Algumas palavras sobre os painéis de controle e os KPIs

Existem vários tipos de painéis de controle, tudo depende se estamos lidando com objetivos de curto, médio ou longo prazo.

Curto prazo - Painel de controle operacional

Trata-se de uma forma de medir processos e desempenho em tempo real dentro de uma empresa. Este painel de controle oferece a possibilidade de ter uma visão geral dos objetivos de desempenho estabelecidos e se foram alcançados ou não. Os KPIs que aparecem neste painel de controle permitem, portanto, resolver rapidamente os problemas relacionados a dificuldades internas. Este painel de controle operacional é o mais utilizado, pois é o mais útil para as diversas equipes de uma empresa no dia a dia.

Médio/longo prazo - Painel de controle de custos

Também chamado de painel de controle de gestão, esse painel permite destacar as diferenças entre as previsões e a realidade. Ele deve ser capaz de analisar as causas dessas discrepâncias e propor soluções a serem implementadas para corrigir essas diferenças. O painel de controle de custos tem um objetivo mais centrado no aspecto financeiro das empresas.

Longo prazo - Painel de controle estratégico

O objetivo aqui é oferecer uma visão geral dos resultados da empresa ao longo de um período relativamente longo. Este painel de controle é uma síntese de todos os resultados obtidos, facilitando a tomada de decisões pelos líderes da empresa. Pode ser consultado regularmente ou pontualmente; mas o que é certo é que é essencial nas reuniões de acompanhamento estratégico.

Como escolher os seus KPIs?

Além de escolher o tipo de painel de controle que deseja implementar, também é importante escolher bem os indicadores. Não existe uma lista exaustiva nem uma lista de indicadores ideais para integrar ao seu painel de controle. A empresa deve pensar em seu projeto previamente para definir seus objetivos. Uma vez esses objetivos claramente definidos, ela poderá escolher o tipo de painel de controle e os KPIs a integrar. Existem dezenas de KPIs em cada área, mas um painel de controle não deve exibir mais do que alguns. Portanto, é preciso ser minucioso na escolha dos indicadores. Estes devem, obrigatoriamente, ser baseados em dados relevantes, pois a escolha errada de indicadores pode ser muito prejudicial, pois KPIs mal escolhidos podem esconder indicadores mais relevantes, por exemplo. Depois de coletados os dados, é possível analisá-los para extrair informações relevantes para a tomada de decisões.

Recomendamos que você siga alguns conselhos gerais ao escolher seus indicadores. Eles devem ser:

• Confiáveis: Para isso, basta basear-se em dados quantitativos corretamente coletados. Um KPI é, no final das contas, uma medição métrica.
• Simples e claros: O indicador deve ser compreensível para o maior número possível de pessoas. Os dados importantes devem ser identificáveis à primeira vista.
• Não manipuláveis: O indicador deve ser factual, ou seja, deve corresponder a uma realidade que possa ser avaliada com ferramentas quantitativas.
• Progressivos e evolutivos: O KPI não pode ser estático no tempo, ele deve evoluir. Caso contrário, isso significa que ele foi mal escolhido ou que a empresa está enfrentando dificuldades.
• Relevantes: Um bom indicador é um indicador bem escolhido. O objetivo de um painel de controle é ajudar a alcançar objetivos e prever resultados. Portanto, um indicador deve contribuir de forma significativa para as previsões feitas pela empresa. Assim que um problema é identificado, a empresa deve implementar uma ação corretiva.

Concretamente, que KPIs podemos encontrar em um painel de controle?

Alguns exemplos:

Trata-se aqui de uma lista muito reduzida de indicadores. Podemos considerar que existem entre 20 e 30, dependendo do setor/serviço em que a empresa se encontra.

Como construir um painel de controle?

Não basta ter os "bons indicadores" para criar um painel de controle eficaz. Trata-se de uma ferramenta com um forte caráter colaborativo, por isso é importante para a empresa considerar as seguintes etapas:

Definir os objetivos

Esta é a etapa inicial já mencionada anteriormente. É crucial determinar previamente a finalidade deste painel de controle. Trata-se de acompanhamento de curto ou médio/longo prazo? Deve-se escolher entre um painel de controle operacional, de controle de custos ou estratégico. Essa escolha deve ser feita em consonância com os objetivos da equipe ou da empresa. Para ter sucesso nesta etapa, é imprescindível uma boa comunicação interna. Isso irá determinar os indicadores que aparecerão no painel de controle, como serão apresentados e sua evolução.

Escolher os seus indicadores

Se os objetivos estão claramente definidos, a escolha dos indicadores se torna relativamente simples. Em geral, os KPIs respondem de forma muito concreta a problemas específicos e vão direto ao ponto. Por exemplo, um indicador pode ser dedicado ao número de paradas em uma cadeia logística, outro pode ser dedicado à receita bruta.

Criar o seu painel de controle

Uma vez definida a construção, é preciso criar o painel de controle. Esta etapa passa pela escolha de uma ferramenta ou plataforma. Pode-se tratar de softwares ou sites que ofereçam esse serviço. Em todos os casos, o painel de controle deve contar com algumas funcionalidades essenciais:

• Uma base de dados. Os painéis de controle precisam de uma base de dados para armazenar as informações.
• Uma funcionalidade colaborativa. Os colaboradores devem poder acessar o painel de controle para consultá-lo e, eventualmente, contribuir com ele.
• Um módulo de relatórios para compilar e processar os dados coletados. Isso pode ser feito por meio de estatísticas, gráficos...

Preparar a apresentação do seu painel de controle

Agora que o esqueleto do painel de controle está estabelecido (objetivos, indicadores, plataforma), é hora de pensar na sua organização. Essa organização passa por uma formatação e hierarquização dos indicadores. Frequentemente, as empresas preferem indicadores apresentados em forma de "gráficos" e com cores. Esse método, particularmente visual, permite observar as evoluções e ver como a empresa (ou o departamento) se posiciona em relação aos resultados passados ou aos objetivos. Sendo particularmente especializados em Gestão Visual, convidamos você a conhecer nossos artigos sobre o assunto.

Quais são os benefícios de um painel de controle?

O primeiro benefício é incontestável e corresponde à melhoria das performances de maneira geral. A abordagem quantitativa das atividades e resultados da empresa permite identificar rapidamente os pontos de bloqueio e corrigir os problemas. O acompanhamento oferecido por um painel de controle ajuda particularmente a observar os resultados dos indicadores, resultados que podem muitas vezes ser consequência da implementação de planos de ação (principalmente com o método PDCA). Os painéis de controle permitem um acompanhamento eficaz do desempenho de uma empresa, o que permite a ela se posicionar dentro de um processo de melhoria contínua.

Os KPIs também oferecem a possibilidade de acessar informações importantes às quais uma empresa normalmente não teria acesso. Por exemplo, os indicadores podem revelar a sazonalidade de uma empresa de acordo com suas atividades. Este é um critério essencial a ser levado em consideração para o funcionamento ideal de uma empresa.

Por outro lado, os painéis de controle têm um forte aspecto colaborativo. Eles permitem o acesso regular aos resultados, fortemente influenciados pelo trabalho dos colaboradores. Esses colaboradores são mais facilmente valorizados, o que gera um maior engajamento com a empresa no dia a dia. Manter a motivação dos empregados e participar da valorização do trabalho deles é uma prática que repercute indiretamente nas performances de uma empresa.

O que podemos oferecer a você

Como pioneiros na prática do Lean Management, somos particularmente sensíveis às questões de melhoria de desempenho nas empresas. Para isso, desenvolvemos a interface SESAHUB, que permite, entre várias funcionalidades, elaborar painéis de controle ideais. No caso do SESAHUB, trata-se de um painel de controle conectado a todas as telas da sua empresa. De fato, o SESAHUB funciona com um servidor SQL. Portanto, esse software é iniciado muito facilmente por meio de uma aplicação web. Também compatível com smartphones, o SESAHUB permite coletar dados acessíveis a toda a sua empresa a partir de uma base de dados atualizada em tempo real. Este sistema oferece a possibilidade de organizar reuniões de forma muito simples, reuniões top 5 (minutos)/15/30, com uma regularidade diferente, dependendo da sua importância. Após uma reunião, você poderá redigir um relatório com alguns cliques na interface, um complemento perfeito ao uso de um painel de controle. Esta ferramenta terá o efeito de reforçar o desempenho e o aspecto colaborativo da sua empresa por várias razões:

• Os colaboradores estarão mais responsabilizados por estarem mais frequentemente em contato com os resultados da empresa, em parte devido ao seu empenho.
• Toda a empresa poderá colaborar através do SESAHUB
• A transparência sobre os objetivos da empresa será aumentada e o engajamento será ainda maior, pois participarão do sucesso de objetivos comuns ou da implementação de uma estratégia global.