Alcune parole sui cruscotti e i KPI

Esistono diversi tipi di cruscotti, a seconda che si tratti di un obiettivo a breve, medio o lungo termine.

Breve termine - Cruscotto operativo

Si tratta di uno strumento per misurare i processi e le performance in tempo reale all'interno di un'azienda. Questo cruscotto offre la possibilità di avere una visione complessiva degli obiettivi di performance stabiliti e se sono stati raggiunti o meno. I KPI presenti in questo cruscotto permettono quindi di risolvere rapidamente i problemi legati a difficoltà interne. Il cruscotto operativo è il più utilizzato perché è il più utile per i diversi team all'interno di un'azienda ogni giorno.

Medio/lungo termine - Cruscotto di controllo dei costi

Chiamato anche cruscotto di gestione, questo cruscotto mette in evidenza le differenze tra le previsioni e la realtà. Deve essere in grado di analizzare le cause di queste discrepanze e proporre soluzioni per affrontare queste differenze. Il cruscotto di controllo dei costi ha quindi un obiettivo più focalizzato sugli aspetti finanziari delle aziende.

Lungo termine - Cruscotto strategico

L'obiettivo qui è fornire una visione complessiva dei risultati aziendali su un periodo relativamente lungo. Questo cruscotto è una sintesi di tutti i risultati ottenuti per facilitare il processo decisionale da parte dei dirigenti aziendali. Può essere consultato regolarmente o occasionalmente; ma ciò che è certo è che è uno strumento indispensabile nelle riunioni di gestione strategica.

Come scegliere i propri KPI?

Oltre alla scelta del tipo di cruscotto che si desidera implementare, è importante anche scegliere correttamente gli indicatori. Non esiste un elenco esaustivo né un elenco ideale di indicatori da integrare nel proprio cruscotto. L'azienda deve riflettere sul suo progetto in anticipo per definire i propri obiettivi. Una volta che questi obiettivi sono chiaramente definiti, l'azienda potrà scegliere il tipo di cruscotto e i KPI da integrare. Esistono decine di KPI per ogni settore, ma un cruscotto non deve visualizzare più di alcuni di essi. È quindi necessario essere molto precisi nella scelta degli indicatori. Questi devono essere pertinenti, in quanto una cattiva selezione degli indicatori può essere molto dannosa, poiché KPI mal scelti possono nascondere indicatori che sarebbero invece più pertinenti. Una volta raccolti i dati, è possibile analizzarli per trarre informazioni utili per il processo decisionale.

Vi consigliamo vivamente di seguire alcuni consigli generali per scegliere i vostri indicatori. Essi devono essere:

• Affidabili: Per fare ciò, basta basarsi su dati quantitativi correttamente raccolti. Un KPI è, in definitiva, una registrazione metrica.
• Chiari e semplici: L'indicatore deve essere comprensibile dalla maggior parte delle persone. I dati importanti devono essere identificabili a colpo d'occhio.
• Non manipolabili: L'indicatore deve essere fattuale, cioè deve corrispondere a una realtà che può essere valutata con strumenti quantitativi.
• Progressivi ed evolutivi: Il KPI non può essere statico nel tempo, deve evolversi. Altrimenti, significa che è stato scelto male o che l'azienda sta affrontando difficoltà.
• Pertinenti: Un buon indicatore è un indicatore ben scelto. Lo scopo di un cruscotto è quello di aiutare a raggiungere obiettivi e fare previsioni. Un indicatore deve quindi contribuire in modo significativo alle previsioni fatte da un'azienda. Non appena un problema viene rilevato, l'azienda deve attuare un'azione correttiva.

In concreto, quali KPI possiamo trovare in un cruscotto?

Alcuni esempi:

Questa è una lista molto ridotta di indicatori. Si può considerare che ne esistano tra una ventina e una trentina a seconda del settore/servizio in cui si posiziona l'azienda.

Come costruire un cruscotto?

Non basta possedere i "giusti indicatori" per implementare un cruscotto efficace. Si tratta di uno strumento con un forte orientamento collaborativo, motivo per cui è importante per un'azienda seguire le seguenti fasi:

Definire gli obiettivi

Questa è la fase iniziale già menzionata precedentemente. È fondamentale determinare in anticipo lo scopo di questo cruscotto. Si tratta di un monitoraggio a breve termine o medio/lungo termine? Bisogna scegliere tra un cruscotto operativo, di controllo dei costi o strategico. Questa scelta deve essere fatta in accordo con gli obiettivi del team o dell'azienda. Per riuscire in questa fase, è indispensabile comunicare correttamente all'interno dell'azienda. Questo influenzerà gli indicatori che appariranno nel cruscotto, il modo in cui saranno presentati e la loro evoluzione.

Scegliere i propri indicatori

Se gli obiettivi sono definiti con precisione, la scelta degli indicatori diventa relativamente semplice. In generale, i KPI rispondono in modo molto concreto a problematiche specifiche e vanno dritti al punto. Ad esempio, un indicatore può essere dedicato al numero di fermate su una catena logistica, un altro può riguardare i ricavi lordi.

Creare il proprio cruscotto

Una volta che la costruzione è impostata, bisogna costruire il cruscotto. Questa fase include la scelta di uno strumento o di una piattaforma. Possono trattarsi di software o siti web che offrono questo servizio. In ogni caso, il cruscotto dovrà basarsi su alcune funzionalità essenziali:

• Una base di dati. I cruscotti necessitano di una base di dati per archiviare le informazioni.
• Una funzionalità collaborativa. I collaboratori devono poter accedere al cruscotto per consultarlo e, se necessario, contribuire.
• Un modulo di report per compilare e trattare i dati raccolti. Questo può essere fatto tramite statistiche, grafici...

Preparare la presentazione del proprio cruscotto

Ora che la struttura del cruscotto è stabilita (obiettivi, indicatori, piattaforma), è necessario pensare alla sua organizzazione. Questa organizzazione passa attraverso la formattazione e la gerarchizzazione degli indicatori. Spesso, le aziende preferiscono indicatori presentati sotto forma di "grafici" e con colori. Questo approccio, particolarmente visivo, consente di osservare le evoluzioni e vedere come l'azienda (o il servizio) si posizioni rispetto ai risultati passati o agli obiettivi. Essendo particolarmente esperti nel Management visivo, vi invitiamo a leggere i nostri articoli sull'argomento.

Quali sono i benefici di un cruscotto?

Il primo vantaggio è indiscutibile ed è il miglioramento delle performance in generale. L'approccio quantitativo delle attività e dei risultati dell'azienda consente di identificare rapidamente i punti di blocco e di intervenire. Il monitoraggio offerto da un cruscotto aiuta particolarmente a osservare i risultati sugli indicatori, risultati che spesso derivano dall'implementazione di piani d'azione (specialmente con il metodo PDCA). I cruscotti consentono un monitoraggio efficace delle performance di un'azienda, il che permette di posizionarsi in un processo di miglioramento continuo.

I KPI offrono anche la possibilità di avere accesso a informazioni importanti che un'azienda non ha naturalmente a disposizione. Ad esempio, gli indicatori possono rivelare la stagionalità di un'azienda in base alle sue attività. Questo è un criterio essenziale da tenere in considerazione per il funzionamento ottimale di un'azienda.

Inoltre, i cruscotti hanno un forte aspetto collaborativo. Permettono un accesso regolare ai risultati, che sono fortemente dovuti al lavoro dei collaboratori. Questi ultimi sono quindi più facilmente valorizzati, il che porta a un impegno maggiore nei confronti dell'azienda ogni giorno. Mantenere alta la motivazione dei dipendenti e contribuire alla valorizzazione del loro lavoro è una pratica che si riflette indirettamente sulle performance aziendali.

Cosa possiamo offrirvi

Essendo pionieri nella pratica del Lean Management, siamo particolarmente sensibili alle tematiche di miglioramento delle performance aziendali. Per questo, abbiamo sviluppato l'interfaccia SESAHUB, che vi permette, tra le altre funzionalità, di creare cruscotti ottimali. Nel caso di SESAHUB, si tratta di un cruscotto collegato a tutti gli schermi della vostra azienda. Infatti, SESAHUB funziona tramite un server SQL. Di conseguenza, questo software si avvia molto facilmente tramite un'applicazione web. È anche compatibile con smartphone, e SESAHUB vi permette di raccogliere dati accessibili a tutta la vostra azienda da una base di dati aggiornata in tempo reale. Questo sistema offre la possibilità di organizzare riunioni molto facilmente, riunioni top 5 (minuti)/15/30 con una frequenza diversa, a seconda della loro importanza. Una volta terminata una riunione, potrete redigere un report in pochi clic dall'interfaccia, un complemento perfetto all'uso di un cruscotto. Questo strumento avrà l'effetto di rafforzare le performance e l'aspetto collaborativo della vostra azienda per vari motivi:

• I collaboratori saranno più responsabilizzati perché confrontati più regolarmente con i risultati dell'azienda, in parte grazie al loro impegno.
• L'intera azienda potrà collaborare tramite SESAHUB
• La trasparenza sugli obiettivi aziendali sarà accresciuta e l'impegno sarà tanto maggiore quanto più parteciperanno al raggiungimento di obiettivi comuni o alla realizzazione di una strategia globale.