Met de ontwikkeling van online diensten bewegen productiebedrijven zich steeds meer in de richting van de fabriek van de toekomst. Dat wil zeggen dat processen worden gedigitaliseerd en van fysiek naar digitaal overschakelen. Dit is het geval bij Digitaal Visueel Management, een echte digitale uitbreiding van het klassieke Visueel Management .
Wat betekent Visueel Management?
Voordat we Digitaal Visueel Management definiëren, is het nodig om de basisprincipes van Visueel Management opnieuw te bekijken. Visueel Management is een type management dat is gebaseerd op het principe dat mensen visuele informatie beter onthouden en begrijpen. Gemiddeld onthouden we 10% van wat we lezen, 20% van wat we horen en 30% van wat we zien. Het is geen toeval dat de software en toepassingen die we tegenwoordig gebruiken pictogrammen kiezen in plaats van tekstmenu's. Het getande wiel lijkt bijvoorbeeld op instellingen en het vergrootglas lijkt op een zoekopdracht. Deze visuele iconen zijn opvallend en gemakkelijker te herkennen door gebruikers. Op dezelfde manier is Visueel Management bedoeld om de overdracht van informatie tussen een groot aantal mensen te vergemakkelijken, ongeacht hun rol. Het is daarom gebaseerd op verschillende communicatietechnieken. Digitaal Visueel Management is de digitale uitbreiding van dit soort management. Het maakt gebruik van verbonden IT-hulpmiddelen om informatie op te halen en te synchroniseren met alle media om de informatie te verspreiden. In de praktijk kan dit een verbonden scherm zijn met de productiedoelen en de voortgang van de teams tegen elkaar afgezet. Digitaal of klassiek, Visueel Management streeft ernaar om de toegang tot informatie te verbeteren en daarmee de besluitvorming te verbeteren. Het dient echter ook om de prestaties van teams te verbeteren door middel van visuele begeleiding. Met Digitaal Visueel Management kan dezelfde informatie worden verspreid naar verschillende plaatsen (verschillende afdelingen, verschillende locaties en zelfs naar telemedewerkers)
Wat zijn de voordelen van Digitaal Visueel Management ten opzichte van conventioneel Visueel Management?
Digitaal Visueel Management binnen uw organisatie invoeren, levert verschillende voordelen op:
- Grotere autonomie van de teams : teams hebben toegang tot informatie en weten wat ze moeten doen en hoe ze dit moeten doen. Dit betekent dat ze autonoom zijn.
- Visualiseren van processen , en directe risico's, effectiever werken om processen te respecteren en risico's te vermijden.
- Het verbeteren van de teamprestaties : teams zijn niet langer blind aan het werk en kunnen hun resultaten in realtime volgen ten opzichte van de doelstellingen, zodat ze gemakkelijker kunnen worden gehaald en overtroffen. Het is eenvoudiger om de hiaten tussen de ideale situatie en de feitelijke situatie te identificeren. Het is niet langer nodig te wachten om de resultaten met een manager te bekijken, omdat deze informatie onmiddellijk beschikbaar is.
- Teamgeest om informatie te delen tussen teams.
- Directe bereikbaarheid van informatie op verschillende plaatsen. Met de constante verbinding van verschillende apparaten met internet wordt informatie direct uitgezonden en is beschikbaar op alle aangesloten schermen. Vervolgens kunt u ze installeren waar u ze nodig hebt!
- De automatisering van het verzamelen en verspreiden van informatie. Dankzij de meerdere productie- of rapportagesystemen is het mogelijk om automatisch informatie te verzamelen voor zowel een Lean Manufacturing-aanpak in de productieafdelingen tot een Lean Office-aanpak in de dienstenafdeling. Zodra de gegevens zijn verzameld, kunnen ze eenvoudig via software zoals SESAHUB op meerdere locaties en direct worden verspreid.
- Automatisch bijwerken van KPI's en deze vanaf elke locatie in realtime volgen. Dankzij de constante verbinding met het internet kunnen de verzamelde gegevens in realtime online worden bijgewerkt via de verschillende borden en indicatoren voor follow-up. Zo kan een manager de prestaties van elk team zien en verbeteringspunten in één oogopslag identificeren.
- Minder tijd besteden aan vergaderingen om informatie uit te wisselen. Het feit dat er veel informatie beschikbaar is vanaf elke locatie vermindert ook de tijd die wordt besteed aan een vergadering. In het geval van een mondiaal bedrijf dat met teams in het buitenland werkt, is het bijvoorbeeld vaak nodig om regelmatig momenten te organiseren om de voortgang van projecten of de prestaties van elk team te volgen om ze te coördineren. Als alle noodzakelijke informatie beschikbaar is, kunnen de duur van de vergaderingen en de frequentie ervan derhalve worden verkort. Hetzelfde geldt als u naar verschillende locaties in het buitenland moet reizen om de teams bij te werken. Er zijn minder reizen nodig en dit bespaart dus geld en reistijd.
Hoe kunt u Digitaal Visual Management invoeren ?
Om een Digitaal Visueel Management project op te zetten is het idealiter nodig om voort te bouwen op het bestaande project van Visueel Management en om het digitale gedeelte in te voeren met de hulpmiddelen van Industrie 4.0. Als u nog geen Visueel Management in uw bedrijf hebt, kunt u onze handleiding ”Uw prestatie-indicatoren delen via Visueel Management” doornemen over hoe u het systeem in uw bedrijf kunt invoeren.
Voor elke betrokken afdeling zijn er verschillende stappen om Digitaal Visueel Management in te voeren:
- Doelen stellen : De eerste stap is het stellen van doelen voor uw afdeling of team. Welke doelen wilt u bereiken voor uw boekhoudafdeling? Voor uw marketingafdeling? Voor uw productieafdeling? De gestelde doelen moeten worden vastgesteld met behulp van de SMART-methode. Dit bestaat uit het definiëren van specifieke, meetbare, ambitieuze, realistische en tijdsgebonden doelstellingen.
- Bepaal uw KPI's : Als u eenmaal doelen hebt gesteld, bepaalt u vervolgens welke prestatie-indicatoren u wilt volgen en verder ontwikkelen om de vastgestelde doelen te bereiken. Deze indicatoren moeten u helpen uw werk dagelijks te sturen.
- Stel uw dashboard in : Vervolgens moet er een dashboard worden gemaakt om alle KPI's en gedefinieerde doelen te centraliseren, zodat ze door iedereen kunnen worden gezien en gevolgd. In het geval van Digitaal Visueel Management is het nodig om meerdere verbonden beeldschermen te gebruiken om deze informatie op meerdere locaties (en zelfs geografisch verspreide sites) weer te geven voor een algemene weergave en realtime updates. SESA SYSTEMS biedt een reeks aangesloten schermen en SESAHUB-software aan om u uw dashboard eenvoudig te kunnen instellen!
- Regelmatig balans opmaken : Tot slot is de laatste stap regelmatig balans opmaken als team. Zo kunt u bijvoorbeeld een wekelijks moment nemen om de voortgang van KPI's te evalueren, het werk van elke KPI te volgen en te relateren aan de gestelde doelen. Dit is ook een kans om actie te ondernemen om de lat hoger te leggen als u ziet dat verschillende indicatoren rood zijn. Als op de vastgestelde datum sommige van uw doelstellingen niet zijn bereikt, moet u de relevantie van de gebruikte KPI's controleren en bepalen welke factoren het bereiken van de doelstellingen hebben verhinderd.
Als u nog verder wilt gaan, kunt u onze pagina's Visueel Management en Digitaal Visueel Management bezoeken of contact opnemen met een van onze leidinggevenden als u hulp wilt bij het invoeren van Visueel Management in uw bedrijf.
