La méthode Kanban, initialement développée par Toyota dans le cadre de son système de production, s'est étendue au-delà de l'industrie automobile pour devenir une approche largement utilisée dans divers secteurs, y compris les bureaux, les environnements de travail non manufacturiers ou le secteur des services (secteur tertiaire). Mettre en place la méthode Kanban dans ces contextes exige une compréhension claire de ses principes fondamentaux et une adaptation cohérente aux spécificités de chaque environnement. Voici les différentes étapes pour mettre en œuvre la méthode Kanban à la fois en industrie et dans les bureaux.

Étape 1 : Identifier les différents flux et processus.

Tout d'abord, il est essentiel de comprendre les principes fondamentaux de la méthode Kanban. À son cœur se trouve le concept de gestion visuelle des flux de travail ("workflow" en anglais). Cela implique de diviser le travail en petites tâches ou "cartes" visuelles, qui sont ensuite placées sur un tableau Kanban. Ce tableau est généralement divisé en colonnes représentant différentes étapes du processus, telles que "À faire", "En cours" et "Terminé". Chaque tâche est déplacée à travers ces colonnes à mesure qu'elle progresse dans le processus, offrant une visualisation claire de l'avancement du travail.

Étape 2 : Organiser les flux et les processus clefs dans un tableau.

En industrie, la mise en place de la méthode Kanban commence souvent par l'identification des flux de travail existants et la cartographie des processus clefs. Cela permet de comprendre où les goulots d'étranglement peuvent se produire et où des améliorations peuvent être apportées. Une fois que les processus sont clairement compris, des tableaux Kanban physiques ou des outils numériques peuvent être utilisés pour représenter visuellement ces flux de travail. Chaque étape du processus est représentée par une colonne sur le tableau, et les cartes Kanban sont déplacées à travers ces colonnes à mesure que le travail progresse.
Dans les bureaux, la méthode Kanban peut être appliquée de manière similaire, mais adaptée aux types de tâches et de flux de travail propres à un environnement de bureau. Cela peut inclure des activités telles que la gestion de projet, la coordination d'équipes, la gestion des tâches individuelles, etc. Dans le cadre du développement informatique par exemple, des méthodes dérivées du kanban comme la méthode Agile ou la méthode Scrum peuvent être mises en place. De plus, l'utilisation de logiciels de gestion de tâches ou d'outils spécifiques Kanban en ligne peut faciliter la mise en place de tableaux Kanban virtuels pour suivre et gérer le travail de bureau de manière efficace.

Étape 3 : Mesurer et adapter la quantité de travail réalisable.

Un aspect clef de la méthode Kanban est la limitation du travail en cours. Cela signifie qu'à chaque étape du processus, seule une quantité spécifique de travail est autorisée à être en cours simultanément. Cela évite la surcharge de travail et aide à maintenir un flux de travail régulier. En identifiant et en imposant des limites appropriées, tant en industrie que dans les bureaux, les équipes peuvent améliorer leur efficacité et leur capacité à livrer le travail à temps.

Étape 4 : Organiser des réunions d'avancement

La communication et la collaboration sont également essentielles pour une mise en œuvre réussie de la méthode Kanban. En encourageant la transparence et en favorisant la communication ouverte entre les membres de l'équipe, les obstacles peuvent être identifiés plus rapidement et les problèmes résolus de manière proactive. Des réunions régulières de revue Kanban peuvent être organisées pour discuter de l'avancement du travail, identifier les problèmes potentiels et apporter des ajustements au processus si nécessaire.

Étape 5 : Ajuster et rééquilibrer le travail en cas de besoin.

Enfin, il est important de reconnaître que la méthode Kanban est un processus évolutif. Les équipes doivent être ouvertes à l'expérimentation et à l'adaptation continue de leur système Kanban pour répondre aux changements dans les conditions de travail et aux besoins changeants des clients. En surveillant les performances du processus et en recueillant les commentaires de l'équipe, des ajustements peuvent être apportés pour améliorer constamment l'efficacité et la qualité du travail.

Voir les produits Kanban indispensables

La gestion visuelle des flux, le cœur de la méthode Kanban.

En conclusion, au sein d'une entreprise et avec les outils adaptés, la méthode Kanban peut être mise en place à la fois en industrie et dans les bureaux en comprenant ses principes fondamentaux, en adaptant intelligemment ses techniques aux spécificités de chaque environnement et en favorisant la collaboration et l'adaptabilité au sein de l'équipe. En suivant ces étapes et en restant ouvert aux ajustements, les organisations peuvent bénéficier d'une meilleure gestion visuelle des flux de travail, d'une réduction des goulots d'étranglement et d'une amélioration globale de l'efficacité opérationnelle.