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O que é a Obeya?

A Obeya ou Obeya Room é um conceito de Lean Management que foi desenvolvido na década de 1970 pela Toyota. Naquela época, a empresa buscava, por diferentes meios, aumentar a produtividade, melhorar a qualidade, reduzir os prazos e também eliminar desperdícios. Todos os métodos e processos aplicados pela Toyota foram então adotados e adaptados por outras empresas para se tornarem os métodos de Lean Management que conhecemos hoje.
No caso da Obeya, o objetivo era aumentar a eficiência e o desempenho dos diferentes envolvidos em um projeto. De fato, a Toyota partiu do princípio de que diferentes departamentos (pesquisa e desenvolvimento, produção, qualidade...) geralmente trabalham em um mesmo projeto. Esses departamentos estão localizados em diferentes partes da empresa (escritórios diferentes, andares diferentes e às vezes até em prédios diferentes), tornando dificuldade de comunicação para trocar informações. Isso resulta em trocas e idas e voltas entre esses departamentos, que podem ser claramente identificados como desperdícios a serem eliminados.
O princípio da Obeya é, portanto, reunir todos os envolvidos em um projeto em uma mesma grande sala para se encontrar, trocar informações e discutir os bloqueios que podem ser encontrados, tomar decisões ou encontrar soluções em reuniões geralmente curtas, mas periódicas.
Ao contrário das salas de reuniões tradicionais, a Obeya geralmente funciona em modo de projeto. Ou seja, são os mesmos envolvidos que se reúnem na sala e ela não deve ser compartilhada com equipes de outro projeto, pois os documentos relacionados ao projeto geralmente ficam nessa sala.
A Obeya também melhora o valor agregado do projeto, atendendo às expectativas do cliente, fornecendo um produto ou serviço de qualidade, inovando, etc.

Implementação de uma Obeya na empresa

A implementação de uma Obeya está relacionada a um projeto específico. Ou seja, não existem duas Obeya rooms idênticas, pois, se os projetos forem diferentes, as salas também devem ser diferentes para atender às especificidades de cada projeto.
No entanto, existem várias características próprias de uma Obeya Room:

• Ela deve ser grande o suficiente para acomodar os diferentes participantes do projeto
• Ela deve estar localizada em um local acessível para todos os envolvidos no projeto, de forma que todos possam facilmente acessar
• Ela deve ter mesas, cadeiras e espaços dedicados aos principais responsáveis do projeto
• Ela deve conter materiais e móveis de escritório como quadros de avisos, documentos importantes para o projeto ou até indicadores de desempenho (por exemplo, para acompanhamento do projeto, objetivos, planejamento das etapas...)
• Deve também ter todos os materiais de escritório necessários ao trabalho das equipes, como computadores, telas conectadas com painéis de controle atualizados em tempo real, impressoras, etc.

Com essa organização, todos os envolvidos podem tomar decisões juntos de pessoa para pessoa, sem pontos de bloqueio e sem a necessidade de trocar e-mails ou telefonemas. Todas as informações importantes relacionadas ao projeto ficam acessíveis a todos, e não há mais perda de tempo procurando o documento ou a informação correta. Todos os objetivos e o progresso do projeto são visíveis para todos e atualizados em tempo real.

Como usar uma Obeya Room de maneira eficaz?

A implementação de uma Obeya Room pode ser planejada tanto antes de um projeto que exija a colaboração de várias partes quanto em um projeto já existente, a fim de facilitar seu andamento e conclusão. Em todos os casos, a Obeya não é um método Lean por si só; ela deve ser pensada juntamente com outros métodos, como o método PDCA ou o Management Visuel.
De fato, o método PDCA (ou processo de melhoria contínua) permite resolver problemas melhor, seguindo 4 etapas: Planejamento (Plan), Execução (Do), Verificação (Check), Ação (Act). A Obeya favorece a aplicação desse método, pois a centralização dos envolvidos e das informações em um mesmo lugar melhora os processos e métodos de trabalho, permitindo resolver problemas muito mais rápido do que se as equipes precisassem trocar informações entre os departamentos. Além disso, como o PDCA funciona em um ciclo contínuo (como é ilustrado pela roda de Deming), a Obeya deve ser ritualizada, ou seja, essas reuniões devem ser programadas regularmente para formar pequenos ciclos PDCA.

Benefícios esperados de uma Obeya

Para uma equipe funcional, a Obeya é um instrumento de transformação comportamental, mobilizando e baseada na gestão de pendências. A Obeya fortalece a colaboração entre os membros da equipe. A escuta e o compartilhamento são incentivados, os fatos são analisados e as decisões são tomadas com uma melhor compreensão do projeto como um todo. As equipes encontram juntas uma solução para disfunções e as prioridades são melhor definidas.
A Obeya é uma ferramenta excelente para responsabilizar e tornar os colaboradores mais autônomos. Eles definem seus próprios compromissos, levando em conta os objetivos e as restrições. Eles são responsáveis por antecipar suas ações e emitir os alertas necessários. O gerente passa a adotar uma postura de alguém que desafia sua equipe, ao invés de ser o que sabe, decide e arbitra, assegurando que todas as condições de sucesso sejam atendidas.
Com a Obeya, a equipe se torna mais ágil. Como a informação é visível, precisa e compartilhada, a equipe se torna mais eficiente para reagir a imprevistos. Em caso de mudança estratégica ou evolução dos fluxos de atividade, os colaboradores rapidamente encontram e coletivamente ajustam as prioridades, o planejamento das tarefas e solicitam os ajustes necessários.
Finalmente, a Obeya mobiliza a equipe para a melhoria contínua. Os colaboradores preenchem os indicadores pertinentes. Eles medem seu nível real de desempenho. Os problemas se tornam visíveis. A equipe, com seu gerente, pode então definir e implementar planos de ação para resolvê-los e acompanhar seu impacto no desempenho.

Rumo à digitalização das Obeya Rooms?

Dependendo das situações e das empresas, a criação de uma Obeya nem sempre é possível. Esse é o caso, por exemplo, quando várias equipes localizadas em diferentes locais geograficamente distantes precisam trabalhar juntas. Nesse caso, a Obeya pode ser digitalizada. Graças ao desenvolvimento de ferramentas colaborativas e de comunicação online, é possível digitalizar parcialmente a Obeya. Equipando os diferentes locais com telas táteis grandes e eficientes e softwares de compartilhamento de tela e informações, é possível centralizar os dados em um único lugar. Idealmente, essas ferramentas são implementadas em Obeyas criadas especificamente em cada local que participa do projeto. Em seguida, eventos interativos devem ser realizados para permitir que as diferentes equipes se comuniquem facilmente entre si. Isso exige, entre outras coisas, equipamentos de informática adequados e uma boa rede de internet em cada estrutura. Softwares de acompanhamento de indicadores de desempenho, como o SESAHUB, podem ser instalados na rede e compartilhados entre as equipes. No entanto, é importante destacar que essa solução deve ser considerada apenas quando a criação de uma Obeya física for impossível, pois esta última será sempre mais eficaz que uma Obeya digital.

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