L'Obeya Room, un espace de regroupement pour améliorer l'efficacité d'un projet

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Qu'est ce que l'Obeya ?

L'Obeya ou Obeya Room est un concept de Lean Management qui a été développé dans les années 1970 par Toyota. A cette époque, l'entreprise cherchait par différents moyens à augmenter la productivité, à améliorer la qualité, à réduire les délais, ou encore à éliminer les gaspillages. Toutes les méthodes et processus qui ont été appliqués par Toyota ont ensuite été repris et adaptés par d'autres entreprises pour devenir les méthodes de Lean Management que l'on connait aujourd'hui.
Dans le cas de l'Obeya, le but recherché était d'accroitre l'efficacité et la performance des différents intervenants sur un projet. En effet, Toyota est parti du constat que différents services (recherche et développement, production, qualité...) travaillent généralement sur un même projet. Ces différents services se situant à différents endroits de l'entreprise (différents bureaux, différents étages et parfois même différents bâtiments), il leur est difficile de communiquer pour échanger des informations. Cela entraîne des échanges et des allers-retours entre ces différents services qui peuvent clairement être identifiés comme des gaspillages à éliminer.
Le principe de l'Obeya est donc de rassembler tous les acteurs intervenant sur un projet dans une même grande salle pour se rencontrer, échanger et mettre en commun les informations pour discuter des blocages que l'on peut rencontrer, prendre des décisions ou trouver des solutions au cours de réunions généralement courtes mais périodiques.
A la différence des salles de réunions plus classiques, l'Obeya fonctionne généralement en mode projet. C'est-à-dire qu'il s'agit des mêmes intervenants qui se retrouvent dans la salle et que cette dernière n'a pas vocation à être partagée avec des équipes issues d'un autre projet car les documents relatifs au projet restent généralement dans cette salle.
L'obeya améliore également la valeur ajoutée du projet en répondant aux attentes du client, en fournissant un produit ou un service de qualité, en innovant, etc.

La mise en place d'une Obeya en entreprise

La mise en place d'une Obeya se fait relativement à un projet donné. C'est à dire qu'il n'y a pas deux Obeya rooms identiques car si les projets sont différents, les salles doivent l'être également pour prendre en compte les spécificités de chaque projet.
Néanmoins, on retrouve plusieurs caractéristiques propres à l'Obeya Room :

• Elle doit être suffisamment grande pour accueillir les différents intervenants du projet
• Elle doit être située à bonne distance de chaque intervenant lié au projet afin d'être facilement accessible à tous
• On y trouve des bureaux, des tables et des chaises dédiés aux différents acteurs clefs du projet
• On y trouve du matériel et du mobilier de bureau tel que des tableaux d'affichage, des documents importants pour le projet ou encore des indicateurs de performance (par exemple pour le suivi du projet, les objectifs, la planification des étapes...)
• On y trouve également tout le matériel de bureau nécessaire au travail des équipes comme des ordinateurs, des écrans connectés avec tableaux de bords mis à jour en temps réel, des imprimantes etc.

Grâce à cette organisation, tous les acteurs peuvent prendre des décisions ensemble de personne à personne sans point de blocage et sans la nécessité d'échanger par mail ou téléphone. Toutes les informations importantes relatives au projet sont disponibles à la portée de tous et il n'y a plus de perte de temps à trouver le bon document ou la bonne information. Tous les objectifs et la progression du projet sont visibles de tous et mis à jour en temps réel.

Comment utiliser une Obeya Room de manière efficace ?

La mise en place d'une Obeya Room peut être prévue soit en amont d'un projet nécessitant plusieurs intervenants, soit sur un projet déjà existant afin d'en faciliter le déroulement et l'aboutissement. Dans tous les cas, l'Obeya n'est pas une méthode Lean en elle-même, elle doit être pensée conjointement à d'autres méthodes telles que la méthode PDCA ou encore le Management Visuel.
En effet, la méthode PDCA (ou processus d'amélioration continue) permet de mieux résoudre les problèmes en suivant 4 étapes : Planification (Plan), Réalisation (Do), Vérification (Check), Action (Act). L'Obeya favorise l'application de cette méthode car la centralisation des acteurs et des informations à un même endroit permet d'améliorer les processus et les méthodes de travail et ainsi résoudre les problèmes bien plus rapidement que si les équipes devaient échanger entre services. Par ailleurs, le PDCA fonctionnant selon un cycle continu (comme schématisé par la roue de Deming), il faut que l'Obeya soit ritualisée, c'est à dire qu'il faut que ces réunions soient intégrées dans les plannings de chacun à intervalles réguliers de manière à former de petits cycles PDCA en elles-mêmes.

Les bénéfices attendus d'une Obeya

Pour une équipe fonctionnelle, l’Obeya est un levier de transformation des comportements, de mobilisation, fondée sur la gestion des encours. L'Obeya accentue la collaboration entre les membres de l’équipe. L'écoute et le partage sont favorisés, les faits sont analysés et les décisions sont prises en meilleure connaissance du projet dans son ensemble. Les équipes trouvent ensemble une solution aux dysfonctionnements et les priorités sont mieux définies.
L’Obeya est un formidable outil pour responsabiliser et rendre autonomes des collaborateurs. Ceux-ci définissent eux-mêmes leurs engagements, au regard des objectifs et des contraintes. Ils sont responsables d’anticiper leurs actions et d’émettre les alertes nécessaires. Le manager passe alors d’une posture de celui qui sait, celui qui décide et qui arbitre, à une posture où il doit challenger son équipe et faire en sorte que toutes les conditions de succès soient réunies.
Grâce à l’Obeya, l’équipe devient plus agile. Dans la mesure où l’information est affichée, précise et partagée, l’équipe montre plus d’efficacité pour réagir aux aléas. Face à une inflexion stratégique ou une évolution des flux d’activité, les collaborateurs trouvent rapidement et collectivement des solutions pour réviser les priorités, la planification des tâches et solliciter les bons arbitrages.
Enfin, l’Obeya mobilise l’équipe sur l’amélioration continue. Les collaborateurs renseignent eux-mêmes les indicateurs pertinents. Ils mesurent leur niveau de performance réel. Les problèmes sont visibles. L’équipe peut alors, avec son manager, définir et mettre en oeuvre les plans d’action pour les résoudre. Et suivre leur impact sur la performance.

Vers une digitalisation des Obeya Rooms ?

Selon les situations et les entreprises, la création d'une Obeya n'est pas toujours possible. C'est notamment le cas lorsque plusieurs équipes situées sur des sites géographiquement éloignés sont amenées à travailler ensemble. Dans ce cas, l'Obeya peut être digitalisée. Grâce au développement des outils collaboratifs et de communication en ligne, il est partiellement possible de digitaliser l'Obeya. En équipant les différents sites en écrans tactiles suffisamment grands et performants et en logiciels de partage d'écran et d'information, il est possible de centraliser les données à un seul et même endroit. Idéalement, ces outils sont déployés dans des Obeya créées spécifiquement dans chaque site intervenant sur le projet. Ensuite, des événements interactifs doivent être mis en place afin de permettre aux différentes équipes de communiquer facilement les unes avec les autres. Cela nécessite entre autres, du bon matériel informatique et un bon réseau internet au sein de chaque structure. Des logiciels de suivi d'indicateurs de performance comme SESAHUB peuvent ensuite être installés sur le réseau et être partagés entre les différentes équipes. Il faut toutefois bien prendre en compte que cette solution est à favoriser si la création d'une Obeya physique est impossible car cette dernière sera toujours plus efficace qu'une Obeya digitale.

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