Le cycle PDCA (Plan-Do-Check-Act), également connu sous le nom de roue de Deming, est une méthode Lean itérative de gestion de la qualité et d'amélioration continue. C'est à dire qu'à chaque fois qu'une étape est validée, on passe à la suivante, et ce, selon plusieurs cycles se répétant itération après itération. Cette approche structurée permet aux organisations d'améliorer leurs processus de manière continue et systématique. Voici le détail des étapes recommandées par SESA SYSTEMS pour remplir et mener à bien un projet de PDCA dans votre entreprise.

Planifier (Plan)

La première étape du modèle PDCA consiste à planifier. Il s'agit de déterminer les objectifs à atteindre et de concevoir une trame pour les réaliser. Cette étape inclut l'analyse de la situation actuelle, l'identification des problèmes et la formulation de solutions potentielles.

  • Définir l'objectif : Il faut commencer par déterminer ce que vous voulez améliorer. N'oubliez pas d'être réaliste et de fixer des objectifs selon le principe S.M.A.R.T. C'est à dire que les objectifs doivent être Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis.
  • Analyser la situation : Recueillez des données sur le processus actuel pour comprendre ses performances et identifier les causes profondes des problèmes et les opportunités d'amélioration.
  • Élaborer un plan d'action : Identifiez les actions spécifiques nécessaires pour atteindre les objectifs. Vous pouvez par exemple inclure la modification des procédures existantes, l'introduction de nouvelles techniques, de nouveaux processus ou la formation du personnel.
  • Allouer les ressources : Déterminez les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires pour mettre en œuvre le plan.

Réaliser (Do)

La deuxième étape a pour but de mettre en œuvre la trame élaborée. C'est une phase d'exécution où les solutions sont testées à petite échelle.

  • Mettre en œuvre le plan : Exécutez les actions planifiées dans une zone pilote ou à petite échelle pour minimiser les risques. Attention aussi à ce que le temps accordé à la phase de test soit bien respecté.
  • Former et informer le personnel : Assurez-vous que l'ensemble de l'équipe ainsi que toutes les parties prenantes comprennent le plan et savent ce qui est attendu d'elles.
  • Collecter des données : Pendant la mise en œuvre, recueillez des données pour évaluer les effets des actions entreprises.
  • Surveiller de près : Suivez attentivement les progrès pour détecter rapidement tout problème ou déviation par rapport au plan.

Vérifier (Check)

La troisième étape est la vérification. Elle consiste à comparer les résultats obtenus avec les objectifs fixés pour évaluer l'efficacité du plan.

  • Analyser les résultats : Comparez les données collectées pendant la phase de réalisation aux objectifs fixés. Vous pouvez notamment utiliser des outils statistiques pour analyser les résultats. Un exemple de cette analyse serait de comparer les pièces défectueuses produites sur une durée déterminée avant et pendant la phase de test afin d'évaluer la pertinence et la performance de sa mise en place.
  • Évaluer les écarts : Identifiez les écarts entre les performances attendues et réelles. Analysez les causes de ces écarts pour comprendre pourquoi certaines actions ont fonctionné et d'autres non.
  • Recueillir des retours : Obtenez des retours des employés et autres parties prenantes sur l'expérience de mise en œuvre.

Agir (Act)

La dernière étape consiste à agir en fonction des résultats de la phase de vérification. Cette étape consiste généralement à des ajustements ou à l'implantation à grande échelle des solutions testées et validées.

  • Standardiser les réussites : Si le plan a réussi, intégrez les changements dans les procédures normales de travail et documentez-les.
  • Apporter des améliorations : Si des problèmes ont été identifiés, apportez les ajustements nécessaires et planifiez un nouveau cycle PDCA pour continuer à améliorer.
  • Diffuser les résultats : Communiquez les résultats et les leçons apprises à l'ensemble de l'organisation pour promouvoir une culture d'amélioration continue.
  • Planifier le prochain cycle : Utilisez les apprentissages de ce cycle pour planifier le suivant, en ciblant d'autres aspects du processus à améliorer.

Ce qu'il faut retenir

En conclusion, le cycle PDCA est un outil puissant pour toute organisation cherchant à améliorer de manière continue ses processus et à accroître la qualité de ses produits ou services. En suivant méthodiquement les étapes de la méthode PDCA (planification, réalisation, vérification et action), les entreprises peuvent non seulement résoudre des problèmes existants et optimiser des processus mais aussi prévenir de futurs dysfonctionnements. La clé de la réussite de cette méthode réside tant dans une bonne définition des objectifs que dans l'engagement à la rigueur et à l'amélioration constante, ou dans l'implication active de toutes les parties prenantes.