectifs. Particulièrement aguerris sur le Management visuel, nous vous invitons à prendre connaissance de nos articles sur le sujet.

Quels sont les bénéfices d'un tableau de bord ?

Le premier avantage ne fait aucun doute et correspond à l’amélioration des performances de manière générale. L’approche quantitative des activités et résultats de l’entreprise leur permet de rapidement identifier les points de blocage et d’y remédier. Le suivi qu’offre un tableau de bord aide particulièrement à observer les résultats sur les indicateurs, résultats qui peuvent souvent découler de la mise en place de plans d’actions (notamment avec la méthode PDCA). Les tableaux de bords permettent d’avoir un suivi efficace des performances d’une entreprise, ce qui leur permet de se positionner dans une démarche d’amélioration continue.

Les KPI offrent également la possibilité d’avoir accès à des informations importantes auxquelles une entreprise n’a pas naturellement accès. Par exemple, les indicateurs peuvent révéler la saisonnalité d’une entreprise en fonction de ses activités. Il s’agit là d’un critère essentiel à prendre en compte pour le fonctionnement optimal d’une entreprise.

D’autre part, les tableaux de bord ont un aspect collaboratif très fort. Ils permettent un accès régulier aux résultats, grandement dus au travail des collaborateurs. Ces derniers sont donc plus facilement valorisés, ce qui est source d’un engagement plus fort envers l’entreprise au quotidien. Entretenir la motivation des employés et participer à la valorisation de leur travail est une pratique qui se répercute indirectement sur les performances d’une entreprise.

Ce que nous pouvons vous apporter

En tant que pionniers dans la pratique du Lean Management, nous sommes particulièrement sensibles aux questions d’amélioration des performances dans les entreprises. Pour cela, nous avons développé l’interface SESAHUB, qui vous permet, parmi plusieurs fonctionnalités, d’élaborer des tableaux de bord optimaux. Dans le cas de SESAHUB, c’est un tableau de bord connecté à tous les écrans de votre entreprise. En effet, SESAHUB fonctionne à l’aide d’un serveur SQL. Par conséquent, ce logiciel se lance très simplement à l’aide d’une application web. Également compatible sur smartphone, SESAHUB vous permet de collecter des données qui sont accessibles à toute votre entreprise depuis une base de données actualisée en temps réel. Ce système donne la possibilité d’organiser des réunions très facilement, des réunions top 5 (minutes)/15/30 et avec une régularité différente, selon leur importance. Une fois une réunion terminée, vous pourrez rédiger un rapport en quelques clics depuis l’interface, un complément parfait à l’utilisation d’un tableau de bord. Cet outil aura pour effet de renforcer les performances et l’aspect collaboratif de votre entreprise pour plusieurs raisons :

• Les collaborateurs seront davantage responsabilisés car confrontés plus régulièrement aux résultat de l’entreprise, en partie dûs à leur investissement.
• Toute l’entreprise pourra collaborer via SESAHUB
• La transparence sur les objectifs de l’entreprise sera accrue et l’engagement sera d’autant plus grand qu’ils participeront à la réussite d’objectifs communs ou à la réalisation d’une stratégie globale.