Steigerung der Verwaltungsleistung durch Lean Office

Lean Office ist eine Praxis zur Optimierung der Interaktionen und der Effizienz der Abteilungen eines Unternehmens. Sein Ziel ist es, die Abteilungen und Büros auf operative Exzellenz festzulegen.
Dieser Prozess läuft in verschiedenen Schritten ab. Zunächst müssen mit Lean Officedie Verschwendungen in einer Abteilung, bei einem Projekt oder einer Aufgabe identifiziert werden.
Da die Kundenorientierung ein echtes Ziel ist, muss man sich selbst herausfordern oder die Beanspruchung durch die Kunden verfolgen. Welche Verschwendungen liegen vor? Hat jede Handlung einen Wert für den Kunden?
Dann werden die täglich genutzten Prozesse identifiziert, die einen echten Wert für das Unternehmen und die Kunden darstellen. Danach müssen die Akteure dieser Prozesse identifiziert werden, und zwar abteilungsübergreifend! Ziel ist es dabei, die Mitarbeiter in diesen Qualitätsprozess einzubinden. Sobald eine Arbeitsgruppe zusammengestellt ist, muss sie motiviert und bei der Verbesserung der täglichen Abläufe engagiert sein. Die Arbeit des Lean Office besteht also wie das Lean Manufacturing, darin, alle Quellen der Verschwendung zu beseitigen, z. B. Überproduktion, Wartezeiten, unnötige Transporte, wertlose Vorgänge usw.

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Was ist spezifisch am Lean Office?

Das Spezifische am Lean Office im Vergleich zum Lean Manufacturing besteht darin, dass die Abläufe unsichtbar sind. Alles ist praktisch dematerialisiert, und Probleme sind weniger leicht erkennbar. Daher ist eine Identifizierung der Organisation erforderlich. Die Mitarbeiter haben eine hohe Ausbildungsebene, was bedeutet, dass sie an viel Autonomie gewöhnt sind und die Standards weniger präzise sind als beispielsweise in der Fertigung. In der Tat können das Verwaltungsmanagement, die Messung und die Definition der genauen Aufgaben als Hindernis für die Autonomie empfunden werden. Jedoch ist die Einbindung des Lean-Office-Ansatzes für alle Beteiligten von Vorteil und leicht integrierbar.
Die Prozesse im „Büro“ befassen sich insbesondere mit mehreren Projekten sowie mit zahlreichen Interaktionen zwischen den einzelnen Abteilungen des Unternehmens. Dieser Austausch findet im kontinuierlichen Fluss statt. Die Hierarchie der Prozesse ist schwieriger zu erkennen, denn sie ist nicht immer eindeutig. Im Office ist auch die Gewohnheit von Veränderungen weniger entwickelt.

Worauf wirkt das Projekt?

Wartezeit ist die bekannteste Verschwendung. Bei der Bearbeitung einer in einem großen Konzern aufgegebenen Bestellung führen zum Beispiel alle Prozesse zur Produktion der Bestellung zusammengenommen im Durchschnitt etwa 2 Wochen Frist. Das entspricht 1 % der Arbeitszeit über 10 Tage! Die Bestellung kann dann leicht eine Vielzahl von Abteilungen durchlaufen (Vertrieb, Konstruktionsbüro, Lieferant, Einkauf, Logistik, Verkaufsmanagement ...), und Verschwendungen sind zwangsläufig in dieses Management eingebunden. Die Arbeit des Lean Office besteht darin, die Organisation und die Synchronisierung dieser Austauschvorgänge zwischen den Abteilungen zu einer Bestellung, einem Projekt oder einer Dienstleistung zu unterstützen, um diese effizient zu realisieren.

Wie startet man den Prozess?

Die Motivation, Wettbewerbsfähigkeit oder das Bedürfnis nach Fortschritt sind echte Verbesserungsfaktoren, es gibt dabei viel zu gewinnen. Die Unternehmensleitung kann als Sponsor und Motor für die Einbindung dieses Prozesses fungieren. In dieser Phase wird auch die Schulung der Teams stattfinden, da es sich auch um den Erwerb oder die Entwicklung von Kompetenzen handelt.
Zunächst haben wir erwähnt, dass wir die verschiedenen Prozesse und ihre Akteure identifizieren und dabei die Abteilungen aufbrechen sollten. Mit all diesen Akteuren, und sobald die Abläufe identifiziert sind, müssen Abweichungen, Zeitverluste oder Nicht-Qualitäten erkannt werden, um die Verbesserung durch Lean Office umzusetzen.
Bei jedem erkannten Problem oder jeder Verschwendung muss durch Teamarbeit eine Korrekturmaßnahme eingeführt werden, damit der Prozess nicht mehr ins Stocken geraten kann. Bei Maßnahmen, die keinen Mehrwert bringen, ist der Ausschluss dieser Aufgaben erforderlich. Dadurch können neue qualitative Managementmethoden für jeden Arbeitsplatz geschaffen werden.
Für die Umsetzung eines Lean-Office-Managements ist es unerlässlich, das Instrument VSM (Value Stream Mapping = Wertstromanalyse) zu verwenden, das es ermöglicht, die Arbeitsabläufe zu kartographieren und die wertschöpfenden Aufgaben und Verschwendungen hervorzuheben. Die VSM hebt Probleme oder Bremsen hervor und zwingt zu deren Bearbeitung, um Projekte abzuschließen und nicht vor sich herzuschieben.

Dazu muss die Nachfrage oder das Feedback der Kunden analysiert werden (Statistiken über die Vergangenheit, Entwicklung der Nachfrage, mögliche Schwankungen usw.).
Es empfiehlt sich, die Taktzeit zu verwenden, die das Tempo eines definierten Prozesses festlegt. Danach kann die Arbeitszeit unter Einbeziehung der von der Organisation eingeführten Korrekturmaßnahmen geschätzt werden. Dies ermöglicht es auch, sich auf quantitative Daten zu stützen, und bietet Zugang zu einem auf Qualitäts- und Leistungsindikatoren basierenden Ansatz. Für jede Methode muss der Mehrwert definiert werden. Im Büro muss identifiziert, beziffert und sichtbar gemacht werden.
Durch den Vergleich von Arbeitszeit, Ausführungsfrist und anderen Indikatoren erhält das Unternehmen ein Spannungsverhältnis der Interaktionen und kann das Ausmaß der durch das Lean-Office-Management erzielten Fortschritte messen.
Lean beinhaltet das Lean-Prinzip „One-Piece-Flow“. Dabei geht es um die Priorisierung und Fokussierung von Teams auf einer Aufgabe. Mit anderen Worten nicht zwischen den verschiedenen und zahlreichen Projekten „jonglieren“, die relativ lange dauern. Es ist schwieriger, einen qualitativ hochwertigen Prozess zu gewährleisten, wenn das Team an anderen ähnlichen Projekten arbeitet, denn das führt zur Verschwendung von Zeit und sogar zu Qualitätsverlust. Dies ist eine schwierige Übung, denn im Office gibt es eine Vielzahl von Aufgaben und Interaktionen. Es ist daher ratsam, 2 größere Prioritätsprojekte zu identifizieren und im Team daran zu arbeiten. Das wird die Zeitverluste reduzieren und dann den täglichen Nutzen und die Gewinne beschleunigen. Teamarbeit ist wichtig, um ein Lean Office Projekt zu verwirklichen, denn Sie müssen die Akteure und Abteilungen koordinieren.

Zuletzt kann das Visuelle Management alle zuvor angesprochenen Werkzeuge hervorheben. Es hat ein Erkennungsvermögen und drängt zum Handeln. Es ist wesentlich, die sichtbar zu machenden Elemente auszuwählen und zu definieren (Kunden, Bestellungen, Projekte, Vielseitigkeit des Teams, Tätigkeiten, in Arbeit befindliche Teile ...). Es ermöglicht auch die Lenkung von Prozessen in Echtzeit bei der Arbeit. Denn die Indikatoren ermöglichen es, jeden Tag den Fortschritt von Projekten und Prozessen zu verfolgen. Dadurch wird auch ein Problem offengelegt, das im Alltag auftreten kann. Die Überwachung erfolgt über einen kurzen Zeitraum und sorgt für die Identifizierung von Verschwendung oder Fehlfunktionen in einem Prozess. Um dies umzusetzen, können Sie z. B. visuelle Tabellen einrichten, die von jedem in Sekundenschnelle verstanden werden.

Was sind die Vorteile des Lean Office?

Das Potenzial von Lean Office besteht darin, durch diekontinuierliche Verbesserung nach Perfektion zu streben.
Man sollte das Potenzial und die Ambitionen für Lean Office nicht einschränken, da sie überraschend sein können. Lean Office arbeitet täglich an der Lösung von Verlusten, der Verbesserung der Qualität, der Teamarbeit im Büro sowie der Organisation und aller Abteilungen des Unternehmens.
Diese Lean-Schulung, -Tools oder -Prozesse gelten für alle Funktionen und für alle Branchen.
Durch den Lean-Ansatz werden Gewinne und Vorteile durch den Abschluss von Projekten beschleunigt, so dass sofort reinvestiert werden kann. Der Bedarf an Betriebskapital sinkt und die Teamarbeit wird gefördert. Die Projekte gewinnen an Geschwindigkeit und Belastbarkeit. Es werden keine zusätzlichen Mittel benötigt, alles findet in der Organisation und der internen Kommunikation statt. Wenn alle diese Prozesse eingerichtet sind, kann die Organisation „Engpässe“ d. h. einen neuen Störfall in dem durch das Lean Office optimierten Prozess erkennen. In diesem Fall ermöglichen alle zuvor eingeführten Werkzeuge eine sofortige Identifizierung und eine wirksame Reaktion. Das heißt, bei einem Problem sofort abzubrechen und sich direkt um die Lösung zu kümmern. Die Schulung in Lean Office ist eine Geisteshaltung, die Probleme sind praktisch nie technischer Natur, die Blockaden sind vor allem emotionaler und nicht intellektueller Art.

Wie kann man durch Lean Office eine kontinuierliche Verbesserung erreichen?

Ein weiteres Ziel besteht in der Entwicklung von Vielseitigkeit, d. h., dass die Organisation ausgewogen und kontinuierlich aufgeteilt wird, um die Ziele zu erreichen. Dies ist Teil der 5S-Projekte die in die Verbesserung der Organisation für das Unternehmen durch z. B. die Teamkompetenztafel einbezogen werden. Diese Methode weist auf Schulungsmöglichkeiten, Experten hin oder zeigt Lücken auf, um eine Änderung oder eine Abwesenheit zu planen, und verhindert, dass das Unternehmen völlig blockiert wird. Dieses System entwickelt Flexibilität und gegenseitige Unterstützung durch Schulungen, es beweist auch die Reife des Teams, alle Mitarbeiter sind in Phase, und die Leitlinie zeigt eine Dynamik der Verbesserung. Im 5S-Ansatz findet man auch die Lösung von Organisationsproblemen durch die Arbeitsumgebung, durch Aufräumen, Reinigen und dann durch die Einführung von Standards, die eingehalten werden müssen.

Um noch weiter zu gehen, können Animationen und Koordinationspunkte zwischen den Abteilungen eingerichtet werden, damit alle Akteure des Unternehmens einbezogen werden. Der ergonomische Teil sollte nicht vergessen werden, denn er ist ein echter Hebel für die Einbindung der Mitarbeiter und ihr Wohlbefinden am Arbeitsplatz. Die Ergonomie sorgt auch für die produktivere Gestaltung der Arbeitsbereiche (z. B. mit dem FIFO-Office-System das die Kanban Managementsystem zum Beispiel. Diese Techniken können durch Daten sammelnde digital sein, und sie ermöglichen, die Veränderungen der Indikatoren in Echtzeit zu visualisieren, Abweichungen zu messen, um Korrekturmaßnahmen einzuleiten oder den Lean-Prozess innerhalb der Organisation weiter zu verbessern. Um alle Mitglieder auf Lean aufmerksam zu machen, ist es am besten, die Prinzipien durch einen spielerischen Teil zu vermitteln, insbesondere durch Gruppenschulungsspiele
Lean Office ist ein Ansatz, der die Verwaltungsabläufe vereinfacht, Verschwendung reduziert und visuelles Management in den Alltag integriert.
Alle Verbesserungen werden für Ihre Mitarbeiter und die von ihnen ausgeführten Einsätze spürbar sein. Die Verbesserung und Berücksichtigung des Kundenwegs werden die Qualität der Dienstleistungen des Unternehmens stark verbessern.

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