PDCA - Planear, Implementar, Controlar, Adaptar
Entre em uma dinâmica de melhoria contínua com o PDCA
O PDCA é um processo de gestão que permite adotar uma abordagem de melhoria contínua.
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O que é a solução PDCA?
PDCA significa “Plan Do Check Act” (Planejar, Fazer, Verificar, Agir).
O ciclo PDCA é simbolizado por uma roda chamada “Roda de Deming”, em referência a William Edwards Deming, que popularizou o PDCA e o desenvolveu na gestão da qualidade. Como um ciclo virtuoso, a Roda de Deming é um processo com ciclos e uma sequência entre cada etapa. O objetivo é melhorar os processos dentro de uma empresa, departamento, equipe, etc.
O PDCA se aplica à estratégia total da empresa, seguindo um método que muitas grandes empresas japonesas já adotaram.
A implementação de um projeto PDCA em sua empresa favorece a melhoria dos processos de trabalho, do desempenho e, portanto, dos modelos e do planejamento, além da identificação das causas dos problemas detectados e dos objetivos. Uma vez que o ciclo PDCA é integrado à empresa, sua gestão será muito mais simples na gestão da qualidade.
Trata-se de um projeto cíclico. É um ciclo contínuo que visa à melhoria, simplificando e resolvendo problemas por meio de 4 etapas. Seu objetivo é alcançar a qualidade ótima dentro da sua empresa. Para isso, o método consiste em repetir os ciclos até atingir o nível esperado. As fases são baseadas em um princípio cumulativo até alcançar os objetivos.
Seu objetivo e seus indicadores fazem parte de um método LEAN.
Quais são as 4 etapas da ferramenta PDCA?
Plan / planejar:
A primeira etapa do ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) consiste em definir e identificar os problemas encontrados em um processo. Esta fase é crucial, pois permite fazer as perguntas certas para entender as causas profundas dos problemas e definir objetivos e métodos para resolvê-los. Alguns dos métodos recomendados para esta etapa são:
- Método dos 5 porquês: fazer a pergunta "por quê?" repetidamente para chegar à causa raiz de um problema.
- QQOQCCP (Quem, O quê, Onde, Quando, Como, Quanto, Por quê): uma série de perguntas para analisar todos os aspectos de uma situação.
- Diagrama de causa e efeito (Ishikawa): um mapa visual para hierarquizar e classificar as possíveis causas de um problema.
- Diagrama de Pareto: uma ferramenta gráfica que classifica as causas por ordem de importância.
O essencial é entender bem o problema, em vez de propor soluções superficiais. Compreender as origens profundas permite corrigir a situação de forma duradoura.
Do / Realizar:
Esta etapa corresponde à fase de realização, aplicação do método estudado na etapa anterior. Trata-se de um processo executivo que vai medir a diferença e as mudanças nos resultados entre a primeira e a segunda fase. É a implementação e aplicação do plano de ação que permitirá, posteriormente, medir as causas e efeitos neste processo definido.
O reajuste pode eventualmente fazer parte desta etapa, mas o objetivo nesta fase não é alcançar a resolução total do problema identificado. Trata-se de um processo que inicia um ciclo de ações, preparação e soluções. Esta etapa consiste em preparar e iniciar a realização, o teste ou a experiência, preferencialmente em pequena escala, respeitando as disposições definidas na primeira etapa. O plano de ação estabelecido nesta fase deve ser seguido rigorosamente. A presença regular da liderança no local e o sistema de acompanhamento são elementos fundamentais para garantir o sucesso do processo.
Check / Verificar:
Esta fase permite medir, quantificar as ações implementadas e seu desempenho. Podemos identificar desvios, tentar entender de onde vêm e comparar os resultados com as previsões. Esta fase é mensurável através de indicadores definidos no plano de ação PDCA. A medição é importante, pois permite justificar ou não as causas de uma ação e verificar se há uma relação de causa e efeito no processo.
É necessário ajustar, redefinir ou definir novos pontos de melhoria após a fase de verificação. De forma mais ampla, trata-se de uma etapa de controle de todos os indicadores disponíveis e o ajuste da gestão dos planos de ação.
2 tipos de indicadores devem ser monitorados:
- Provenientes do processo: cumprimento dos prazos das ações adotadas, número de sugestões emitidas...
- Provenientes dos resultados: qualidade, custos, prazos, segurança, meio ambiente.
Act / Agir:
Esta etapa consiste não apenas em tomar as decisões necessárias em relação às soluções, mas também em buscar pontos de melhoria. O objetivo é garantir a sustentabilidade dos planos de ação. Isso pode incluir a padronização do plano de ação, a atualização de procedimentos e a gestão geral. Uma vez que o plano de ação esteja padronizado, é altamente recomendável reiniciar o processo PDCA. De fato, a resolução do problema foi realizada, mas podem surgir novos obstáculos, falhas (como elementos não conformes, por exemplo) e a roda de Deming reinicia em uma dinâmica de melhoria contínua, que é o objetivo em constante evolução.
Como implementar o PDCA e aplicá-lo?
O método PDCA é utilizado para resolver problemas que a empresa pode encontrar, mas também pode ser aplicado em uma abordagem LEAN, de melhoria contínua, com o objetivo de aumentar o desempenho ou até reduzir os MUDA, por exemplo.
É recomendado para empresas que utilizam o método PDCA, focar em pequenas tarefas em vez de grandes projetos. De fato, para grandes projetos, será mais difícil identificar a origem do problema e como resolvê-lo, o prazo será muito mais longo e sinuoso. Já em projetos pequenos, com prazos curtos, os resultados são percebidos rapidamente e a dinâmica de melhoria contínua é acionada mais rapidamente. A resolução parece mais simples e é melhor reiniciar o processo várias vezes, melhorando a cada ciclo, do que ficar preso em uma das etapas, muito difíceis de serem realizadas em grande escala. Esta ferramenta faz parte integrante de um modelo LEAN para as empresas.
O modelo PDCA é representado em uma inclinação ascendente que tende à melhoria contínua. O que impede a roda de escorregar e descer a ladeira é o feedback. Ilustrado como um cunho que segura a roda. A experiência é um verdadeiro pilar para alcançar os objetivos e mantém a roda a cada nível atingido.
O ciclo PDCA não se aplica apenas à melhoria de processos, mas também à melhoria de produtos. Como são ciclos, as fases retornam regularmente em momentos específicos da vida da empresa e do produto. O termo "ciclo" sugere que, ao final do controle dos resultados, se o objetivo não for atingido, é necessário interpretar os desvios e entender as tendências. O ciclo recomeça com um novo objetivo, até que os novos resultados sejam alcançados e compreendidos. A resolução de problemas é um "trabalho em equipe", portanto, confiado a um grupo de pessoas.
Esta ferramenta serve para estruturar uma abordagem de progresso: ela evita que etapas essenciais sejam esquecidas, como preparar antes de agir; a preparação é, de fato, essencial e muito ligada à fase de verificação: só podemos verificar em relação à preparação.
O PDCA digital
Um módulo PDCA no SESAHUB foi criado para fornecer um verdadeiro acompanhamento, além de estabelecer uma linha guia. De fato, o módulo do SESAHUB coleta dados em tempo real e transmite os indicadores. Isso organiza a gestão e as ações a serem realizadas, além de medir rapidamente os resultados. O acesso ao PDCA inclui a gestão de anomalias, tarefas e ações, bem como o acompanhamento. Assim, você pode entrar na dinâmica do PDCA em equipe, em tempo real, e observar sua evolução.
Além disso, você terá acesso a um histórico completo e poderá visualizar as estatísticas de todos os períodos.
Você terá à disposição todo o acompanhamento dos seus processos PDCA, garantindo uma melhoria contínua na sua empresa.
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