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¿Qué es Obeya?

La sala Obeya u Obeya es un concepto de Lean Management que fue desarrollado en la década de 1970 por Toyota. En ese momento, la compañía estaba buscando diferentes formas de aumentar la productividad, mejorar la calidad, reducir los tiempos de entrega y eliminar los desechos.Todos los métodos y procesos aplicados por Toyota fueron tomados y adaptados por otras compañías para convertirse en los métodos de gestión Lean que conocemos hoy.
En el caso de obeya, el objetivo era aumentar la eficiencia y el rendimiento de los diversos participantes en un proyecto.De hecho, Toyota comenzó por el hecho de que diferentes departamentos (investigación y desarrollo, producción, calidad, etc.) generalmente trabajan en el mismo proyecto. Como estos diferentes departamentos se encuentran en diferentes partes de la empresa (diferentes oficinas, diferentes pisos y, a veces, incluso diferentes edificios), es difícil para ellos comunicarse e intercambiar información.Esto lleva a los intercambios y de ida y vuelta entre estos diferentes departamentos que claramente pueden identificarse como desechos a eliminar.
Por lo tanto, el principio de Obeya es reunir a todos los actores involucrados en un proyecto en el mismo gran espacio para reunir, intercambiar y agrupar información para discutir cualquier bloqueo que se pueda encontrar, tomar decisiones o encontrar soluciones durante las reuniones que generalmente son cortas.pero periódico.
A diferencia de las salas de reuniones más tradicionales, el Obeya generalmente funciona en el modo del proyecto.Esto significa que las mismas personas están en la habitación y que la habitación no está destinada a ser compartida con equipos de otro proyecto, ya que los documentos del proyecto generalmente permanecen en la sala.

El establecimiento de un obeya en una empresa

Un obeya está configurado para un proyecto determinado.Esto significa que no hay dos habitaciones obeya las mismas, porque si los proyectos son diferentes, las habitaciones también deben ser diferentes para considerar las especificidades de cada proyecto.
Sin embargo, hay varias características que son exclusivas de la sala Obeya:

• Debe ser lo suficientemente grande para acomodar a los diversos participantes del proyecto.
• Debe ubicarse en un rango conveniente de cada participante del proyecto para que sea fácilmente accesible para todos.
• Hay escritorios, mesas y sillas dedicadas a los diferentes participantes clave en el proyecto.
• Contiene equipos y muebles de oficina como paneles de exhibición, documentos importantes del proyecto e indicadores de rendimiento (por ejemplo, para el monitoreo del proyecto, los objetivos, la planificación del hito, etc.)
• También contiene todo el equipo de oficina necesario para el trabajo de los equipos, como las computadoras, las pantallas conectadas con paneles actualizados en tiempo real, impresoras, etc.

Gracias a esta organización, todos los actores pueden tomar decisiones juntas de persona a persona sin ningún punto de conflicto y sin la necesidad de intercambiar información por correo electrónico o teléfono . Toda la información importante sobre el proyecto está disponible para todos y no hay más tiempo perdido para encontrar el documento correcto o la información correcta.Todos los objetivos y el progreso del proyecto son visibles para todos y se actualizan en tiempo real.

¿Cómo usar una habitación obeya de manera eficiente?

La implementación de una sala Obeya se puede planificar aguas arriba de un proyecto que requiere varios participantes, o en un proyecto ya existente para facilitar su desarrollo y finalización. En todos los casos, Obeya no es un método Lean en sí mismo, debe combinarse con otros métodos, como el método PDCA o la gestión visual.
De hecho, el método PDCA (o proceso de mejora continua ) hace posible resolver mejor problemas siguiendo 4 pasos: planificación (Plan), hacer (Do), verificar (Check), actuar (Act). Obeya favorece la aplicación de este método porque la recopilación de actores e información en un solo lugar permite la mejora de los procesos y los métodos de trabajo y, por lo tanto, la resolución de problemas mucho más rápido que si los equipos tuvieran que cambiar entre los departamentos.Además, como PDCA funciona en un ciclo continuo (como se ilustra en la rueda Deming), Obeya debe ser ritualizado, es decir, estas reuniones deben integrarse en el horario de todos a intervalos regulares para que formen pequeños ciclos PDCA en sí mismos.

Los beneficios esperados de un obeyas

Para un equipo funcional, Obeya es una palanca para transformar los comportamientos y la movilización, basado en la gestión de los procesos en curso.Aumenta la colaboración entre los miembros del equipo.Se alienta a escuchar y compartir, se analizan los hechos y las decisiones se toman con una mejor comprensión del proyecto en su conjunto.Los equipos trabajan juntos para encontrar una solución a mal funcionamiento y prioridades están mejor definidos.
Obeya es una gran herramienta para empoderar a los empleados.Definen sus compromisos ellos mismos, en relación con los objetivos y limitaciones. Son responsables de anticipar sus acciones y emitir las alertas necesarias. Luego, el gerente se mueve de la posición de quien sabe, el que decide y arbitraza, a una posición en la que debe desafiar a su equipo y asegurarse de que se cumplan todas las condiciones para el éxito.
Gracias a Obeya, el equipo se vuelve más ágil. En la medida en que la información se muestra, precisa y compartida, el equipo es más eficiente en reaccionar a eventos imprevistos. Ante una reorientación estratégica o un cambio en el flujo de actividad, los compañeros de trabajo encuentran soluciones de manera rápida y colectiva para revisar las prioridades y la planificación de tareas y solicitar las decisiones correctas.
Finalmente, Obeya moviliza al equipo para una mejora continua. Los mismos compañeros de trabajo completan los indicadores relevantes. Miden su nivel de rendimiento real.Los problemas son visibles. El equipo puede, junto con su gerente, definir e implementar planes de acción para resolverlos. Y monitorear su impacto en el rendimiento.

¿Hacia una digitalización de las habitaciones de Obeya?

Dependiendo de situaciones y empresas, la creación de una obeya no siempre es posible.Este es particularmente el caso cuando varios equipos ubicados en sitios distantes deben trabajar juntos.En este caso, el Obeya puede ser digitalizado. Gracias al desarrollo de herramientas de comunicación colaborativa y en línea, es en parte posible digitalizar el Obeya. Al equipar los diferentes sitios con pantallas táctiles y potentes de pantalla táctil y un software de intercambio de información, es posible centralizar la información en un solo lugar. Idealmente en el proyecto, se crea un obeya específicamente en cada sitio para implementar estas herramientas.En segundo lugar, se deben configurar eventos interactivos para permitir que los diferentes equipos se comuniquen fácilmente entre sí. Esto requiere, entre otras cosas, buenos equipos informáticos y una buena red de Internet dentro de cada estructura.El software para monitorear los indicadores de rendimiento, como SESAHUB, se pueden instalar en la red y compartir entre los diferentes equipos. Sin embargo, es importante tener en cuenta que esta solución debe ser favorecida si la creación de una obeya física es imposible, ya que esto siempre será más eficiente que un obeya digital.

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