Os 5G: Gemba, Gembutsu, Genjitsu, Genri, Gensoku

A melhoria contínua promovida frequentemente pelo Lean Management pode ser ilustrada pela teoria japonesa dos 5G. Trata-se de uma abordagem muito semelhante ao QRQC, no sentido de que o foco está na eficácia e relevância da resposta aos problemas. Em poucas palavras, o objetivo dos 5G é combinar teoria (padrões) e prática (a realidade do terreno). Para isso, os gerentes ou responsáveis devem se deslocar regularmente até os locais de atividade e produção, onde o valor é gerado. Os 5G não visam apenas a resolução de problemas, mas sim uma verdadeira abordagem que permite consolidar as boas práticas dentro de uma empresa.

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O que significam esses 5G?

Assim como os 5S que devemos ao Toyota, os 5G correspondem a uma sequência de etapas a seguir para resolver determinados erros/problemas. O objetivo dos 5G é conciliar teoria e prática, e responder às seguintes perguntas:

• As oficinas estão conduzindo os processos corretamente?
• Estamos aplicando os padrões corretos dentro da empresa?
• A mudança que estamos prestes a implementar terá os efeitos esperados?

Para obter respostas a essas perguntas, basta aplicar os 5G:

Gemba – O "verdadeiro local", o terreno

Este é o local onde o trabalho e a análise acontecem. No contexto industrial, este local frequentemente corresponde a um centro de produção, por exemplo. O objetivo do Gemba é ir até o local para analisar e observar o ambiente de trabalho. Assim, os gerentes/responsáveis/diretores terão uma visão mais clara da realidade de sua empresa, especialmente em relação aos seus processos internos e organização. De fato, o Gemba tem o principal benefício de poder rapidamente identificar os problemas com os quais um operador pode se deparar. De certa forma, essa etapa se assemelha muito a uma auditoria: um tema deve ser escolhido, os colaboradores devem ser informados e sensibilizados sobre os métodos de auditoria, etc. O Gemba coloca mais ênfase nos processos do que no indivíduo. O objetivo é identificar a cadeia de valores para estar o mais próximo possível do núcleo da atividade e, assim, detectar os aspectos que podem representar mais dificuldades. Para conhecer o Gemba, os tomadores de decisão da empresa devem ir até as oficinas/centros de produção para absorver suas análises e decisões.

(Genchi) Gembutsu – O objeto real

O Gembutsu faz parte do Gemba: trata-se de uma busca pelo "concreto". O "Genchi Gembutsu" pode ser traduzido como: "ver com seus próprios olhos" ou "objeto que pode ser tocado", dependendo das traduções. O objetivo é que os tomadores de decisão, dentro de uma empresa, possuam conhecimento direto que só podem obter indo até o terreno. O Gembutsu foca mais nas particularidades, nos detalhes que estão no terreno. Assim, o objetivo é tratar especificamente um problema relacionado a uma peça de equipamento, um produto, etc. Para isso, podem ser planejados dias de integração dentro de uma oficina, participação em um processo de produção, etc. Algumas empresas agora utilizam dias "24 horas na minha pele" para desenvolver o conhecimento interno da empresa entre os departamentos.

Genjitsu – Os fatos reais

Os fatos reais. Isso corresponde aos dados e informações que os gerentes/responsáveis podem coletar quando estão em contato com o terreno. O levantamento de indicadores de desempenho é especialmente valorizado para esta etapa. Para tomar decisões, é ideal que eles se baseiem apenas no que puderam constatar com seus próprios olhos ou no que os colaboradores de primeiro nível compartilharam como informação.

Genri – A teoria

Embora o método dos 5G dê ênfase à parte prática de sua abordagem, não negligencia o aspecto teórico. O Genri visa simplesmente levar em consideração as informações/documentação disponíveis. Nesta etapa, trata-se de estudar os procedimentos e padrões em vigor para avaliar sua relevância e se realmente são aplicáveis. Isso permite dar um quadro aos 3G anteriores, que precisam de uma mínima organização para serem eficazes.

Gensoku – Os padrões

Novamente, é necessário ajustar os padrões em vigor à realidade do terreno. Assim, medidas corretivas podem ser implementadas para evoluir padrões mal ou não adaptados, ou até obsoletos. Um plano de comunicação interna também pode ser elaborado para sensibilizar toda a empresa sobre os procedimentos e hábitos a serem implementados. Isso ajuda a engajar ainda mais cada operador/colaborador em seu trabalho. Nesta etapa, também é importante acompanhar de perto as transformações que a empresa está realizando para oferecer conselhos baseados nas informações obtidas diretamente do terreno. Para ir mais fundo, as empresas podem recorrer ao esquema Plan Do Check Action para rapidamente resolver as dificuldades que surgirem.

Quais são as consequências da aplicação dos 5G em uma empresa?

Os primeiros resultados naturalmente envolvem a consideração dos problemas e imprevistos em uma linha de produção, em uma oficina. O método dos 5G exige que gerentes ou responsáveis se desloquem regularmente até o terreno para serem o mais reativos possível. Globalmente, os 5G da Toyota fazem parte de uma verdadeira lógica de otimização dos processos de produção.

Os 5G representam um modelo de gestão por si só. Ele está particularmente presente nos grandes grupos industriais japoneses que ainda aplicam esse método. Ele permite manter uma relação de confiança muito forte entre gerentes/responsáveis e operadores. O contato que os responsáveis têm com o terreno tem como objetivo ser o mais construtivo e o menos "negativo" possível. Quando um gerente vai até uma oficina, ele não está lá para sancionar um operador por não aplicar um padrão de maneira perfeita. O objetivo do gerente deve ser trocar com essa pessoa para entender a realidade das tarefas que ela executa, a fim de colocá-las em perspectiva com os padrões em vigor, e corrigi-los, se necessário. As empresas que aplicam o "método 5G" devem partir do princípio de que as melhorias dizem respeito aos processos e padrões. Muitas vezes, os erros humanos/métodos de trabalho inadequados são causados por padrões inadequados ou pelo acesso à informação limitado.

Essa relação de confiança não é conquistada rapidamente, mas permite aumentar a reatividade da empresa e o envolvimento dos colaboradores. Com os 5G, os colaboradores se sentem mais considerados e ouvidos.

Embora seja mais raro, as empresas podem adaptar esse modelo de gestão para seus serviços administrativos ou funções de suporte. O funcionamento é exatamente o mesmo.

Quais são os erros a evitar?

• Confundir Gemba/Gembutsu com uma "visita hierárquica". Quando um responsável vai até o terreno, ele deve abstrair seu cargo e se posicionar como um simples observador coletando informações. O objetivo é ter uma visão fiel da realidade de como é um centro de produção no dia a dia, e não uma visita planejada e antecipada pelos equipes.
• Ser muito flexível ou muito rígido: o Genjitsu exige pragmatismo e certa rigidez no que diz respeito às informações, aos fatos a serem considerados. Por outro lado, o Genri (teoria) exige flexibilidade e reflexão sobre os padrões estabelecidos.

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