Comment passer du Management Visuel physique au digital ?

Avec le développement des services en ligne, les entreprises de production s’orientent de plus en plus vers l'usine du futur. C'est-à-dire que les processus sont digitalisés et passent d'un support physique à un support numérique. C'est le cas du Management Visuel Digital qui est une véritable extension numérique du Management Visuel au sens classique.

Qu'est ce que le Management Visuel ?

Avant de définir le Management Visuel Digital, il est opportun de rappeler les bases et les valeurs du Management Visuel. Le Management Visuel est un type de management reposant sur un principe selon lequel l'être humain a tendance à mieux retenir et comprendre une information visuelle. En effet, en moyenne, nous retenons 10% de ce que nous lisons, 20% de ce que nous entendons et 30% de ce que nous voyons. Ce n'est d'ailleurs pas un hasard si les logiciels et applications que l'on utilise aujourd'hui optent pour des pictogrammes en lieu et place de menus textuels. Par exemple, c'est le cas de la roue crantée qui est assimilée aux réglages ou de la loupe, qui est assimilée à la recherche. Ces pictogrammes visuels sont plus percutants et plus facilement reconnaissables par les utilisateurs. De la même manière, le Management Visuel est destiné à faciliter le flux d'informations entre un nombre important de personnes quel que soit leur rôle. Pour cela, il repose sur plusieurs techniques de communication.
Le Management Visuel Digital est donc l'extension numérique de ce management. Il repose pour cela sur les outils informatiques connectés pour récupérer une information et la synchroniser avec tous les supports de technologies où elle doit être diffusée. Concrètement, il peut s'agir d'un écran connecté affichant les objectifs de production et la progression des équipes par rapport à ce dernier.
Qu'il soit digital ou classique le Management Visuel vise donc à améliorer l'accès à l'information et par conséquent la prise de décision mais sert également à améliorer la performance et l'organisation des équipes via un pilotage visuel. Grâce au Management Visuel Digital, une même information pourra être diffusée à plusieurs endroits différents (différents services, différents sites, et même chez les collaborateurs en télétravail)

Quels sont les avantages du Management Visuel Digital par rapport au Management Visuel classique ?

La mise en place d'un Management Visuel Digital au sein de son entreprise apporte plusieurs avantages et solutions:

• Une plus grande autonomie des équipes : les équipes ont accès à l'information et savent ce qu'elles doivent faire et comment le faire. Elles gagnent donc en autonomie.
• Visualiser les processus, les risques immédiatement et travailler plus efficacement à respecter les processus et éviter les risques.
• L'amélioration des performances des équipes : les équipes ne travaillent plus à l'aveugle et peuvent suivre en temps réel leurs résultats par rapport aux objectifs fixés afin de les atteindre et de les dépasser plus facilement grâce à la digitalisation. Il est plus aisé d'identifier les écarts entre la situation idéale et la situation réelle. Il n'est plus nécessaire d'attendre de faire le point sur les résultats avec un manager car cette information est disponible immédiatement.
• Etat d’esprit de partage d’information entre les équipes.
• L'instantanéité de l'information à différents endroits. Grâce à la connexion permanente des différents appareils à internet, l'information est instantanément diffusée et disponible sur tous les écrans connectés. Libre à vous ensuite d'en installer à chaque endroit où cela est nécessaire !
• L'automatisation de la collecte et de la diffusion de l'information. Grâce à différents systèmes de production ou de reporting, il est possible d'automatiser la collecte des informations que ce soit dans une approche Lean Manufacturing dans les entreprises de production ou dans une approche Lean Office dans le tertiaire. Une fois les données collectées, elles peuvent être diffusées facilement via des logiciels comme SESAHUB à plusieurs endroits, et de manière instantanée.
• La mise à jour automatique des KPI et leur suivi en temps réel depuis n'importe où. Grâce à la connexion permanente à internet, les données récoltées peuvent être mises à jour sur les différents tableaux et indicateurs de suivi, et ce, en temps réel en ligne. Un manager peut donc connaître la performance de chaque équipe et identifier les points d'améliorations d'un seul coup d'œil.
• La diminution du temps passé en réunion à échanger des informations. Le fait que de nombreuses informations sont disponibles à partir de n'importe quel endroit permet également de diminuer le temps passé en réunion. Par exemple, dans le cas d'une entreprise internationale travaillant avec des équipes à l'étranger, il est souvent nécessaire d'organiser des points réguliers afin de suivre l'avancement des projets ou la performance de chaque équipe afin de les coordonner. Si toutes les informations nécessaires sont accessibles, la durée des réunions et leur fréquence peuvent par conséquent être diminuées. Il en va de même si vous devez vous déplacer sur différents sites à l'étranger pour faire le point avec les équipes. Ces déplacements peuvent être moins fréquents et ainsi constituer une économie financière et de temps de déplacement.

Comment mettre en place le Management Visuel Digital ?

Pour mettre en place un projet de Management Visuel Digital, il faut idéalement partir de l'existant en termes de Management Visuel et de déployer le pendant digital grâce aux outils de l'Industrie 4.0.
Si vous n'avez pas encore de Management Visuel mis en place dans votre entreprise, vous pouvez suivre notre guide "Faites parler vos indicateurs de performance avec le management visuel" pour le mettre en place dans votre entreprise.
Dans tous les cas, pour chaque service concerné il y a plusieurs étapes pour implémenter le Management Visuel Digital :

• Définir des objectifs : La première étape consiste à définir des objectifs pour votre service ou votre équipe. Quels objectifs voulez-vous atteindre pour votre service comptabilité ? Pour votre service marketing ? Pour votre service production ?... Les objectifs définis doivent l'être selon la méthode SMART. Elle consiste à définir des objectifs Spécifiques, Mesurables, Ambitieux, Réalistes, et Temporellement définis.
• Déterminer vos KPI : Une fois les objectifs définis, il faut déterminer les indicateurs de performance à surveiller et à travailler qui vous permettront d'atteindre les objectifs fixés. Ces indicateurs doivent vous permettre de piloter votre travail au quotidien.
• Mettre en place votre tableau de bord : Il faut ensuite créer un tableau de bord permettant de centraliser l'ensemble des KPI et des objectifs définis afin qu'ils puissent être vus et suivis par tous. Dans le cas du Mangement Visuel Digital, il est pertinent d'utiliser plusieurs écrans connectés pour afficher ces informations à plusieurs endroits (et même des sites géographiquement éloignés) pour avoir une vision globale et mise à jour en temps réel. SESA SYSTEMS propose une gamme d'écrans connectés et le logiciel SESAHUB afin de vous permettre de mettre en place votre tableau de bord facilement !
• Faire le bilan régulièrement : Enfin la dernière étape consiste à faire le bilan en équipe à intervalles réguliers. Par exemple, un point hebdomadaire permet de passer en revue l'évolution des KPI, de suivre le travail de chacun et de se situer par rapport aux objectifs définis. C'est également l'occasion de mettre en place des actions pour redresser la barre si l'on constate que plusieurs indicateurs sont dans le rouge. Si à la date définie, certains de vos objectifs ne sont pas atteints, il faudra alors vérifier la pertinence des KPI utilisés et identifier quels facteurs ont empêché la réalisation des objectifs.

Si vous souhaitez aller plus loin, vous pouvez consulter nos pages Management Visuel et Management Visuel Digital ou contacter l'un de nos chargés d'affaires si vous souhaitez être aidé pour implanter le Management Visuel dans votre entreprise.