¿Cuál es la especificidad de Lean Office?

La especificidad del Lean Office, en comparación con el Lean Manufacturing, es que los flujos son invisibles. Todo está casi desmaterializado y los problemas son menos fácilmente identificables. Por tanto, es necesaria una identificación de la organización. El personal tiene un alto nivel de formación, lo que significa que se ha acostumbrado a una gran autonomía y que las normas son menos precisas que en la fabricación, por ejemplo. En efecto, la gestión administrativa, la medición y la definición de misiones específicas pueden percibirse como un freno a la autonomía. Sin embargo, la integración del enfoque Lean Office es beneficiosa para todos y se integra fácilmente.
Los procesos "de oficina" abordan especialmente proyectos múltiples o multitarea, así como numerosas interacciones entre distintos departamentos de la empresa. Estos intercambios se producen en flujo continuo. La jerarquía de los procesos es más difícil de identificar, no siempre es única. El hábito del cambio también está menos desarrollado en Office.

¿Sobre qué actúa este proyecto?

La espera es el despilfarro más conocido. Por ejemplo, en la elaboración de un pedido realizado en un gran grupo, todos los procesos que conducen a la producción del pedido, de punta a punta, suponen de media unas 2 semanas de retraso. Esto equivale a un 1% del tiempo de trabajo ¡en 10 días!
El pedido puede entonces pasar fácilmente por una multitud de servicios (ventas, oficina de proyectos, proveedor, compras, logística, ADV...) y el despilfarro se integra necesariamente en esta gestión. El trabajo de la Lean Office es apoyar la organización y la sincronización de estos intercambios entre servicios, sobre un pedido, un proyecto o un servicio para llevarlo a cabo de manera eficiente.

¿Cómo se inicia el proceso?

La motivación, la competitividad o la necesidad de progreso son factores reales de mejora, hay mucho que ganar. La dirección puede actuar como patrocinador e impulsor de la integración de este proceso. Esta etapa permitirá también la formación de los equipos, ya que se trata también de una adquisición o desarrollo de competencias.
Como primer paso, mencionamos la identificación de los distintos procesos y sus actores, descompartimentando los servicios.
Con todos estos actores, y una vez identificados los flujos, es necesario reconocer las lagunas, las pérdidas de tiempo o la falta de calidad para aplicar la mejora mediante el Lean Office.
Para cada problema o despilfarro identificado, es necesario poner en marcha una acción correctiva gracias al trabajo en equipo y permitir que el proceso deje de estar bloqueado. Para las acciones que no aportan ningún valor añadido, es necesario eliminar estas misiones. Esto permite crear nuevos métodos de gestión cualitativa para cada puesto de trabajo.
Es esencial, para aplicar una gestión Lean de la oficina, utilizar la herramienta VSM (Value Stream Mapping) que permite cartografiar los flujos y poner de relieve las tareas con valor añadido, los despilfarros. El VSM plantea problemas u obstáculos y obliga a tratarlos para finalizar los proyectos, no aplazarlos.

Para ello, es necesario analizar la demanda o el feedback de los clientes (estadísticas del pasado, evolución de la demanda, posibles variaciones, etc.). Se recomienda utilizar Takt Time, que marca el ritmo de un proceso definido. Posteriormente, permite estimar el tiempo de trabajo incluyendo las acciones correctivas implementadas por la organización. Esto también permite contar con información cuantitativa y da acceso a un enfoque basado en indicadores de calidad y desempeño. El valor añadido debe definirse para cada método. En la oficina hay que identificar, cifrar y hacer visible.
Lean incluye el principio Lean "flujo de una sola pieza". Se trata de priorizar y centrar a los equipos en una tarea. En otras palabras, no "haga malabarismos" entre los diferentes y muchos proyectos que duran relativamente mucho tiempo. Es más difícil asegurar un proceso de calidad cuando el equipo está en otros proyectos similares, genera pérdida de tiempo e incluso de calidad. Este es un ejercicio difícil porque en la Oficina hay multitud de tareas e interacciones. Por tanto, es aconsejable identificar 2 grandes proyectos prioritarios y trabajar en equipo en ellos. Esto reducirá la pérdida de tiempo y luego acelerará las ganancias y beneficios diarios. El trabajo en equipo es importante, para llevar a cabo un proyecto Lean Office es necesario coordinar actores y servicios.

Finalmente, Visual Management permite resaltar todas las herramientas comentadas anteriormente. Tiene una fuerza de identificación e impulsa a la acción. Lo principal es elegir y definir los elementos a visibilizar (clientes, pedido, proyectos, versatilidad del equipo, actividades, work-in-progress...). También permite la gestión de procesos en tiempo real en la obra. De hecho, los indicadores permiten seguir el progreso de los proyectos y procesos cada día. También destaca cualquier problema que pueda surgir en el día a día. El seguimiento se realiza en un corto período de tiempo y permite identificar desperdicios o mal funcionamiento en un proceso.
Para aplicar esto, puede configurar, por ejemplo, tablas visuales que todos puedan entender en unos segundos.

¿Cuáles son las ventajas de Lean Office?

El potencial de Lean Office es luchar por la perfección a través de una mejora continua. No debemos limitar el potencial y las ambiciones para la oficina de Lean porque pueden ser sorprendentes.La oficina de Lean opera diariamente para resolver pérdidas, mejorar la calidad, el trabajo en equipo en la oficina, así como en la organización y todos los servicios corporativos.
Esta capacitación, herramientas o procesos delgados se aplica a todas las funciones y para todos los sectores.
El enfoque Lean hace posible acelerar las ganancias y las ganancias gracias al cierre de los proyectos y, por lo tanto, reinvertir de inmediato.La necesidad de capital de trabajo disminuye y se promueve el trabajo en equipo.Los proyectos ganan en velocidad y robustez.No hay necesidad de recursos adicionales, todo sucede en la organización y la comunicación interna.Una vez que todos estos procesos están en su lugar, la organización puede identificar los "cuellos de botella", es decir, un nuevo incidente en el proceso optimizado por la oficina del Lean.En este caso, todas las herramientas previamente establecidas permiten una identificación inmediata y una capacidad de respuesta efectiva.Es decir, deténgase inmediatamente en caso de un problema y trabaje directamente para resolverlo.La capacitación de la oficina lean es un estado mental, los problemas casi nunca son técnicos, los bloqueos son principalmente emocionales y no intelectuales.

¿Cómo lograr una mejora continua a través de Lean Office?

El objetivo también es desarrollar versatilidad, es decir, que la distribución de la organización es equilibrada y continua para lograr los objetivos. Esto es parte de los proyectos 5S que se incluyen en la mejora de la organización para la empresa a través de la tabla de habilidades del equipo, por ejemplo.Este método indica oportunidades de capacitación, expertos o destaca las brechas para predecir un cambio o ausencia y evita que la compañía esté totalmente bloqueada. Este sistema desarrolla flexibilidad y ayuda mutua a través de la capacitación, lo que también prueba la madurez del equipo, todos los empleados están en fase y la guía está en una dinámica de mejora.En el enfoque 5S también encontramos la resolución de los problemas organizacionales por el entorno de trabajo, mediante el almacenamiento, la limpieza y luego estableciendo estándares para ser respetados.

Para ir más allá, es posible establecer animaciones, puntos de coordinación entre servicios para involucrar a cada actor de la empresa.Sin mencionar la parte de la ergonomía, que es una verdadera palanca de participación para los empleados y su bienestar en el trabajo. La ergonomía también permite organizar espacios de trabajo de una manera más productiva (con el sistema de oficina FIFO que permite la priorización de las carpetas "Primero en primer lugar"), el sistema de gestión Kanban, por ejemplo. Estas técnicas pueden ser digitales gracias al software que recopila datos y permite visualizar las variaciones en los indicadores en tiempo real, medir desviaciones para implementar acciones correctivas o continuar mejorando el proceso Lean dentro de la organización.
Para que todos los miembros sean conscientes de Lean, la mejor solución es inculcar estos principios a través de una parte divertida, en particular a través de juegos de entrenamiento grupal para crear conciencia entre cada empleado.
Lean Office es un enfoque que simplifica los flujos administrativos, reduce los desechos e integra la gestión visual en la vida cotidiana.
Sus empleados sentirán todas las mejoras y las misiones que realizan.Mejorar y tener en cuenta el viaje del cliente mejorará en gran medida la calidad de los servicios de la empresa.