Con el desarrollo de los servicios online, las empresas de producción avanzan cada vez más hacia la fábrica del futuro. Es decir, los procesos se digitalizan y pasan de un medio físico a un medio digital. Este es el caso de Digital Visual Management, que es una auténtica extensión digital del Visual Management en el sentido clásico.
¿Qué es la Gestión Visual?
Antes de definir la Gestión Visual Digital, conviene recordar los conceptos básicos de la Gestión Visual. La Gestión Visual es un tipo de gestión basada en un principio según el cual el ser humano tiende a retener y comprender mejor la información visual. De hecho, en promedio retenemos el 10% de lo que leemos, el 20% de lo que escuchamos y el 30% de lo que vemos. No es casualidad que el software y las aplicaciones que utilizamos hoy en día opten por pictogramas en lugar de menús textuales. Por ejemplo, es el caso de la rueda dentada que se asimila a la configuración o de la lupa, que se asimila a la búsqueda. Estos pictogramas visuales son más impactantes y más fácilmente reconocibles por los usuarios. Del mismo modo, la Gestión Visual pretende facilitar la transmisión de información entre un gran número de personas independientemente de su rol. Para ello se basa en varias técnicas de comunicación. Digital Visual Management es, por tanto, la extensión digital de esta gestión. Se apoya en herramientas informáticas conectadas para recuperar la información y sincronizarla con todos los medios donde debe difundirse. En concreto, puede ser una pantalla conectada que muestre los objetivos de producción y el progreso de los equipos en relación con estos últimos. Ya sea digital o clásica, la Gestión Visual tiene como objetivo mejorar el acceso a la información y, por tanto, la toma de decisiones, pero también sirve para mejorar el rendimiento de los equipos a través de la gestión visual. Gracias a la Gestión Visual Digital, una misma información puede difundirse en varios lugares diferentes (diferentes departamentos, diferentes sitios e incluso entre empleados que teletrabajan)
¿Cuáles son las ventajas de la Gestión Visual Digital frente a la Gestión Visual tradicional?
La implementación de la Gestión Visual Digital dentro de tu empresa trae varias ventajas:
- Mayor autonomía del equipo: los equipos tienen acceso a la información y saben qué hacer y cómo hacerlo.Por tanto, ganan autonomía.
- Visualice procesos, riesgos de manera inmediata y trabaje de manera más efectiva para cumplir con los procesos y evitar riesgos.
- Mejorar el rendimiento del equipo: los equipos ya no trabajan a ciegas y pueden realizar un seguimiento de sus resultados en tiempo real frente a los objetivos establecidos para alcanzarlos y superarlos más fácilmente. Es más fácil identificar las brechas entre la situación ideal y la situación real. Ya no es necesario esperar para hacer un balance de los resultados con un gestor porque esta información está disponible de forma inmediata.
- Estado de ánimo del intercambio de información entre equipos.
- La inmediatez de la información en diferentes lugares. Gracias a la conexión permanente de los distintos dispositivos a Internet, la información se difunde instantáneamente y está disponible en todas las pantallas conectadas. ¡Entonces depende de usted instalarlos en cada lugar donde sea necesario!
- Automatización de la recogida y difusión de información. Gracias a diferentes sistemas de producción o reporting es posible automatizar la recogida de información, ya sea en un enfoque Lean Manufacturing en empresas de producción o en un enfoque Lean Office en el sector terciario. Una vez que se recopilan los datos, se pueden difundir fácilmente mediante software como SESAHUB en múltiples lugares y al instante.
- Actualización automática de KPIs y su seguimiento en tiempo real desde cualquier lugar. Gracias a la conexión permanente a Internet, los datos recopilados pueden actualizarse en las distintas tablas e indicadores de seguimiento, en tiempo real y en línea. De este modo, un directivo puede conocer el rendimiento de cada equipo e identificar áreas de mejora de un vistazo.
- La reducción del tiempo dedicado a las reuniones de intercambio de información. El hecho de que haya mucha información disponible desde cualquier lugar también reduce el tiempo dedicado a las reuniones. Por ejemplo, en el caso de una empresa internacional que trabaja con equipos en el extranjero, muchas veces es necesario organizar puntos periódicos para monitorear el progreso de los proyectos o el desempeño de cada equipo para poder coordinarlos. Si se puede acceder a toda la información necesaria, se podrá reducir la duración de las reuniones y su frecuencia. Lo mismo se aplica si tienes que viajar a diferentes sitios en el extranjero para hacer un balance con los equipos. Estos viajes pueden ser menos frecuentes y, por tanto, suponer un ahorro de dinero y de tiempo de viaje.
¿Cómo configurar la Gestión Visual Digital?
Para poner en marcha un proyecto de Gestión Visual Digital, lo ideal es partir de lo existente en materia de Gestión Visual e implementar la contraparte digital gracias a las herramientas de la Industria 4.0. Si aún no tienes la Gestión Visual configurada en tu empresa. , puedes seguir nuestra guía "Haz que tus indicadores de desempeño hablen con la gestión visual" para implementarla en tu empresa. En cualquier caso, para cada departamento afectado existen varios pasos para implementar la Gestión Visual Digital:
- Establezca metas: el primer paso es establecer metas para su departamento o equipo. ¿Qué objetivos desea alcanzar para su departamento de contabilidad? ¿Para su departamento de marketing? ¿Para tu departamento de producción?… Los objetivos definidos deben definirse según el método SMART. Consiste en definir objetivos Específicos, Medibles, Ambiciosos, Realistas y Temporalmente definidos.
- Determina tus KPI: Una vez definidos los objetivos, es necesario determinar los indicadores de desempeño a monitorear y trabajar que te permitirán alcanzar los objetivos planteados. Estos indicadores deberían permitirle gestionar su trabajo a diario.
- Configure su panel: luego cree un panel para centralizar todos los KPI y objetivos definidos para que todos puedan verlos y seguirlos. En el caso de la Gestión Visual Digital, es relevante utilizar varias pantallas conectadas para mostrar esta información en varios lugares (e incluso sitios geográficamente distantes) para tener una visión global y actualizada en tiempo real. ¡SESA SYSTEMS ofrece una gama de pantallas conectadas y software SESAHUB para permitirle configurar su tablero fácilmente!
- Hacer un balance periódicamente: Finalmente, el último paso es hacer un balance en equipo a intervalos regulares. Por ejemplo, una actualización semanal permite revisar la evolución de los KPI, seguir el trabajo de cada uno y situarse en relación con los objetivos definidos. También es una oportunidad para poner en marcha acciones para subir el listón si vemos que varios indicadores están en números rojos. Si en la fecha marcada algunos de tus objetivos no se alcanzan, entonces será necesario comprobar la relevancia de los KPI utilizados e identificar qué factores han impedido la consecución de los objetivos.
Si quieres ir más allá, puedes consultar nuestras páginas de Gestión Visual y Gestión Visual Digital o contactar con uno de nuestros jefes de proyecto si quieres que te ayuden a implementar la Gestión Visual en tu empresa.
