De werkomgeving kan bepalend zijn voor de productiviteit van medewerkers en hun dagelijkse motivatie. Werkruimtes zijn de plekken waar we het grootste deel van onze tijd doorbrengen (12% van ons leven wordt op het werk doorgebracht). Het is dus belangrijk om de omgeving, het welzijn, de inrichting, de locaties, de ruimte en de uitrusting van de medewerkers te analyseren. Het creëren van een aangename bedrijfscultuur die productiviteit bevordert, is een echte kans voor alle belanghebbenden van uw bedrijf.
Geef prioriteit aan de werkorganisatie door middel van meubels.
Allereerst moet de administratieve organisatie geanalyseerd en vereenvoudigd worden om deze te standaardiseren en taken op alle niveaus te ordenen en te hiërarchiseren. Veel technieken en processen kunnen deze verbeteringen ondersteunen, zoals de 5S-methode bijvoorbeeld. Lean Office is een mindset die de werkorganisatie, de indeling van kantoren, zones en ruimtes, ergonomie en nog veel meer omvat!
Het is bewezen dat het gemakkelijker is om efficiënt en creatief te zijn in een goed georganiseerde omgeving dan in een rommelige en slecht georganiseerde ruimte. Of het nu thuis of op kantoor is, opruimen en sorteren zijn cruciaal voor een goede persoonlijke organisatie of die van een afdeling. Zo wordt er minder tijd verspild aan het zoeken naar het juiste document of gereedschap, waardoor men sneller operationeel is. Het vereenvoudigen van administratieve taken, het verminderen van verspilling, waaronder tijdverlies, en een betere organisatie zijn allemaal noodzakelijke componenten voor het goed functioneren van een bedrijf. Het volstaat om een collectief proces op te zetten dat in de bedrijfscultuur is verankerd.
Ergonomie en welzijn voorop!
Optimalisatie moet ook het begrip ergonomie door middel van kantoormeubilair omvatten. Dit is een noodzaak voor het welzijn van alle individuen op het werk en voor de productiviteit. Bovendien vermindert het ongevallen, ziektes of werkgerelateerde pijn (RSI). Deze investering kan direct bijdragen aan de verhoging van de bezettingsgraad op het werk, optimalisatie van het werk en kan ook een positief effect hebben op de vermindering van het personeelsverloop, wat niet te verwaarlozen is. Het is belangrijk om de houdingen en het benodigde materiaal voor elke medewerker, team, etc. te identificeren. Ergonomie kan allereerst geïntegreerd worden door middel van verstelbare stoelen, beeldschermsteunen die aangepast zijn aan de benodigde afstand tussen het oog en het scherm. Vergeet niet om technologieën te integreren in het ergonomieproces. Steeds meer bedrijven kiezen ook voor in hoogte verstelbare werkplekken, omdat we niet gemaakt zijn om 6 tot 10 uur per dag inactief te blijven. Een voorbeeld hiervan is het elektrische bureau, dat perfect past bij het ergonomische concept. Deze dynamiek maakt deel uit van Lean Office, dat het welzijn, de gezondheid en de innovatie in de werkomstandigheden van elke individu begeleidt volgens hun specifieke behoeften.
Waarom een creativiteitsruimte?
De creativiteitsruimte is een belangrijke ruimte om interne innovatie te bevorderen. Het bevordert brainstorming en de creatieve dynamiek binnen een team of afdeling. Deze collectieve ruimte stelt medewerkers in staat om nieuwe ideeën te genereren, uitwisseling te bevorderen en te innoveren. De locatie, ruimte, grootte en inrichting van de kamer zijn factoren die de effectiviteit en productiviteit beïnvloeden.
In elk type functie is creatieve reflectie noodzakelijk. Hoewel het niet vereist is om in alle beroepen creatief te zijn, stelt creatieve stimulatie ons in staat om flexibeler en veelzijdiger te zijn. In geval van een probleem of zoektocht naar voortdurende verbetering, maakt creativiteit het mogelijk om sneller of op een innovatievere manier oplossingen te vinden.
De ruimte die aan creativiteit is gewijd, hoeft niet per se een specifieke kamer of plek te zijn die speciaal is toegewezen aan de "creativity space". Het is volledig aanpasbaar en modulair. Open ruimtes en kantoren kunnen direct worden aangepast zonder individuen te storen. Het ontwerp zal het creatieve proces binnen de afdelingen en de bedrijfscultuur natuurlijk integreren. Het is des te motiverender om een nieuw kantoorontwerp en nieuwe “lean” tools te hebben die de werkorganisatie vereenvoudigen.
Daarnaast kunnen open ruimtes een negatieve connotatie hebben. Door de ruimte in te richten en de locaties, kantoren en afdelingen te dynamiseren, kan de werkruimte voor iedereen echt verbeteren.
De creativiteitsruimte is een plek voor delen en leren.
Het is belangrijk om, ter bevordering van uitwisselingen en comfort, dynamisch en modulair meubilair te hebben om een gezellige ruimte te creëren door digitale middelen te integreren voor beter samenwerken. De creativiteitsruimte brengt innovatie, initiatief en collectieve intelligentie.
Werkruimtes zijn ook een etalage van de bedrijfscultuur. Als de inrichting en de lokalen zijn ontworpen voor het welzijn van uw medewerkers, zal dit onmiddellijk merkbaar zijn. Tijdens een klantafspraak, leveranciersbezoek of sollicitatiegesprek speelt de omgeving een grote rol. Het kan uw gesprekspartner laten zien dat uw bedrijf in staat is om zich te vernieuwen. De lokalen kunnen representatief zijn voor innovatieve werk- of managementmethodologieën. De kandidaat kan zich dan beter inbeelden, een partner of klant kan eenvoudiger vertrouwen krijgen en herkennen dat de waarden van uw bedrijf goed worden toegepast en gedeeld.
6 kenmerken voor de inrichting van een creatieve ruimte
- Beweging: Creëer een ruimte die modulair is en zich aanpast aan elk type uitwisseling en configuratie. Voor een brainstorming-sessie zal de ruimte bijvoorbeeld meer gericht zijn op een teamopstelling rond een tafel of een bord. De ruimte moet aanpasbaar zijn voor elk type gebruik of activiteit.
- Design: Kleuren beïnvloeden onze creativiteit en dat is algemeen bekend! Hetzelfde geldt voor vormen of de indeling van een kamer. Je comfortabel en op je gemak voelen bevordert de creativiteit. De investeringscapaciteit in reflectie en creatie is sterk gecorreleerd met het design, wat effect heeft op werkprocessen. Daarnaast zijn bedrijven met een modern en eigentijds design veel aantrekkelijker.
- Verlichting: Pas de verlichting aan de omgeving aan en zorg ervoor dat deze niet te agressief is voor de ogen van iedereen.
- Geluidsniveau: De creativiteitsruimte is een plek voor uitwisseling, maar het kan ook een plek zijn voor individuele reflectie. Het installeren van akoestische panelen zorgt ervoor dat je in de creativiteitsruimte kunt werken zonder gestoord te worden door omgevingsgeluiden. Een "creativity space" kan effectief in teamverband of individueel worden gebruikt. De ruimte kan worden gezien als een verzameling kleine ateliers. Iedereen gebruikt het op zijn eigen manier om creatie, reflectie en concentratie te verbeteren, wat het mogelijk maakt om ideeën te genereren of productiever te zijn. Het is dus belangrijk om elk "atelier" te respecteren, of het nu in groepsverband of individueel is.
- Ergonomie: Een essentieel punt voor het welzijn van iedereen, ook het mogelijk maken van dynamische houdingen om de productie te activeren of te stimuleren. Het stelt je in staat om een dynamisch proces voor elk individu te integreren. De ergonomische behoeften zijn verschillend, afhankelijk van de functies, bureaus, medewerkers, ruimtes en locaties, dus het is noodzakelijk om alle ruimtes en hun gebruik te analyseren.
- Technologie: Digitale tools zijn een integraal onderdeel van creatieve ruimtes en zijn noodzakelijk voor reflectie, delen en uitwisseling tussen medewerkers. Ze mogen niet over het hoofd worden gezien! Voor brainstormsessies of vergaderingen tussen afdelingen is het nuttig om een technologische ondersteuning te gebruiken, zoals een digitaal bord, om uitwisseling en communicatie te bevorderen. Het bord kan ook fysiek zijn, maar de acties zijn mogelijk meer beperkt dan met een technologische tool.
Al deze punten zijn essentiële criteria om een motiverend en dynamisch kader binnen een bedrijf te begeleiden en te creëren.
