6 critères pour créer un espace de travail innovant, efficace et créatif !

L’environnement de travail peut être déterminant dans la productivité des collaborateurs ainsi que leur motivation quotidienne. Les espaces de travail sont l’endroit où nous passons la plupart de notre temps et journées (12% est le temps passé au travail au cours de notre vie). Il est donc important d’analyser l’environnement, le bien être, l’agencement, les lieux, la place et l'équipement de ses collaborateurs. Créer une culture d’entreprise agréable et propice à la productivité est une réelle opportunité pour toutes les parties prenantes de votre entreprise.

Priorisez l’organisation du travail par le mobilier.

Tout d’abord, il faut analyser et simplifier l’organisation administrative afin de la standardiser et hiérarchiser les tâches ordonnées à tous les niveaux. Beaucoup de techniques et processus permettent ces améliorations, comme la méthode 5S par exemple. Le Lean Office est un état d’esprit, il englobe l’organisation du travail, l’agencement des bureaux, des zones et des salles, l’ergonomie, et bien plus encore !
Il a été démontré qu’il est plus facile d’être efficace et créatif dans un environnement bien organisé qu’un espace mal rangé et organisé. Que ce soit chez soi ou au bureau, le rangement et le tri sont capitaux pour une bonne organisation personnelle ou celle d'un service. On perd ainsi moins de temps à chercher le bon document ou le bon outil, on est donc opérationnel bien plus vite. La simplification des tâches administratives, la réduction des gaspillages , y compris la perte de temps et une meilleure organisation sont autant de composantes nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise. Il suffit de mettre en place un processus collectif qui s'ancre dans la culture de l'entreprise.

L’ergonomie et le bien-être avant tout !

L’optimisation doit également inclure la notion d’ergonomie par le mobilier de bureau. Il s’agit d’une nécessité pour le bien être de tous les individus au travail et de la productivité. De plus, cela réduit les accidents, maladies ou douleurs liés au travail (TMS). Cet investissement peut directement se répercuter sur l’augmentation du taux d’occupation au travail, l’optimisation du travail et peut également avoir un effet sur la baisse du turnover qui n’est pas négligeable. Il faut identifier les postures et le matériel nécessaire pour chaque collaborateur, équipe etc. L’ergonomie peut-être intégrée tout d’abord par les sièges réglables, les supports écrans adaptés à la distance nécessaire entre l'œil et l’écran. Il ne faut pas oublier d'allier les technologies dans le processus d'ergonomie. De plus en plus d’entreprises optent également pour des postes de travail réglables en hauteur, car nous ne sommes pas fait pour rester inactifs durant 6 à 10 heures par jour. Par exemple, le bureau électrique s’adapte totalement à la démarche ergonomie. Cette dynamique fait partie du Lean Office, qui accompagne le bien-être, la santé et l’innovation dans les conditions de travail de chaque individu selon leurs besoins précis.

Pourquoi un espace de créativité ?

L'espace de créativité est un espace important pour promouvoir l'innovation en interne. Cela favorise les brainstorming, la dynamique créative au sein d'une équipe, d'un service. Cet espace collectif va permettre aux collaborateurs d'avoir de nouvelles idées, de favoriser l’échange et d'innover. Le lieu, la place, la taille, l'agencement de la salle sont autant de facteurs qui influent sur l'efficacité et la productivité.
Dans tout type de poste, la réflexion créative est nécessaire. Même si il n’est pas demandé et nécessaire d’être créatifs pour toutes les professions en entreprise, la stimulation créative permet notamment d’être plus flexible et polyvalent. En cas de problème, ou de recherche d’amélioration continue, être créatif permet de trouver des solutions plus rapidement ou de manière plus innovante.

L’espace dédié à la création n’est pas forcément une salle ou un lieu spécifiquement attribué au “creativity space”. C’est totalement aménageable et modulable. Les open spaces et bureaux peuvent être aménagés directement sans gêner les individus. Le design intégrera naturellement le processus créatif au sein des services et la culture de l’entreprise. Il est d’autant plus motivant d’avoir un nouvel aménagement de bureau plus design et de nouveaux outils “lean” qui simplifient l’organisation du travail.
De plus, les open spaces peuvent avoir une détermination péjorative. Le fait d’aménager l’espace et de dynamiser les lieux, les bureaux et services, peut vraiment améliorer l’espace de travail pour chacun.

L'espace de créativité est un lieu de partage et d'apprentissage.

Il est important, pour favoriser les échanges et le confort, que le mobilier soit dynamique et modulaire pour créer un espace convivial en intégrant le digital pour un meilleur travail collaboratif. L’espace créativité apporte innovation, initiative ainsi que l’intelligence collective.
Les espaces de travail représentent également une vitrine de la culture d'entreprise. Si l’agencement et les locaux sont pensés pour le bien-être de vos collaborateurs, cela se ressentira immédiatement. Lors d’un rendez-vous client, fournisseur ou encore un recrutement, l’environnement joue beaucoup. Il peut refléter à votre interlocuteur la capacité de votre entreprise à se réinventer. Les locaux peuvent être représentatifs des méthodologies de travail ou de management innovantes. Le candidat peut alors se projeter, un partenaire ou un client peut donner plus simplement confiance et identifier que les valeurs de votre entreprise sont très bien appliquées et partagées.

6 caractéristiques pour la configuration d'un espace créatif

• Le mouvement : Créer un espace qui permet d’être modulable, s’adapter à tout type d’échange et de configuration. Pour un brainstorming, nous serons plus sur une configuration d’équipe autour d’une table ou d’un tableau. La salle doit pouvoir être modulable pour chaque type d’utilisation ou d'activités.
• Le design : Les couleurs influencent notre créativité et c’est bien connu ! De même pour les formes ou la disposition d’une pièce, se sentir à l’aise et confortable pour être encore plus créatif. La capacité d'investissement de réflexion, création est très corrélé avec le design qui a un effet sur les processus de travail. De plus, les entreprises ayant un aménagement design et dans l’ère du temps sont beaucoup plus attractives.
• L’éclairage : Adapter l'éclairage à l’environnement, veiller à ce qu’il ne soit pas trop agressif pour les yeux de tous.
• Le volume sonore : l’espace créativité est un lieu d’échange, cependant il ne faut pas oublier qu’il peut être un lieu de réflexion individuelle. L’installation de panneaux acoustiques permet d’être intégré dans l’espace créativité sans être dérangé du bruit environnant. Un "creativity space" peut effectivement être utilisé en équipe ou individuellement. L'espace créativité peut être vu comme des minis ateliers. Chaque individu l'utilise à sa manière dans le but d'améliorer le création, la réflexion et la concentration. Cela permet d'émerger des idées ou d'être plus productif. Il faut donc pouvoir respecter chaque "atelier" qu'il soit en groupe ou individuel.
• L’ergonomie : Un point indispensable pour le bien être de tous, permettre aussi des positions dynamiques afin d’activer ou de stimuler la production. Il permet d'intégrer un processus dynamique pour chaque individu. Les besoins ergonomiques sont tous différents selon les postes, bureaux, collaborateurs, salles, lieux, il est donc nécessaire d'analyser tous les espaces et leur utilisation.
• La technologie : les outils numériques font partie intégrante des espaces de créativité, ils sont nécessaires à la réflexion, au partage et aux échanges entre collaborateurs, il ne faut pas les négliger ! Pour des brainstorming, réunions entre services, il est intéressant d'adopter un support technologique, tel qu'un tableau numérique afin de favoriser l'échange et la communication. Le tableau peut également être physique cependant les actions peuvent être plus limitées que depuis un outil technologique.

Tous ces points sont des critères indispensables pour accompagner et créer un cadre motivant et dynamique en entreprise.