Parmi les méthodes Lean qu’on peut évoquer, on présente souvent le Kaikaku comme l’opposé de la méthode Kaizen. Et pour une raison très simple : le Kaizen est une approche qui prône le changement continu, tandis que le Kaikaku signifie littéralement « changement radical » en japonais. Si elle l'utilise, l'entreprise cherche à modifier son organisation sur un thème précis. Le bouleversement se réalise à tous les échelons de la hiérarchie. En général, on utilise souvent cet outil pour améliorer les processus de production et le management d’une équipe.
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Le Kaikaku en complément du Kaizen ?
En réalité, ces deux méthodes de Lean Management et de travail ne sont pas fondamentalement contradictoires. Dans les faits, les entreprises utilisent souvent la méthode Kaikaku en complément de la méthode Kaizen. La première permet de grandes améliorations à court terme, tandis que la deuxième se projette davantage sur le long terme. L’objectif reste donc le même : accompagner un changement important dans l’entreprise et surtout apporter de la qualité aux moyens de production et de gestion, ce nouvel outil de production permet de réduire drastiquement les coûts qualité. Ces derniers sont en effet absents, ce qui participe à l'optimisation des moyens de production.
Comprendre les 10 commandements du Kaikaku
Lorsqu’une société utilise la méthode Kaikaku, généralement cela ne dépasse pas 1 semaine, soit 5 jours de travail effectif. Pour parvenir à une évolution telle en l’espace de quelques jours, les penseurs du Kaikaku ont mis en place 10 commandements. Ces derniers permettent de réellement saisir l’esprit de la méthode et de définir un plan d’action simple.
Oublier les méthodes traditionnelles de fabrication
Se focaliser sur ce qui peut fonctionner, et non pas sur ce qui pourrait ne pas fonctionner
Ne pas se trouver d’excuses
Mener ses actions à 100% et ne pas faire de concessions
Ne pas être excessivement perfectionniste, toute évolution est bonne à prendre
Corriger les erreurs dès qu'on les remarque.
Ne pas investir d’argent pour l’application de la méthode
L’avis de 10 personnes vaut mieux que celui d’une seule
Accepter et se mesurer à la difficulté
Se poser le plus de questions possibles pour saisir tous les aspects d’un changement
Explications
On remarque que la majorité de ces règles s’appliquent à l’attitude des personnes, plutôt qu’aux moyens techniques à mettre en place. C’est en partie ce qui explique le commandement n°7 : minimisation des moyens financiers mis à disposition pour le Kaikaku. L’objet de la démarche consiste à développer une nouvelle façon de concevoir et réaliser les produits/services.
Pour ce faire, il est en revanche très possible que des entreprises décident de vendre leur matériel pour réinvestir cet argent dans, par exemple, des machines plus modernes. Ainsi, le Kaikaku (dans sa forme plus traditionnelle) valorise les individus, leurs connaissances et leur créativité plutôt que les moyens technologiques à disposition.
Un autre aspect important concernant le Kaikaku est la capacité à surmonter des obstacles. Le Kaikaku étant une initiative relativement courte, il faut être en mesure de gérer les difficultés rapidement.
Comment mettre en place le Kaikaku ?
L’organisation d’un tel projet est primordiale, tant ses conséquences peuvent être importantes.
Avant de pouvoir effectivement mettre en place le système Kaikaku, on peut dégager 3 étapes indispensables :
Elaborer le chantier, une synthèse des changements à réaliser. Les conséquences, positives comme négatives, doivent être anticipées à l’avance.
Il est ensuite question de présenter le projet à son équipe de travail. C’est l’occasion pour les membres du projet de faire valoir leurs idées et de s’organiser.
Utiliser des outils de mesure précis pour élaborer des prévisions. Cette étape dépend des méthodes et des outils que chaque entreprise a à sa disposition ; les équipes privilégient généralement l'usage d'Excel ou de logiciels de calcul.
Une fois ces 3 phases correctement réalisées, il est possible de passer à la prochaine étape : l’implémentation effective du projet.
Mise en œuvre : il s’agit d’appliquer le plan d’action défini au cours des étapes préliminaires.
Vérification : cette étape finale permet de valider l’adéquation des prévisions avec les résultats obtenus. L’objectif devient alors de conserver les acquis et améliorations obtenues sur le long terme.
À l’issue de ces 5 étapes, on peut considérer le Kaikaku comme abouti.
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Ce qu’il faut prévoir avant d’envisager une méthode Kaikaku
Comme mentionné plus haut, l’organisation et la planification sont essentielles au fonctionnement d’une méthode Kaikaku. Les difficultés que peuvent rencontrer une équipe dans ce contexte sont souvent d’ordre humain.
D’une part, il est assez fréquent que les supérieurs hiérarchiques ou la direction ne voit pas le Kaikaku d’un très bon œil. C’est une méthode qui, assez souvent, répercute les changements sur la globalité de la pyramide hiérarchique. D’autre part, il faut s’assurer les changements qui attendent les collaborateurs ne les brusquent pas trop. En effet, il n’est pas rare que le bouleversement du travail ou de son cadre puisse affecter négativement les collaborateurs.
Le secteur industriel et le Lean Management sont des milieux qui procèdent souvent à des changements de type "Kaikaku" :
Amélioration de la production pour Toyota
La méthode Kaikaku a été utilisée par Toyota dans l'une de ses usines japonaises pour réduire de moitié ses délais de production, tout en réduisant la chaîne de production en question. Exemple : Toyota a utilisé une méthode Kaikaku dans une de ses usines japonaises pour réduire de moitié ses délais de production, tout en raccourcissant la chaîne de production en question. Pour ce faire, ils ont été les premiers à mettre au point des techniques de moulage par injection et des robots d’assemblage.
Les méthodes de travail des entreprises
Pour faire en sorte que, par exemple, on utilise un nouveau logiciel dans une entreprise, il faudra d'abord : l'installer sur tous les ordinateurs (kaikaku) et ensuite former les collaborateurs à son usage (kaizen). On peut facilement décliner cette méthode à plusieurs projets/environnement différents. De manière générale, le Kaikaku sera très efficace pour organiser des processus de changement dans les entreprises, notamment en terme organisationnel.
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